So organisierst du ein Loy-Krathong-Fest

Bei einem Loy-Krathong-Fest entscheidet die Reihenfolge der Planung: Zuerst legst du Datum, Programm und Wasserstelle fest, danach klärst du Genehmigungen und Sicherheitsregeln. Anschließend folgen Lieferanten, Anmeldungen, Helfer und die benötigten Krathong-Materialien. Plane die Beleuchtung, das Essen und den Aufbau so, dass am Veranstaltungstag nichts am Wasser improvisiert werden muss. Besonders häufig werden Wetter, Stromversorgung und die Erfassung von Ernährungswünschen zu spät berücksichtigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Standort und Wasserstelle reservieren
2 Personen
3
Genehmigungen und Sicherheitsvorschriften prüfen
2 Personen
4
Lebensmittellieferanten kontaktieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwillige einteilen
2 Personen
9
Programm und Route veröffentlichen
10
Krathong-Materialien bestellen
2 Personen
11
Dekoration bestellen
12
Cateringmengen berechnen
2 Personen
13
Essen und Getränke einkaufen
3 Personen
14
Krathongs im Voraus basteln
4 Personen
15
Namensschilder vorbereiten
16
Speisekarten und Schilder drucken
17
Wettervorhersage prüfen
18
Location öffnen
2 Personen
19
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
20
Partyzelte aufbauen
4 Personen
21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
22
Buffettische einrichten
3 Personen
23
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
24
Dekoration aufhängen
3 Personen
25
Lichtbögen und Lampions aufstellen
3 Personen
26
Ton und Musik testen
2 Personen
27
Krathong-Tisch einrichten
3 Personen
28
Kerzen und Räucherstäbchen bereitlegen
2 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Snacks vorbereiten
4 Personen
31
Warme Gerichte aufwärmen
3 Personen
32
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
33
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
34
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

35
Empfangstisch betreuen
2 Personen
36
Besucher registrieren
2 Personen
37
Programm vorstellen
38
Krathongs verteilen
3 Personen
39
Krathongs dekorieren lassen
4 Personen
40
Kinderaktivität betreuen
2 Personen
41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
42
Snacks servieren
3 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Buffet auffüllen
3 Personen
45
Vegetarische Gerichte kennzeichnen
46
Eröffnungsrede halten
47
Kulturelle Erläuterungen geben
48
Sicherheitsanweisung geben
49
Den ersten Lichtmoment begleiten
3 Personen
50
Krathongs zur Wasserstelle begleiten
4 Personen
51
Kerzen sicher anzünden
3 Personen
52
Uferbereich überwachen
3 Personen
53
Musik organisieren
54
Fotoecke betreuen
55
Dessert und Obst servieren
2 Personen
56
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
57
Abschied ankündigen
58
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen

Nachbereitung

59
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
60
Essensreste gekühlt aufbewahren
2 Personen
61
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
62
Krathong-Reste aus dem Wasser holen
4 Personen
63
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
64
Tische und Stühle reinigen
2 Personen
65
Dekoration entfernen
3 Personen
66
Partyzelte abbauen
4 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
69
Unbenutzte Vorräte verstauen
2 Personen
70
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 100
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 14

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 120
GabelnAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 8

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Wasserdichte ArbeitsbehälterAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampionsAnz. 20
LED-KerzenAnz. 30

Dekoration

PapierlampionsAnz. 30
Thailändische FähnchenAnz. 6
BlumengirlandenAnz. 8
Dekorative StoffeAnz. 8
Krathong-KörbchenAnz. 120
BananenblätterAnz. 150
BlumendekorationAnz. 120
BambusstäbeAnz. 200
HolzpickerAnz. 200
BasteltischläuferAnz. 4
InfotafelnAnz. 8
WegweiserAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
AbfalltrennbehälterAnz. 4
EimerAnz. 6
SchwämmeAnz. 12
SpülbürstenAnz. 4
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere die Wasserstelle früh und prüfe mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Fest, welche Genehmigungen, Brandschutz- und Sicherheitsvorgaben gelten. Kläre außerdem, wo die Route entlangführt und wie der Zugang bei Dunkelheit beleuchtet wird.
Bestelle Krathong-Materialien und Dekoration nicht erst nach den Anmeldungen. Lege die benötigte Menge spätestens 3 bis 4 Wochen vorher fest und bastle einen Teil der Krathongs im Voraus, damit am Festtag genug Zeit für Einweisung und Betreuung bleibt.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Liste. Gib die endgültigen Teilnehmerzahlen mindestens 7 Tage vor dem Fest an die Lebensmittellieferanten weiter und rechne Speisen, Teller und Gläser getrennt nach Buffet und Getränken.
Teile Freiwillige konkreten Zeitfenstern zu: Aufbau, Einlass, Buffet, Programm, Wasserstelle und Abbau. Öffne die Location mindestens 3 Stunden vor Beginn, damit Zelte, Tische, Stühle, Buffet und Informationsschilder vor der Sicherheitskontrolle fertig sind.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und lege fest, was bei Regen oder starkem Wind passiert. Teste Lautsprecher, Mikrofon, Verlängerungskabel und die Beleuchtung spätestens 2 Stunden vor Beginn; LED-Lampions und LED-Kerzen sind für dunkle Wege planbarer als offene Flammen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Loy-Krathong-Fest planen?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Wasserstelle, Genehmigungen und Lieferanten brauchen meist mehr Vorlauf als Einladungen und Dekoration. Die endgültige Teilnehmerzahl solltest du 7 Tage vor dem Fest bestätigen.
Was muss ich für ein Loy-Krathong-Fest zuerst organisieren?: Lege zuerst Datum und Programm fest und reserviere anschließend die Wasserstelle. Prüfe innerhalb der ersten Planungswoche Genehmigungen, Sicherheitsregeln, Route und Strombedarf, bevor du Material oder Catering bestellst.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau?: Plane mindestens 3 Stunden für Zelte, Tische, Stühle, Buffet, Schilder und Dekoration ein. Für einen Aufbau am Wasser solltest du zusätzlich etwa 30 Minuten für Sicherheitskontrolle und Techniktest reservieren.
Wann sollte ich Essen und Getränke für das Fest bestellen?: Kontaktiere Lebensmittellieferanten etwa 3 bis 4 Wochen vorher und bestätige Mengen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Ernährungswünsche müssen dann bereits erfasst sein, damit das Buffet passend zusammengestellt werden kann.

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