Zo organiseer je een Lohri-viering zonder last-minute stress

Begin een Lohri-viering met de datum, locatie en verwachte groepsgrootte. Daarna leg je vast hoe het eten, de zitplaatsen, het geluid en de vuurplaats worden geregeld. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat je cateringhoeveelheden niet op giswerk baseert. Plan buiten altijd een alternatief binnenprogramma en controleer de weersverwachting opnieuw voordat je tenten en vuurplaats opbouwt. De laatste dagen gebruik je voor houdbare boodschappen, voorbereiding en het controleren van servies en apparatuur.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen registreren
4
Dieetwensen verzamelen
5
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
6
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
7
Tafels en stoelen reserveren
8
Geluidsapparatuur reserveren
9
Vuurplaats en brandhout regelen
2 personen
10
Weersverwachting controleren
11
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
12
Boodschappenlijst controleren
2 personen
13
Houdbare boodschappen doen
2 personen
14
Verse boodschappen doen
2 personen
15
Dranken koelen
2 personen
16
Groenten wassen en snijden
3 personen
17
Chutneys en sauzen bereiden
2 personen
18
Desserts en snacks portioneren
2 personen
19
Muziek en toespraken verzamelen
20
Lohri-programma afdrukken
21
Naambadges voorbereiden
22
Locatie en toiletten controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen ophalen
2 personen
24
Geluidsapparatuur ophalen
2 personen
25
Partytenten opzetten
4 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen opstellen
3 personen
28
Buffettafels inrichten
3 personen
29
Kookapparatuur plaatsen
3 personen
30
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
31
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
32
Muziek en microfoon testen
2 personen
33
Lohri-vuurplaats afzetten
3 personen
34
Brandveiligheid controleren
2 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
37
Dranken en glazen klaarzetten
2 personen
38
Naamkaartjes en programma neerleggen

Event

39
Gasten ontvangen
3 personen
40
Aanmeldingen afvinken
2 personen
41
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
42
Lohri-uitleg geven
43
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
44
Muziek en dans begeleiden
2 personen
45
Hapjes serveren
4 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Buffet op temperatuur houden
3 personen
48
Buffet openen
3 personen
49
Hoofdmaaltijd serveren
5 personen
50
Dieetgerechten apart uitserveren
2 personen
51
Servies en bestek aanvullen
2 personen
52
Lohri-vuur aansteken
2 personen
53
Veilige afstand bewaken
2 personen
54
Zaden in het vuur aanbieden
2 personen
55
Lohri-liederen begeleiden
2 personen
56
Dans en groepsfoto begeleiden
2 personen
57
Dessert en thee serveren
3 personen
58
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen
59
Vuur volledig doven
2 personen

Nazorg

60
Etensresten veilig koelen
3 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Servies voorsorteren
3 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Versiering verwijderen
3 personen
65
Locatie bezemschoon maken
4 personen
66
Keuken en buffet schoonmaken
4 personen
67
Servies en bestek afwassen
3 personen
68
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
69
Huurmaterialen terugbrengen
2 personen
70
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
71
Restanten verdelen of doneren
2 personen
72
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
73
Locatiesleutels terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Tafelkleedensetsaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 80
Soepkommenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Theeglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Dinervorkenaantal 80
Dinermessenaantal 80
Eetlepelsaantal 80
Theelepelsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 14
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Vergietenaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Inductiekookplatenaantal 3
Grote kookpannenaantal 4
Braadpannenaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 5
Stekkerdozenaantal 4
Bluetoothspeakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Vuurkorf
Brandhoutbundelsaantal 8
Metalen vuurpook
Emmers voor bluswateraantal 4
Brandblusseraantal 2
Blusdekenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlantaarnsaantal 8
Batterijsetsaantal 12

Decoratie

Lohri-spandoekenaantal 3
Gele en oranje stoffenaantal 12
Bloemenslingersaantal 10
Papieren lantaarnsaantal 12
Tafeldecoratiesaantal 8
Naambadgesaantal 75
Programmaflyersaantal 75

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalzakhoudersaantal 6
Handvegers en blikkenaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakemmersaantal 3
Afwasborstelsaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekhoudersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor catering, stoelen, borden, glazen en dessertporties; tel dieetwensen apart mee.
Regel vuurplaats en brandhout niet pas op de dag zelf. Controleer vooraf of de locatie vuur toestaat, houd een veilige afstand tot partytenten en zet een verantwoordelijke aan voor toezicht tijdens het programma.
Plan het eten in twee rondes: houdbare boodschappen eerder, verse boodschappen en gekoelde dranken kort voor de viering. Bereid chutneys, sauzen, gesneden groenten en desserts zo veel mogelijk vooraf, zodat je tijdens de ontvangst niet in de keuken blijft staan.
Maak het programma op tijd concreet met muziek en toespraken. Druk het Lohri-programma af en wijs minstens één persoon aan voor geluidsapparatuur, tijdsbewaking en aankondigingen.
Controleer de locatie op de dag zelf vóórdat tafels, stoelen en tenten worden geplaatst. Loop ook toiletten, stroompunten, verlichting, warmhoudbakken en de route tussen keuken, buffet en vuurplaats na.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet je een Lohri-viering plannen?: Leg datum en locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de viering, zodat je catering en zitplaatsen definitief kunt maken.
Wanneer bepaal je hoeveel eten nodig is voor Lohri?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Tel kinderen, volwassenen en dieetwensen afzonderlijk en controleer de porties opnieuw bij het doen van de verse boodschappen.
Wanneer controleer je het weer voor een Lohri-viering buiten?: Controleer de verwachting 3 dagen vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet bij twijfel partytenten op tijd klaar en houd een binnenprogramma achter de hand, zodat regen of wind het programma niet stillegt.
Hoe ver van tevoren regel je een vuurplaats en brandhout?: Regel de vuurplaats en het brandhout minstens 1 tot 2 weken vooraf. Controleer tegelijk de regels van de locatie en wijs op de dag zelf één toezichthouder aan voor veiligheid en het doven van het vuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.