Eine Logistikmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Logistikmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob Aussteller und Besucher sich schnell zurechtfinden. Lege zuerst Datum und Ort fest, bevor du Anmeldungen, Standflächen und Besucherinformationen veröffentlichst. Danach folgen die Prüfung der Ausstellerdaten, der Standplan und die Unterlagen für Registrierung und Orientierung. In den letzten Tagen zählen bestätigte Lieferungen, funktionierende Technik, gekühlte Getränke und ein klarer Aufbauplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular veröffentlichen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Aussteller einladen
2 Personen
- 6
Besucheranmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Ausstellerdaten prüfen
2 Personen
- 9
Standaufteilung zeichnen
2 Personen
- 10
Besucherregistrierung vorbereiten
2 Personen
- 11
Parkinformationen versenden
- 12
Badges und Armbänder herstellen
2 Personen
- 13
Standnummern drucken
- 14
Lagepläne drucken
- 15
Namensschilder drucken
- 16
Programm drucken
- 17
Catering bestellen
2 Personen
- 18
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 19
Präsentationsmaterial sammeln
2 Personen
- 20
Lieferungen bestätigen
- 21
Einkaufen gehen
3 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 24
Stellwände aufbauen
4 Personen
- 25
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 26
Stromanschlüsse verteilen
2 Personen
- 27
Beleuchtung anschließen
2 Personen
- 28
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 29
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 30
Snacks anrichten
3 Personen
- 31
Infopunkte einrichten
2 Personen
- 32
Pläne aufhängen
2 Personen
- 33
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 34
Technik pro Stand testen
3 Personen
- 35
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Event
- 36
Türen öffnen
3 Personen
- 37
Besucher registrieren
3 Personen
- 38
Namensschilder ausgeben
2 Personen
- 39
Aussteller empfangen
2 Personen
- 40
Fragen zur Route beantworten
2 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Snacks auffüllen
2 Personen
- 44
Mülleimer leeren
2 Personen
- 45
Buffet sauber halten
2 Personen
- 46
Besucherströme kontrollieren
2 Personen
- 47
Bestand prüfen
- 48
Abendcatering servieren
3 Personen
- 49
Geschirr sammeln
2 Personen
- 50
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen
- 51
Aussteller auschecken
2 Personen
Nachbereitung
- 52
Reste sicher verstauen
2 Personen
- 53
Standmaterialien abbauen
4 Personen
- 54
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 55
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 56
Location reinigen
4 Personen
- 57
Abfall getrennt entsorgen
2 Personen
- 58
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 59
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 60
Verlorene Gegenstände erfassen
- 61
Besucherdankeschöns versenden
- 62
Dankeschön an Aussteller versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MesseständeAnz. 4
- TischeAnz. 36
- StühleAnz. 120
- StandwändeAnz. 30
- BarhockerAnz. 12
- KleiderständerAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 150
- GläserAnz. 200
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierplattenAnz. 20
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 4
- AbschirmungenAnz. 8
- Beamer
- Projektorleinwand
- VerlängerungskabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 20
- LadestationenAnz. 4
- FunkgeräteAnz. 8
- Handmikrofon
- LautsprecherAnz. 2
- PowerbanksAnz. 8
Dekoration
- MessebannerAnz. 8
- PflanzenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 36
- WegweiserAnz. 12
- InfotafelnAnz. 6
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 16
- LichtschläucheAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- WarmhaltebehälterAnz. 6
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- AbfallbehälterAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Registrierung
- NamensschilderAnz. 350
- BadgehalterAnz. 350
- LanyardsAnz. 350
- KlebeetikettenAnz. 500
- TresenstifteAnz. 20
- KlemmbretterAnz. 8
Drucksachen
- BesucherpläneAnz. 350
- ProgrammhefteAnz. 350
- AusstellerordnerAnz. 40
- MesseaufkleberAnz. 100
- PfeilaufkleberAnz. 40
- NotizblöckeAnz. 350
- KugelschreiberAnz. 400
Sicherheit
- KabelmattenAnz. 20
- WarnschilderAnz. 8
- TaschenlampenAnz. 6
- ArbeitshandschuheAnz. 12
Transport
- TransportwagenAnz. 4
- RollcontainerAnz. 6
- SpanngurteAnz. 12
Tipps
- Beginne mit Datum, Ort und Ausstellerliste. Veröffentliche das Anmeldeformular erst, wenn Standgrößen, Kontaktdaten und wichtige Rahmenbedingungen feststehen.
- Plane die Standaufteilung nach bestätigten Ausstellern und drucke Standnummern, Lagepläne und Namensschilder erst nach der letzten Datenprüfung. So vermeidest du falsche Namen oder doppelte Standnummern.
- Schicke Parkinformationen und Registrierungsdetails spätestens einige Tage vor der Messe. Besucher sollten wissen, wo sie parken, sich anmelden und ihr Badge oder Armband erhalten.
- Bestätige Lieferungen und Catering vor dem Aufbau. Prüfe außerdem Beleuchtung, Beamer, Projektionsfläche, Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel, bevor die ersten Aussteller eintreffen.
- Plane den Aufbau in fester Reihenfolge: zuerst Messestände, Tische, Stühle und Standwände, danach Standnummern, Wegweiser, Infotafeln und Präsentationstechnik. Getränke werden erst kurz vor Einlass gekühlt, damit sie kalt bleiben.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Logistikmesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Messetag mit Datum, Ort und Ausstellerliste. Anmeldungen, Standplanung und Drucksachen brauchen danach mehrere Abstimmungsrunden.
- Wann sollte man Aussteller zu einer Logistikmesse einladen?
- Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Setze für die Rückmeldung ein konkretes Datum, damit Standaufteilung, Namensschilder und Lagepläne rechtzeitig erstellt werden können.
- Wann muss der Standplan für eine Logistikmesse fertig sein?
- Erstelle einen ersten Standplan nach den ersten Anmeldungen und finalisiere ihn spätestens 7 bis 10 Tage vor der Messe. Danach sollten Standnummern und Lagepläne gedruckt werden.
- Was muss man am Vortag einer Logistikmesse prüfen?
- Kontrolliere am Vortag Lieferungen, Aufbau von Tischen und Standwänden, Beleuchtung sowie die gesamte Präsentationstechnik. Lege außerdem Badges, Namensschilder, Programm und Registrierungsunterlagen an einem festen Ausgabepunkt bereit.
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