Zo organiseer je een Loy Krathongfeest

Begin met de datum, het programma en een geschikte locatie met waterpunt. Controleer daarna vergunningen en veiligheidsregels voordat je uitnodigingen verstuurt of materialen bestelt. Werk vervolgens de deelnemersregistratie, dieetwensen, catering en vrijwilligersindeling uit. Plan de opbouw zo dat tenten, tafels, verlichting en bewegwijzering klaarstaan vóór de gasten arriveren. Controleer het weer op de dag zelf en wijs één persoon aan voor de veiligheidscontrole.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en waterpunt reserveren
2 personen
3
Vergunningen en veiligheidsregels controleren
2 personen
4
Leveranciers voor eten benaderen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Programma en route publiceren
10
Krathongmaterialen bestellen
2 personen
11
Decoratie bestellen
12
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
13
Eten en drinken inkopen
3 personen
14
Krathongs vooraf maken
4 personen
15
Naambadges voorbereiden
16
Menukaarten en bordjes printen
17
Weersverwachting controleren
18
Locatie openen
2 personen
19
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
20
Partytenten opbouwen
4 personen
21
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
22
Buffettafels inrichten
3 personen
23
Informatieborden plaatsen
2 personen
24
Versiering ophangen
3 personen
25
Lichtbogen en lampionnen plaatsen
3 personen
26
Geluid en muziek testen
2 personen
27
Krathongtafel inrichten
3 personen
28
Kaarsen en wierook klaarleggen
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
4 personen
31
Warme gerechten opwarmen
3 personen
32
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
33
Registratietafel klaarzetten
2 personen
34
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

35
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
36
Bezoekers registreren
2 personen
37
Programma toelichten
38
Krathongs uitdelen
3 personen
39
Krathongs laten versieren
4 personen
40
Kinderactiviteit begeleiden
2 personen
41
Koffie en thee serveren
2 personen
42
Hapjes serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet aanvullen
3 personen
45
Vegetarische gerechten markeren
46
Openingswoord verzorgen
47
Culturele uitleg geven
48
Veiligheidsinstructie geven
49
Eerste lichtmoment begeleiden
3 personen
50
Krathongs naar waterpunt begeleiden
4 personen
51
Kaarsen veilig aansteken
3 personen
52
Waterkant toezicht houden
3 personen
53
Muziek verzorgen
54
Fotohoek begeleiden
55
Dessert en fruit serveren
2 personen
56
Laatste drankenronde verzorgen
2 personen
57
Afscheid aankondigen
58
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

59
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
60
Etensresten gekoeld opbergen
2 personen
61
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
62
Krathongresten uit het water halen
4 personen
63
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
64
Tafels en stoelen schoonmaken
2 personen
65
Versiering verwijderen
3 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Geleende spullen retourneren
2 personen
69
Ongebruikte voorraad opbergen
2 personen
70
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 100
Buffettafelsaantal 4
Statafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 14

Servies

Herbruikbare bordenaantal 120
Herbruikbare kommenaantal 120
Herbruikbare glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Messenaantal 120
Vorkenaantal 120
Lepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 12
Serveerkommenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertraysaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Waterdichte werkbakkenaantal 8
Brandblussersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 8
LED-lampionnenaantal 20
LED-kaarsenaantal 30

Decoratie

Papieren lampionnenaantal 30
Thaise vlaggetjesaantal 6
Bloemenslingersaantal 8
Decoratieve doekenaantal 8
Krathongmandjesaantal 120
Bananenbladerenaantal 150
Bloemendecoratieaantal 120
Bamboestokjesaantal 200
Houten prikkersaantal 200
Knutseltafellopersaantal 4
Informatiebordenaantal 8
Pijlbordjesaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Emmersaantal 6
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 4
Rubberen handschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer het waterpunt vroeg en controleer vóór je aankondigt of krathongs daar veilig en toegestaan te water mogen. Leg ook vast waar deelnemers wachten en welke route ze naar het water volgen.
Stuur uitnodigingen pas nadat datum, programma en locatie definitief zijn. Vraag bij de aanmelding direct naar dieetwensen en sluit de registratie bijvoorbeeld één week vóór het feest.
Bereken catering niet alleen op het totale aantal gasten: splits eten, drinken en servies per onderdeel van het programma. Zet warmhoudbakken, koelboxen en thermoskannen vóór de opening op hun vaste plek.
Maak krathongs vooraf en bewaar ze droog en beschermd. Plan het maken en controleren uiterlijk de dag vóór het feest, zodat je op de opbouwdag alleen nog hoeft uit te delen.
Laat de vrijwilligersindeling uiterlijk 48 uur vooraf rondgaan met aparte rollen voor ontvangst, buffet, routebegeleiding en waterveiligheid. Controleer op locatie eerst kabels, verlichting, tenten en de doorgang naar het water voordat decoratie wordt opgehangen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Loy Krathongfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en vergunningen. Bestel krathongmaterialen en decoratie zodra de locatie vaststaat, en rond aanmeldingen en dieetwensen ongeveer 1 week vóór het feest af.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Loy Krathongfeest?: Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en registratie, 1 voor het buffet, 1 voor de route en 1 voor het waterpunt. Bij grotere groepen voeg je per extra activiteit of druk punt minstens 1 begeleider toe.
Wanneer controleer je het weer voor een Loy Krathongfeest?: Controleer de weersverwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend van het feest. Beslis dan of partytenten, extra beschutting en een aangepaste route nodig zijn; wacht niet tot de gasten aankomen.
Wat moet je regelen voor het te water laten van krathongs?: Controleer vooraf of het waterpunt toestemming en veilige toegang biedt en wijs minimaal 1 vrijwilliger aan voor toezicht. Zet de route, informatieborden en eventuele verlichting klaar vóór de opening en houd de waterkant vrij van kabels en losse spullen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.