Organiser un salon de la logistique, étape par étape

Un salon de la logistique se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les exposants, puis les inscriptions, le plan des stands et les informations pratiques. Les erreurs arrivent surtout quand les besoins alimentaires, les livraisons ou les branchements sont vérifiés trop tard. Prévoyez aussi le parcours des visiteurs : parking, badges, signalétique et accueil doivent être prêts avant l’ouverture. Ce plan regroupe 62 tâches et 64 éléments à contrôler pour avancer sans improviser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les informations des exposants
2 personnes
9
Dessiner le plan du stand
2 personnes
10
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
11
Envoyer les infos de parking
12
Fabriquer les badges et bracelets
2 personnes
13
Imprimer les numéros de stand
14
Imprimer les plans
15
Imprimer les badges nominatifs
16
Imprimer le programme
17
Commander le catering
2 personnes
18
Vérifier l'éclairage
2 personnes
19
Rassembler le matériel de présentation
2 personnes
20
Confirmer les livraisons
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Monter les cloisons de stand
4 personnes
25
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
26
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
27
Brancher l’éclairage
2 personnes
28
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
29
Monter le buffet traiteur
3 personnes
30
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
31
Installer les points d'information
2 personnes
32
Afficher les plans
2 personnes
33
Vérifier les toilettes
2 personnes
34
Tester la technique par stand
3 personnes
35
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes

Événement

36
Ouvrir les portes
3 personnes
37
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
38
Distribuer les badges
2 personnes
39
Accueillir les exposants
2 personnes
40
Répondre aux questions de l’itinéraire
2 personnes
41
Servir le café et le thé
2 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
44
Vider les poubelles
2 personnes
45
Maintenir le buffet propre
2 personnes
46
Contrôler les flux de visiteurs
2 personnes
47
Vérifier les stocks
48
Servir le catering du soir
3 personnes
49
Rassembler la vaisselle
2 personnes
50
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes
51
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

52
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
53
Démonter les matériaux du stand
4 personnes
54
Remettre le mobilier en place
4 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Nettoyer le lieu
4 personnes
57
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
58
Inventorier le matériel
2 personnes
59
Retourner les matériels de location
2 personnes
60
Enregistrer les objets trouvés
61
Envoyer les remerciements aux visiteurs
62
Envoyer les remerciements aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoirs du salonqté 4
Tablesqté 36
Chaisesqté 120
Panneaux de standqté 30
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verresqté 200
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Écransqté 8
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Stations de rechargeqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Microphone à main
Haut-parleursqté 2
Batteries externesqté 8

Décoration

Banderoles de salonqté 8
Plantesqté 12
Nappesqté 36
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d’informationqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 16
Guirlandes lumineusesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Cuillères de serviceqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Poubellesqté 12

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 350
Porte-badgesqté 350
Lanyardsqté 350
Étiquettes adhésivesqté 500
Stylos de comptoirqté 20
Presse-papiersqté 8

Imprimés

Plans des visiteursqté 350
Brochures du programmeqté 350
Dossiers des exposantsqté 40
Autocollants du salonqté 100
Autocollants flèchesqté 40
Blocs-notesqté 350
Stylos à billeqté 400

Sécurité

Passe-câblesqté 20
Panneaux d'avertissementqté 8
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12

Transport

Chariots de transportqté 4
Roll-containersqté 6
Sangles d'arrimageqté 12

Conseils

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis établissez la liste des exposants avant de publier le formulaire d’inscription. Sans ce socle, les invitations et le plan des stands changent plusieurs fois.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires en même temps. Relancez les exposants dont les informations sont incomplètes avant de commander le catering.
Dessinez le plan des stands avant d’imprimer les numéros, les plans visiteurs et les badges. Une modification de dernière minute peut rendre tout le lot inutilisable.
Vérifiez les livraisons et les besoins électriques au moins 48 heures avant l’installation. Comptez les rallonges, multiprises, écrans et stations de recharge par zone, plutôt que de les répartir au hasard le jour même.
Préparez la salle dans cet ordre : tables et chaises, cloisons de stand, numéros suspendus, éclairage, puis matériel de présentation. Refroidissez les boissons avant l’arrivée des premiers exposants et gardez des talkies-walkies pour la coordination.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon de la logistique ?: Commencez dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévoyez au minimum 8 semaines pour réunir les exposants, traiter les inscriptions, préparer le plan des stands et commander le catering.
Quand fermer les inscriptions des exposants ?: Fermez-les au moins 3 semaines avant le salon. Cela laisse le temps de vérifier les informations, finaliser le plan des stands et imprimer les numéros, badges et plans.
Quand envoyer les informations de parking aux visiteurs ?: Envoyez-les 5 à 7 jours avant l’événement, puis rappelez-les dans le message de confirmation. Indiquez clairement l’accès, les horaires et le parcours jusqu’à l’accueil.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Réservez au moins 4 heures sur place pour installer les tables, chaises, cloisons, numéros, éclairage et équipements. Ajoutez 30 minutes de contrôle final avant l’ouverture au public.

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