Einen Live-Podcast Schritt für Schritt organisieren

Ein Live-Podcast braucht mehr als ein Mikrofon und zwei Stühle. Du planst zuerst Gäste, Location und Ablauf, danach Technik, Publikumsfragen und Catering. Entscheidend ist, dass Aufnahme und Saal nicht erst kurz vor Beginn getestet werden: Für Aufbau und Soundcheck solltest du mehrere Stunden einplanen. Dieser Leitfaden zeigt die sinnvolle Reihenfolge und nennt die Punkte, die bei einer Live-Aufzeichnung besonders häufig zu spät kommen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Gäste und Sprecher bestätigen
5
Location reservieren
6
Technik reservieren
7
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
8
Fragen für Gäste vorbereiten
2 Personen
9
Publikumsfragen sammeln
10
Technisches Briefing erstellen
11
Lageplan erstellen
12
Catering bestellen
13
Anwesenheitsliste drucken
14
Einkaufen gehen
2 Personen
15
Equipment abholen
2 Personen
16
Ort überprüfen
2 Personen
17
Raum freimachen
2 Personen
18
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
19
Bühnenbereich einrichten
2 Personen
20
Mikrofone anschließen
2 Personen
21
Aufnahmeausrüstung anschließen
2 Personen
22
Musikanlage anschließen
2 Personen
23
Technik testen
2 Personen
24
Licht und Dekoration aufstellen
2 Personen
25
Catering bereitstellen
2 Personen
26
Getränke kalt stellen
27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen

Event

28
Referenten empfangen
2 Personen
29
Referenten technisch einweisen
2 Personen
30
Besucher empfangen
3 Personen
31
Anwesenheit erfassen
2 Personen
32
Eröffnung ankündigen
33
Live-Podcast aufnehmen
4 Personen
34
Publikumsfragen betreuen
2 Personen
35
Pausensnacks servieren
2 Personen
36
Getränke nachfüllen
37
Zweiten Aufnahmeblock betreuen
4 Personen
38
Snacks servieren
2 Personen
39
Publikumsinteraktion begleiten
2 Personen
40
Abschluss ankündigen
41
Sich von Gästen verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

42
Geräte ausschalten
2 Personen
43
Geräte einpacken
2 Personen
44
Geschirr abwaschen
2 Personen
45
Abfall sammeln
2 Personen
46
Raum reinigen
3 Personen
47
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
48
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
49
Aufnahmedateien sichern
50
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 60
BarhockerAnz. 4
Rednertisch
Garderobenständer
AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

Dynamische MikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
Kopfhörerverstärker
Audiomischpult
Audio-Schnittstelle
Aufnahmegerät
Laptop
Aktive LautsprecherAnz. 2
MonitorboxenAnz. 2
XLR-KabelAnz. 6
Jack-KabelAnz. 4
DI-Box
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 3
ErsatzbatterienAnz. 12
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-PanelsAnz. 4
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6
ZangenAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Bühnenhintergrund
WegweiserAnz. 6
NamensschilderAnz. 20
StifteAnz. 30

Reinigung

Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Gäste, Sprecher und Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und halte die Anwesenheitsliste für den Einlass ausgedruckt bereit.
Plane für Aufbau, Verkabelung und Techniktest mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Prüfe jedes Mikrofon, Kopfhörer, Aufnahmegerät, Lautsprecher und alle Signalwege einzeln.
Bereite die Gesprächsfragen und gesammelten Publikumsfragen vor dem technischen Briefing vor. Lege außerdem fest, wer während der Aufnahme Fragen auswählt und wer den Ablauf im Blick behält.
Teste die Aufnahme nicht nur mit Kopfhörern, sondern auch über Monitorboxen und aktive Lautsprecher. Markiere XLR- und Verlängerungskabel mit Gaffer Tape, damit niemand darüber stolpert oder versehentlich eine Verbindung löst.
Bestelle Catering nach bestätigten Anmeldungen und stelle Getränke, Tassen und Teller vor dem Einlass bereit. Rechne für den Aufbau zusätzlich Zeit für Raumfreimachung, Bestuhlung, Bühnenbereich und Beleuchtung ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Live-Podcast planen?: Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Location, Gästen und Technik. Spätestens 7 Tage vor der Aufnahme sollten Anmeldungen, Ernährungswünsche und alle Beteiligten bestätigt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Live-Podcast?: Plane mindestens 3 Stunden für Mobiliar, Bühnenbereich, Mikrofone, Aufnahmegerät, Lautsprecher und Licht ein. Für einen vollständigen Soundcheck sollten zusätzlich 30 bis 60 Minuten ohne Publikum reserviert werden.
Wie viele Mikrofone braucht man für einen Live-Podcast?: Du brauchst mindestens ein Mikrofon pro sprechender Person und ein zusätzliches Mikrofon für Publikumsfragen oder Moderation. Bei zwei Gästen und einer Moderation sind daher meist 4 Mikrofone sinnvoll.
Was muss man bei einem Live-Podcast unbedingt testen?: Teste vor dem Einlass jedes Mikrofon, die Kopfhörerverstärkung, das Audiomischpult, die Audio-Schnittstelle, das Aufnahmegerät und die Lautsprecher. Nimm mindestens 10 Minuten Probe auf und höre die Datei anschließend vollständig auf Verständlichkeit und Störgeräusche durch.

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