Zo organiseer je een live podcast

Begin met de opname, niet met de stoelen of catering. Leg eerst de locatie, gasten, techniek en opnameopstelling vast; daarna bouw je het programma en de publieksbeleving daaromheen. Een live podcast vraagt meer voorbereiding dan een gewone opname, omdat publiek, spreker en techniek tegelijk moeten werken. Plan daarom een aparte technische briefing, verzamel publieksvragen vooraf en test alle microfoons, kabels en opnameapparatuur vóór de deuren opengaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Gasten en sprekers bevestigen
5
Locatie reserveren
6
Techniek reserveren
7
Draaiboek uitwerken
2 personen
8
Vragen voor gasten voorbereiden
2 personen
9
Publieksvragen verzamelen
10
Technische briefing maken
11
Plattegrond maken
12
Catering bestellen
13
Aanwezigheidslijst printen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Apparatuur ophalen
2 personen
16
Locatie controleren
2 personen
17
Ruimte vrijmaken
2 personen
18
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
19
Podiumzone inrichten
2 personen
20
Microfoons aansluiten
2 personen
21
Opnameapparatuur aansluiten
2 personen
22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Licht en decoratie plaatsen
2 personen
25
Catering klaarzetten
2 personen
26
Dranken koud zetten
27
Registratietafel inrichten
2 personen

Event

28
Sprekers ontvangen
2 personen
29
Sprekers technisch instrueren
2 personen
30
Bezoekers ontvangen
3 personen
31
Aanwezigheid registreren
2 personen
32
Opening aankondigen
33
Live podcast opnemen
4 personen
34
Publieksvragen begeleiden
2 personen
35
Pauzehapjes serveren
2 personen
36
Dranken bijvullen
37
Tweede opnameblok begeleiden
4 personen
38
Borrelhapjes serveren
2 personen
39
Publieksinteractie begeleiden
2 personen
40
Afsluiting aankondigen
41
Afscheid nemen van gasten
2 personen

Nazorg

42
Apparatuur uitschakelen
2 personen
43
Apparatuur inpakken
2 personen
44
Servies afwassen
2 personen
45
Afval verzamelen
2 personen
46
Ruimte schoonmaken
3 personen
47
Meubilair terugplaatsen
3 personen
48
Apparatuur retourneren
2 personen
49
Opnamebestanden back-uppen
50
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Barkrukkenaantal 4
Spreektafel
Garderoberek
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Dynamische microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Koptelefoonsaantal 4
Koptelefoonversterker
Audiomixer
Audio-interface
Opnamerecorder
Laptop
Actieve speakersaantal 2
Monitorboxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 6
Jack-kabelsaantal 4
DI-box
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Gaffer tapeaantal 3
Reservebatterijenaantal 12
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-panelenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Schenkkannenaantal 6
Tangenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumachtergrond
Richtingsbordenaantal 6
Naamkaartjesaantal 20
Pennenaantal 30

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 2
Dweilmopaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische test minimaal 90 minuten vóór ontvangst van het publiek. Sluit microfoons, audiomixer, audio-interface, recorder, speakers en monitorboxen aan en maak een korte proefopname.
Maak het draaiboek per kwartier. Neem daarin ontvangst, intro, gesprek, publieksvragen, eventuele pauze en afsluiting op; wijs ook iemand aan die de tijd bewaakt.
Bevestig gasten en sprekers uiterlijk 7 dagen vooraf. Vraag tegelijk hun dieetwensen, aankomsttijd en eventuele presentatie- of geluidsbehoeften op, zodat je op de dag zelf niet hoeft te improviseren.
Richt de ruimte vanuit het geluid in. Zet de spreektafel en barkrukken zo dat microfoonstatieven niet in de looproute staan, werk kabels af met gaffer tape en houd minstens één reservekabel en reservebatterijen bij de hand.
Verzamel publieksvragen vóór de opname en houd op locatie een korte selectie achter de hand. Print de aanwezigheidslijst, zet drinkglazen en catering klaar en controleer vlak voor aanvang opnieuw de opname-indicatoren en vrije opslag op de recorder of USB-stick.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een live podcast organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, techniek en uitnodigingen. Bevestig gasten en sprekers uiterlijk 7 dagen vooraf en reserveer de laatste 90 minuten vóór aanvang voor opbouw en test.
Hoeveel tijd heb je nodig om techniek voor een live podcast te testen?: Reken op minimaal 90 minuten voor aansluiten en testen, plus 30 minuten speling voor storingen. Maak een proefopname met iedere microfoon en controleer daarna terugluisteren, geluidsniveau en stroomvoorziening.
Hoeveel publieksvragen moet je voorbereiden voor een live podcast?: Verzamel vooraf ongeveer 10 tot 15 vragen en kies daaruit een korte set voor het programma. Houd daarnaast 3 reservevragen klaar voor het geval het gesprek sneller verloopt dan gepland.
Wanneer moet je catering voor een live podcast regelen?: Bestel catering uiterlijk 7 dagen vooraf, zodra het aantal aanmeldingen redelijk vaststaat. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en zet eten en drinken vóór de technische eindcheck klaar, zodat er tijdens de opname geen geloop ontstaat.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.