Organiser un concert d’écoute, étape par étape
Un concert d’écoute repose sur une préparation précise : le public doit pouvoir s’inscrire facilement, entendre chaque intervention et circuler sans gêne. Commence par réserver le lieu, les chaises et confirmer l’artiste ainsi que le programme. Ensuite, organise les inscriptions, le catering et le matériel technique avant de prévoir une journée d’installation structurée. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, les besoins alimentaires, les badges et le test du son.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu et les chaises
- 2
Confirmer l'artiste et le programme
- 3
Envoyer les invitations
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Calculer les quantités de catering
- 7
Partager le programme en route
- 8
Vérifier la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
- 9
Vérifier la liste des courses
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Rafraîchir les en-cas et les boissons
2 personnes
- 12
Imprimer la liste d’inscription et les badges
- 13
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 14
Vérifier l’espace et les toilettes
2 personnes
- 15
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 16
Dégager la zone du podium
2 personnes
- 17
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 18
Brancher les microphones et les instruments
2 personnes
- 19
Installer l’éclairage et l’éclairage d’ambiance
2 personnes
- 20
Effectuer la vérification du son
3 personnes
- 21
Accueillir l'artiste
- 22
Préparer le buffet traiteur
3 personnes
- 23
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 24
Installer le programme et la signalisation
2 personnes
- 25
Briefing d’ouverture pour le personnel
4 personnes
Événement
- 26
Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 27
Servir le café et le thé
2 personnes
- 28
Assurer le mot de bienvenue
- 29
Accompagner la première partie du concert
2 personnes
- 30
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 32
Encadrer la pause
3 personnes
- 33
Encadrer la deuxième partie du concert
2 personnes
- 34
Servir les en-cas du soir
3 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Accompagner la troisième partie du concert
2 personnes
- 37
Gérer le départ et la sortie des visiteurs
3 personnes
Suivi
- 38
Emballer le catering non utilisé
2 personnes
- 39
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
- 40
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 41
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 43
Collecter et trier les déchets
2 personnes
- 44
Faire la vaisselle
3 personnes
- 45
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 46
Nettoyer les toilettes
- 47
Fermer le lieu
2 personnes
- 48
Rapporter le matériel
2 personnes
- 49
Stocker les objets restants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 60
- Tablesqté 8
- Table de loge
- Porte-manteauxqté 3
- Portantsqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 3
- Pieds de microqté 3
- Enceinte de retour
- Pieds de microqté 4
- Boîtier DIqté 2
- Câbles XLRqté 8
- Câbles jackqté 4
- Ordinateur portable
- Support pour ordinateur portable
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Lampes d'ambianceqté 8
- Pieds d’éclairageqté 4
Vaisselle
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 70
- Assiettes à pâtisserieqté 70
- Couvertsqté 70
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Pupitres de programmeqté 4
- Panneaux d’orientationqté 8
- Badges nominatifsqté 70
- Stylosqté 10
- Papier d’impression
- Colle repositionnableqté 4
- Numéros de tableqté 8
Catering
- Courses
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balaiqté 2
- Pelle et balayetteqté 2
- Aspirateur
- Gants de nettoyageqté 6
Conseils
- Bloque le lieu et le mobilier avant d’envoyer les invitations : prévois les chaises, les tables d’accueil et la table de loge dans le plan de salle. Dégage aussi la zone du podium pour éviter de déplacer le mobilier au dernier moment.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et calcule les quantités avant les courses. Prévois le buffet, les verres, les assiettes et les couverts séparément du matériel de scène afin que le catering ne gêne pas les balances.
- Planifie la technique avant le jour J : vérifie la table de mixage, les microphones, les câbles, le boîtier DI, les retours et l’ordinateur portable. Contrôle les rallonges et multiprises, puis fixe les câbles au gaffer pour sécuriser les passages.
- Commence l’installation assez tôt pour effectuer une vraie vérification du son, pas seulement un branchement rapide. Teste chaque microphone et instrument, le retour, l’éclairage de scène et l’éclairage d’ambiance avant l’arrivée du public.
- Prépare l’accueil avant l’ouverture des portes : imprime la liste d’inscription et les badges, installe le programme et la signalisation, puis fais un briefing de 10 minutes avec l’équipe. Accueille l’artiste séparément et confirme avec lui l’ordre du programme.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un concert d’écoute ?
- Prévois au minimum 3 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables et les chaises, la sonorisation et l’éclairage. Garde ensuite 30 à 45 minutes pour la vérification du son et les derniers ajustements.
- Quand envoyer les invitations pour un concert d’écoute ?
- Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Ferme les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement afin de finaliser les quantités de catering, les badges et la liste d’accueil.
- Combien de temps dure une balance son pour un concert d’écoute ?
- Réserve 45 à 60 minutes pour une balance complète avec microphones, instruments, retours et ordinateur portable. Ajoute 15 minutes si l’artiste ou le programme change le jour même.
- Que faut-il vérifier juste avant l’ouverture des portes ?
- Dans les 30 dernières minutes, vérifie les toilettes, l’espace de circulation, le buffet, les boissons, la signalisation et la liste d’inscription. Fais aussi un dernier contrôle des microphones, des câbles et de l’alimentation électrique.
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