Cómo organizar una feria de logística sin perder el control
Organizar una feria de logística exige coordinar expositores, visitantes, stands y equipos en un orden concreto. Empieza fijando fecha y lugar, calcula la capacidad y define cómo se inscribirán expositores y visitantes. Después, cierra la distribución de los stands y confirma entregas, catering y necesidades técnicas. El montaje debe dejar tiempo para probar la iluminación, las pantallas, el sonido y el registro antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Preparar la lista de expositores
2 personas
- 3
Publicar el formulario de inscripción
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Invitar a los expositores
2 personas
- 6
Gestionar las inscripciones de visitantes
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Comprobar los datos de los expositores
2 personas
- 9
Dibujar la distribución de los stands
2 personas
- 10
Preparar el registro de visitantes
2 personas
- 11
Enviar la información de aparcamiento
- 12
Hacer acreditaciones y pulseras
2 personas
- 13
Imprimir números de stand
- 14
Imprimir los planos
- 15
Imprimir etiquetas con nombres
- 16
Imprimir el programa
- 17
Pedir el catering
2 personas
- 18
Comprobar la iluminación
2 personas
- 19
Reunir material de presentación
2 personas
- 20
Confirmar entregas
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Enfriar bebidas
2 personas
- 23
Montar mesas y sillas
4 personas
- 24
Montar las paredes del stand
4 personas
- 25
Colgar los números de stand
2 personas
- 26
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
- 27
Conectar la iluminación
2 personas
- 28
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 29
Montar el bufé de catering
3 personas
- 30
Disponer los aperitivos
3 personas
- 31
Montar puntos de información
2 personas
- 32
Colgar planos
2 personas
- 33
Comprobar los baños
2 personas
- 34
Probar la técnica de cada stand
3 personas
- 35
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
- 36
Abrir las puertas
3 personas
- 37
Registrar a los visitantes
3 personas
- 38
Repartir acreditaciones
2 personas
- 39
Recibir a los expositores
2 personas
- 40
Responder las preguntas de la ruta
2 personas
- 41
Servir café y té
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Reponer los aperitivos
2 personas
- 44
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 45
Mantener limpio el buffet
2 personas
- 46
Controlar el flujo de visitantes
2 personas
- 47
Comprobar el inventario
- 48
Servir el catering de la noche
3 personas
- 49
Recoger la vajilla
2 personas
- 50
Despedir a los últimos visitantes
3 personas
- 51
Registrar a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 52
Guardar los restos de forma segura
2 personas
- 53
Desmontar los materiales del stand
4 personas
- 54
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 55
Lavar la vajilla
3 personas
- 56
Limpiar el lugar
4 personas
- 57
Retirar los residuos por separado
2 personas
- 58
Inventariar materiales
2 personas
- 59
Devolver el material alquilado
2 personas
- 60
Registrar objetos perdidos
- 61
Enviar agradecimientos a los visitantes
- 62
Enviar agradecimientos a los expositores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 4
- Mesascant. 36
- Sillascant. 120
- Paredes para standscant. 30
- Taburetes de barcant. 12
- Percheroscant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 150
- Vasoscant. 200
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Bandejas para servircant. 20
Equipo
- Portátilescant. 4
- Tabletscant. 4
- Vallascant. 8
- Proyector
- Pantalla para proyector
- Cables alargadorescant. 20
- Regletascant. 20
- Estaciones de cargacant. 4
- Walkie-talkiescant. 8
- Micrófono de mano
- Altavocescant. 2
- Baterías externascant. 8
Decoración
- Banderas publicitariascant. 8
- Plantascant. 12
- Mantelescant. 36
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles informativoscant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 16
- Cables de lucescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Cucharones de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Bandejas para mantener calientecant. 6
Limpieza
- Aspiradoracant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Papeleracant. 12
Catering
- Compras
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 350
- Portabadgescant. 350
- Lanyardscant. 350
- Etiquetas adhesivascant. 500
- Bolígrafos para la recepcióncant. 20
- Portapapelescant. 8
Impresos
- Mapas para visitantescant. 350
- Folletos del programacant. 350
- Carpetas de expositorescant. 40
- Pegatinas de feriacant. 100
- Pegatinas de flechascant. 40
- Bloc de notascant. 350
- Bolígrafoscant. 400
Seguridad
- Alfombrillas para cablescant. 20
- Señales de advertenciacant. 8
- Linternascant. 6
- Guantes de trabajocant. 12
Transporte
- Carros de transportecant. 4
- Contenedores rodantescant. 6
- Correas de amarrecant. 12
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de publicar inscripciones: necesitas conocer la capacidad, los accesos, el aparcamiento y el espacio real para cada stand.
- Revisa los datos de cada expositor al cerrar el registro y asigna los stands antes de imprimir números, planos y acreditaciones. Cambiar la distribución el último día suele provocar errores en todo el material.
- Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción de visitantes y encarga el catering con varios días de margen. No esperes a tener el número definitivo para comprobar platos, cubiertos, vasos y tazas.
- Programa las entregas antes del montaje y confirma quién recibe cada pedido. Las paredes de los stands, mostradores, mesas y sillas deben estar en el recinto antes de empezar a colocar la señalización.
- Reserva una prueba técnica completa antes de abrir: comprueba proyector, pantalla, micrófono, altavoces, focos LED, cables, regletas y estaciones de carga. Lleva walkie-talkies y baterías externas para resolver incidencias durante el evento.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de logística?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios expositores. Dedica las últimas 2 semanas a cerrar inscripciones, revisar datos, confirmar entregas, imprimir acreditaciones y validar el plano de stands.
- ¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los stands?
- Intenta cerrarla al menos 7 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para imprimir números de stand, planos y paneles informativos, y para avisar a los expositores de cualquier cambio.
- ¿Cuánto catering calcular por visitante?
- Confirma el número de visitantes entre 3 y 5 días antes y añade un margen del 10 %. Separa las necesidades dietéticas recogidas en la inscripción para que el catering pueda preparar las opciones correctas.
- ¿Cuándo se debe montar una feria de logística?
- Haz el montaje principal el día anterior o deja como mínimo 4 horas antes de la apertura. Usa ese margen para colocar paredes, mesas, sillas y señalización, probar los equipos y preparar el registro de visitantes.
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