Cómo organizar un concierto de escucha sin perder el control
Un concierto de escucha necesita más coordinación que un simple encuentro con música: el público debe estar cómodo y cada detalle técnico debe funcionar sin distraer. Empieza reservando el recinto y las sillas, confirma el artista y cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Después organiza las inscripciones, el catering y la información de llegada. En los últimos días, comprueba la corriente, el sonido, la iluminación y todo lo que suele faltar justo cuando llegan los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el recinto y las sillas
- 2
Confirmar artista y programa
- 3
Enviar invitaciones
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Calcular las cantidades de catering
- 7
Compartir el programa y la ruta
- 8
Comprobar la técnica y la corriente
2 personas
- 9
Comprobar la lista de la compra
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Enfriar los aperitivos y las bebidas
2 personas
- 12
Imprimir la lista de inscripción y las acreditaciones
- 13
Abrir la ubicación
2 personas
- 14
Comprobar el espacio y los baños
2 personas
- 15
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 16
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 17
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 18
Conectar micrófonos e instrumentos
2 personas
- 19
Colocar luces y iluminación ambiental
2 personas
- 20
Realizar la prueba de sonido
3 personas
- 21
Recibir al artista
- 22
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 23
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 24
Colocar el programa y la señalización
2 personas
- 25
Briefing de apertura para el personal
4 personas
Evento
- 26
Recibir y registrar a los visitantes
3 personas
- 27
Servir café y té
2 personas
- 28
Dar la bienvenida
- 29
Coordinar la primera parte del concierto
2 personas
- 30
Reponer el bufé del descanso
2 personas
- 31
Rellenar las bebidas
2 personas
- 32
Gestionar la pausa
3 personas
- 33
Acompañar la segunda parte del concierto
2 personas
- 34
Servir los aperitivos de la noche
3 personas
- 35
Reponer las bebidas
2 personas
- 36
Acompañar el tercer tramo del concierto
2 personas
- 37
Coordinar la despedida y la salida de los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 38
Empaquetar la catering no utilizada
2 personas
- 39
Recoger vajilla y vasos
3 personas
- 40
Apagar el equipo
2 personas
- 41
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 42
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 43
Recoger y clasificar los residuos
2 personas
- 44
Lavar la vajilla
3 personas
- 45
Limpiar el espacio
3 personas
- 46
Limpiar los baños
- 47
Cerrar el recinto
2 personas
- 48
Devolver los materiales
2 personas
- 49
Almacenar el material sobrante
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de camerino
- Percheroscant. 3
- Percheroscant. 2
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes para micrófonocant. 3
- Altavoz de monitor
- Atrilescant. 4
- Caja DIcant. 2
- Cables XLRcant. 8
- Cables jackcant. 4
- Portátil
- Soporte para portátil
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Luces decorativascant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 70
- Platos de postrecant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Atriles para programascant. 4
- Carteles de rutacant. 8
- Credencialescant. 70
- Bolígrafoscant. 10
- Papel de impresión
- Masilla adhesivacant. 4
- Números de mesacant. 8
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
Consejos
- Cierra el aforo antes de calcular el catering. Usa las inscripciones confirmadas para recoger las preferencias dietéticas y calcular las cantidades; comprar sin ese dato suele dejar comida de menos o demasiadas raciones especiales.
- Comparte el programa y la ruta varios días antes, no la mañana del concierto. Incluye la hora de apertura, el comienzo de la escucha y cualquier indicación necesaria para llegar al recinto.
- Haz la comprobación técnica con tiempo suficiente para corregir problemas de corriente y cableado. Revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, monitores, atriles, cajas DI y cables, y fija los cables al suelo con cinta gaffer.
- Reserva un bloque específico para el montaje del espacio. Coloca mesas y sillas, despeja la zona del escenario, monta las luces y deja preparada la mesa de recepción antes de recibir al artista.
- No dejes la bienvenida para el último minuto. Imprime la lista de inscripción y las acreditaciones, coloca el programa y la señalización, prepara el buffet y haz un briefing breve con el personal antes de abrir la ubicación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de escucha?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el recinto, confirmar al artista y enviar las invitaciones. Deja los últimos 2 o 3 días para cerrar inscripciones, comprar el catering y verificar la técnica.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?
- Hazla el mismo día, antes de que llegue el público y después de montar todo el sistema. Reserva como mínimo 60 minutos para probar micrófonos, instrumentos, monitores, portátil y niveles de la mesa de mezclas.
- ¿Cómo calcular el catering para un concierto de escucha?
- Calcula las cantidades a partir del número de inscripciones confirmadas y de las preferencias dietéticas recogidas. Cierra ese cálculo entre 3 y 5 días antes para poder hacer la compra y enfriar bebidas y aperitivos a tiempo.
- ¿Qué se suele olvidar en un concierto de escucha?
- A menudo faltan cables adecuados, regletas, corriente disponible, vasos para agua o señalización de la recepción. Haz una comprobación completa 24 horas antes y repítela al abrir el recinto, incluidos baños, camerino y zona del escenario.
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