Cómo organizar una Fiesta de Loy Krathong sin improvisar

Organizar una Fiesta de Loy Krathong requiere coordinar el programa, el punto de agua y la seguridad antes de encargar materiales. Empieza fijando la fecha, reservando el lugar y comprobando los permisos, porque cualquier cambio afecta a proveedores, voluntarios e invitados. Después gestiona las inscripciones, las preferencias dietéticas y la preparación de los krathongs. En la última semana, confirma el pronóstico, las cantidades de comida y bebida, la ruta y el montaje de carpas, mesas e iluminación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar y el punto de agua
2 personas
3
Comprobar permisos y normas de seguridad
2 personas
4
Contactar a los proveedores de comida
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Asignar voluntarios
2 personas
9
Publicar el programa y la ruta
10
Pedir materiales para krathong
2 personas
11
Pedir decoración
12
Calcular las cantidades de catering
2 personas
13
Comprar comida y bebida
3 personas
14
Preparar los krathongs con antelación
4 personas
15
Preparar acreditaciones
16
Imprimir menús y carteles
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Abrir la ubicación
2 personas
19
Realizar el control de seguridad
2 personas
20
Montar las carpas
4 personas
21
Colocar mesas y sillas
4 personas
22
Montar mesas de buffet
3 personas
23
Colocar los paneles informativos
2 personas
24
Colgar la decoración
3 personas
25
Colocar arcos de luz y farolillos
3 personas
26
Probar sonido y música
2 personas
27
Preparar la mesa de krathong
3 personas
28
Preparar velas e incienso
2 personas
29
Enfriar las bebidas
2 personas
30
Preparar aperitivos
4 personas
31
Recalentar los platos calientes
3 personas
32
Montar el punto de café y té
2 personas
33
Preparar la mesa de registro
2 personas
34
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

35
Atender la mesa de recepción
2 personas
36
Registrar a los visitantes
2 personas
37
Presentar el programa
38
Distribuir krathongs
3 personas
39
Dejar que decoren los krathongs
4 personas
40
Acompañar la actividad infantil
2 personas
41
Servir café y té
2 personas
42
Servir aperitivos
3 personas
43
Rellenar las bebidas
2 personas
44
Reponer el bufé
3 personas
45
Marcar los platos vegetarianos
46
Dar el discurso de apertura
47
Dar explicaciones culturales
48
Dar una instrucción de seguridad
49
Acompañar el primer momento de luz
3 personas
50
Guiar los krathongs al punto de agua
4 personas
51
Encender las velas de forma segura
3 personas
52
Vigilar la zona de la orilla
3 personas
53
Proporcionar la música
54
Atender el rincón fotográfico
55
Servir el postre y la fruta
2 personas
56
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
57
Anunciar la despedida
58
Hacer que los visitantes salgan de forma segura
3 personas

Seguimiento

59
Recoger los objetos olvidados
2 personas
60
Guardar los restos de comida refrigerados
2 personas
61
Separar y desechar los residuos
3 personas
62
Sacar los restos de krathong del agua
4 personas
63
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
64
Limpiar mesas y sillas
2 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Desmontar las carpas
4 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Devolver los objetos prestados
2 personas
69
Guardar el stock no utilizado
2 personas
70
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 100
Mesas de buffetcant. 4
Mesas altascant. 6
Mantelescant. 14

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 120
Tenedorescant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 6
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 8

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cubetas de trabajo impermeablescant. 8
Extintorescant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Baterías externascant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Farolillos LEDcant. 20
Velas LEDcant. 30

Decoración

Farolillos de papelcant. 30
Banderines tailandesescant. 6
Guirnaldas de florescant. 8
Paños decorativoscant. 8
Cestas de krathongcant. 120
Hojas de plátanocant. 150
Decoración floralcant. 120
Palitos de bambúcant. 200
Púas de maderacant. 200
Manteles de manualidadescant. 4
Paneles informativoscant. 8
Carteles de flechascant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Esponjascant. 12
Cepillos para fregarcant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Guantes de gomacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y el punto de agua con varias semanas de margen, y comprueba por escrito las normas sobre velas, fuego, residuos y acceso al agua. La seguridad no puede quedar para el día del evento.
Cierra las inscripciones antes de calcular el catering. Usa el número confirmado para pedir raciones, bebidas y menaje reutilizable; revisa también las preferencias dietéticas para no resolverlas a última hora.
Prepara los krathongs con antelación y guarda una parte de los materiales para reparaciones. Así no tendrás que montarlos mientras llegan los invitados ni interrumpir el programa.
Asigna voluntarios a funciones concretas, como recepción, ruta, punto de agua, buffet y recogida. Entrega acreditaciones y publica el programa y la ruta antes de abrir la ubicación.
Haz el montaje siguiendo un recorrido: primero carpas, mesas y buffet; después carteles, decoración y luces. Prueba los altavoces, el micrófono, los alargadores y la iluminación antes de que oscurezca.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta de Loy Krathong?: Empieza al menos 6 semanas antes para reservar el lugar, consultar permisos, contactar con proveedores y enviar invitaciones. Deja la última semana para confirmar inscritos, cantidades, voluntarios y previsión meteorológica.
¿Cuándo hay que preparar los krathongs?: Prepáralos entre 3 y 7 días antes, según el material utilizado y el espacio disponible. Guarda algunos materiales de reserva y revisa cada krathong el mismo día, antes de llevarlos al punto de agua.
¿Cuánta comida y bebida hay que calcular por persona?: Calcula una ración completa por invitado y entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora; añade agua durante todo el programa. Ajusta el pedido al número de inscripciones confirmadas y separa las opciones dietéticas antes de comprar.
¿Cuándo se debe montar la iluminación de Loy Krathong?: Coloca guirnaldas, farolillos LED y velas LED durante el montaje, al menos 2 horas antes de la llegada del público. Comprueba entonces los cables, las regletas y los puntos de paso, y vuelve a encender todo cuando empiece a oscurecer.

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