Organiser un festival de Loy Krathong, étape par étape

Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, en vérifiant immédiatement l’accès à un point d’eau. Pour ce festival, les autorisations, la sécurité et la météo influencent directement le déroulement de la soirée. Ensuite, gérez les inscriptions, les besoins alimentaires et les bénévoles avant de commander les krathongs, la décoration et le matériel. Gardez enfin une journée complète pour les préparatifs et l’installation sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et le point d'eau
2 personnes
3
Vérifier les permis et les règles de sécurité
2 personnes
4
Contacter les fournisseurs de nourriture
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Publier le programme et l’itinéraire
10
Commander les matériaux pour le krathong
2 personnes
11
Commander la décoration
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Acheter la nourriture et les boissons
3 personnes
14
Préparer les krathongs à l’avance
4 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
16
Imprimer les menus et les panneaux
17
Vérifier les prévisions météo
18
Ouvrir le lieu
2 personnes
19
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer les tables de buffet
3 personnes
23
Placer les panneaux d’information
2 personnes
24
Suspendre la décoration
3 personnes
25
Installer les arches lumineuses et les lanternes
3 personnes
26
Tester le son et la musique
2 personnes
27
Aménager la table Krathong
3 personnes
28
Préparer les bougies et l'encens
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
4 personnes
31
Réchauffer les plats chauds
3 personnes
32
Installer le point café et thé
2 personnes
33
Préparer la table d'inscription
2 personnes
34
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

35
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
36
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
37
Présenter le programme
38
Distribuer les krathongs
3 personnes
39
Faire décorer les krathongs
4 personnes
40
Encadrer une activité pour enfants
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
45
Marquer les plats végétariens
46
Faire le discours d’ouverture
47
Donner des explications culturelles
48
Donner les consignes de sécurité
49
Encadrer le premier moment de lumière
3 personnes
50
Accompagner les krathongs au point d’eau
4 personnes
51
Allumer les bougies en toute sécurité
3 personnes
52
Surveiller le front de mer
3 personnes
53
Fournir la musique
54
Animer le coin photo
55
Servir le dessert et les fruits
2 personnes
56
Assurer le dernier service de boissons
2 personnes
57
Annoncer le départ
58
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

59
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
60
Conserver les restes alimentaires au frais
2 personnes
61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
62
Retirer les restes de krathong de l'eau
4 personnes
63
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
64
Nettoyer les tables et les chaises
2 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Rendre les articles empruntés
2 personnes
69
Ranger les stocks non utilisés
2 personnes
70
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Nappesqté 14

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 120
Bols réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Saladiers de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 8

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bacs de travail étanchesqté 8
Extincteursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 20
Bougies LEDqté 30

Décoration

Lampions en papierqté 30
Fanions thaïlandaisqté 6
Guirlandes de fleursqté 8
Tissus décoratifsqté 8
Paniers krathongqté 120
Feuilles de bananierqté 150
Décoration floraleqté 120
Tuteurs en bambouqté 200
Pics en boisqté 200
Chemins de table pour tables de bricolageqté 4
Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et le point d’eau dès que la date est fixée. Vérifiez au même moment les autorisations nécessaires, les règles de sécurité et la manière dont les krathongs seront déposés ou récupérés.
Clôturez les inscriptions avant de calculer le catering. Demandez les besoins alimentaires au moins 7 jours à l’avance afin d’ajuster les quantités de nourriture, de boissons, de vaisselle et de glace.
Préparez les krathongs à l’avance plutôt que le jour du festival. Comptez une session dédiée de 2 à 3 heures pour les fabriquer, puis stockez-les dans un endroit sec et identifiez clairement les matériaux utilisés.
Publiez le programme et l’itinéraire au moins 5 jours avant l’événement. Les panneaux imprimés, les badges nominatifs et les informations sur le point d’eau doivent être prêts avant l’ouverture du lieu.
Prévoyez l’installation plusieurs heures avant l’arrivée du public. Montez d’abord les tentes, les tables et le buffet, puis contrôlez les rallonges, les multiprises, l’éclairage, les lanternes LED et les enceintes avant le contrôle de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de Loy Krathong ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les autorisations, le lieu avec point d’eau, les fournisseurs, les inscriptions et la commande des matériaux pour les krathongs sont les éléments qui demandent le plus d’anticipation.
Quand faut-il commander les matériaux pour les krathongs ?: Commandez-les au moins 3 semaines avant le festival. Gardez ensuite 2 à 3 heures de préparation quelques jours avant l’événement pour éviter de fabriquer les krathongs dans la précipitation.
Quand fermer les inscriptions au festival de Loy Krathong ?: Fermez-les 7 à 10 jours avant la date prévue. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires, de répartir les bénévoles et de calculer les quantités de catering.
Que faut-il vérifier le jour du festival ?: Consultez les prévisions météo le matin même et effectuez le contrôle de sécurité avant l’ouverture. Vérifiez notamment le point d’eau, les installations électriques, l’éclairage, les tentes, le buffet et l’itinéraire affiché.

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