Organiser un podcast en direct, étape par étape

Un podcast en direct se prépare comme une émission, mais avec un public à accueillir et une technique à sécuriser. Commence par réserver le lieu et le matériel, puis confirme les intervenants avant de construire le déroulé. Les questions, le briefing technique et les tests audio doivent être terminés avant l’arrivée des invités. Prévois aussi du temps pour installer les micros, l’enregistrement, l’éclairage et le catering : ce sont les étapes qui débordent le plus souvent.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les invités et les intervenants
5
Réserver le lieu
6
Réserver la technique
7
Élaborer le déroulé
2 personnes
8
Préparer des questions pour les invités
2 personnes
9
Recueillir les questions du public
10
Préparer le briefing technique
11
Créer le plan
12
Commander le catering
13
Imprimer la liste de présence
14
Faire les courses
2 personnes
15
Récupérer l'équipement
2 personnes
16
Vérifier le lieu
2 personnes
17
Libérer de l’espace
2 personnes
18
Installer les tables et les chaises
3 personnes
19
Aménager la zone de scène
2 personnes
20
Brancher les microphones
2 personnes
21
Brancher le matériel d’enregistrement
2 personnes
22
Raccorder la sonorisation
2 personnes
23
Tester la technique
2 personnes
24
Installer l’éclairage et la décoration
2 personnes
25
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
27
Installer la table d'inscription
2 personnes

Événement

28
Accueillir les intervenants
2 personnes
29
Donner les consignes techniques aux intervenants
2 personnes
30
Accueillir les visiteurs
3 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Annoncer l'ouverture
33
Enregistrer un podcast en direct
4 personnes
34
Animer les questions du public
2 personnes
35
Servir les en-cas de pause
2 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
37
Encadrer le deuxième bloc d’enregistrement
4 personnes
38
Servir les amuse-bouches
2 personnes
39
Animer les interactions avec le public
2 personnes
40
Annoncer la clôture
41
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

42
Éteindre l’équipement
2 personnes
43
Emballer le matériel
2 personnes
44
Faire la vaisselle
2 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Nettoyer l’espace
3 personnes
47
Remettre le mobilier en place
3 personnes
48
Retourner le matériel
2 personnes
49
Sauvegarder les fichiers d’enregistrement
50
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 4
Table de prise de parole
Portant à vêtements
Poubellesqté 4

Équipement

Microphones dynamiquesqté 4
Pieds de microqté 4
Casques audioqté 4
Amplificateur de casque
Mixeur audio
Interface audio
Enregistreur audio
Ordinateur portable
Intervenants actifsqté 2
Caissons de monitoringqté 2
Câbles XLRqté 6
Câbles jackqté 4
Boîtier DI
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Ruban gafferqté 3
Piles de rechangeqté 12
Clés USBqté 3

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 6
Pincesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Fond de scène
Panneaux directionnelsqté 6
Badges nominatifsqté 20
Stylosqté 30

Nettoyage

Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et la technique avant d’envoyer les invitations. Garde au moins 2 heures entre l’accès à la salle et le début du direct pour installer les tables, les chaises, la scène et les câbles.
Confirme les intervenants une semaine avant, puis vérifie leur présence le jour même. Prépare les questions à l’avance et fixe une durée précise pour chaque séquence afin d’éviter que l’émission déborde.
Traite les inscriptions dès leur arrivée et recueille les besoins alimentaires au plus tard 5 jours avant l’événement. Imprime la liste de présence le matin même, avec une marge d’environ 10 % pour les changements de dernière minute.
Teste toute la chaîne audio avant l’ouverture des portes : microphones, mixeur, interface, enregistreur, casque et sonorisation. Fais un essai d’enregistrement d’au moins 10 minutes et garde des piles, câbles et rallonges de rechange.
Installe le catering après le test technique, mais avant l’arrivée du public. Place les verres, tasses et assiettes loin de la zone des microphones, et utilise du ruban gaffer pour sécuriser les câbles au sol.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un podcast en direct ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants, gérer les inscriptions et commander le catering. Réserve les 2 dernières heures avant le direct à l’installation et aux tests.
Quand faut-il tester le son d’un podcast en public ?: Fais un premier test complet la veille si possible, puis un second test d’au moins 30 minutes le jour même. Enregistre 10 minutes de conversation réelle pour vérifier les niveaux, les bruits et la qualité de la sauvegarde.
Combien de questions préparer pour un podcast en direct ?: Prépare environ 8 à 12 questions pour une conversation d’une heure, plus 3 questions de secours. Garde 10 à 15 minutes pour les questions du public et indique au présentateur le temps restant après chaque séquence.
Quand commander le catering pour un podcast en direct ?: Passe la commande au moins 5 jours avant, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires recueillis. Prévois 5 à 10 % de portions supplémentaires si le nombre de participants peut encore évoluer.

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