Zo organiseer je een literatuurfestival

Begin met het programma en de auteurs, niet met de aankleding. Leg daarna de locatie, zaalindeling en techniek vast, zodat je weet hoeveel publieksplekken, microfoons en vrijwilligers nodig zijn. Werk vervolgens toe naar publicatie, aanmeldingen, vervoer, catering en drukwerk. Op de festivaldag draait alles om een strakke ontvangst, gecontroleerde zalen en auteurs die op tijd weten waar ze moeten zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en auteurs vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
3
Auteurs en sprekers bevestigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Festival online publiceren
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Auteursvervoer reserveren
9
Catering reserveren
10
Techniek en microfoons reserveren
11
Vrijwilligers indelen
2 personen
12
Programmafolders laten drukken
13
Naamkaartjes maken
2 personen
14
Auteursinformatie verzamelen
15
Boekentafel samenstellen
2 personen
16
Voorleesteksten printen
17
Route- en zaalbordjes printen
18
Publieksregistratie voorbereiden
2 personen
19
Cateringboodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Materialen naar locatie brengen
3 personen
22
Auteurs welkomstpakket klaarleggen
23
Zalen en toiletten controleren
2 personen
24
Stoelen per zaal opstellen
4 personen
25
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
26
Boekentafel inrichten
2 personen
27
Registratietafel inrichten
2 personen
28
Routebordjes ophangen
2 personen
29
Decoratie ophangen
2 personen
30
Techniek aansluiten
2 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Presentaties testen
33
Licht in leesruimtes instellen
2 personen
34
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Programmafolders neerleggen
2 personen
37
Naamkaartjes klaarleggen

Event

38
Auteurs ontvangen
2 personen
39
Sprekers naar zalen begeleiden
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Programmafolders uitdelen
2 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Lezingen begeleiden
3 personen
44
Voorleesrondes begeleiden
3 personen
45
Panelgesprekken begeleiden
3 personen
46
Vragen uit het publiek verzamelen
2 personen
47
Boekentafel bemannen
2 personen
48
Koffie en thee serveren
2 personen
49
Hapjes serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies verzamelen
2 personen
52
Zalen tussentijds controleren
2 personen
53
Programmawijzigingen communiceren
54
Auteursfoto's begeleiden
55
Pauzemuziek afspelen
56
Afsluitend woord verzorgen
57
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
58
Auteurs uitzwaaien
2 personen
59
Boeken en kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

60
Servies afwassen
3 personen
61
Catering opruimen
3 personen
62
Afval verzamelen
3 personen
63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
64
Techniek uitschakelen
2 personen
65
Decoratie verwijderen
2 personen
66
Zalen schoonmaken
3 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Materialen terugbrengen
3 personen
70
Geleende techniek retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Locatiesleutels retourneren
73
Foto- en videobestanden opslaan
74
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Klaptafelsaantal 18
Sprekersstoelenaantal 12
Sprekerstafelsaantal 6
Boekentafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
Mengpaneelaantal 2
Laptopaantal 2
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
USB-sticksaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 8
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstandsaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerbladenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Keuken

Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Tangenaantal 8

Decoratie

Boekvlaggenaantal 20
Tafellopersaantal 12
Boekstandaardsaantal 20
Fotowandenaantal 2
Plantenaantal 12

Registratie

Registratieformulierenaantal 220
Naamkaarthoudersaantal 220
Pennenaantal 40
Kassaboxenaantal 2
Polsbandjesaantal 220
Clipboardsaantal 10

Papierwaren

Programmafoldersaantal 250
Routebordjesaantal 30
Sprekerskaartenaantal 30
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Markeerstiftenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg programmaonderdelen, auteurs en spreektijden eerst vast. Reserveer daarna pas zalen en techniek; een extra zaal betekent ook extra stoelen, microfoons, bordjes en begeleiding.
Plan auteursvervoer met een duidelijke aankomsttijd en houd per auteur een welkomstpakket klaar. Verzamel auteursinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat naamkaartjes en programmamateriaal niet op het laatste moment hoeven.
Sluit de aanmeldingen niet pas bij de deur af. Verwerk dieetwensen vooraf en geef de cateraar het actuele aantal deelnemers; tel daarnaast koffie, water en gekoelde dranken per zaal apart.
Test microfoons, actieve speakers, het mengpaneel en projectoren vóór de publieksontvangst. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten klaar en controleer of looproutes vrij blijven.
Doe de laatste zaalronde voordat bezoekers arriveren: zet stoelen en sprekerstafels per zaal klaar, plaats routebordjes en controleer toiletten, verlichting en publieksregistratie. Reserveer minstens 60 minuten voor deze opbouw en controle.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een literatuurfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met programma, auteurs en locatie. Reserveer catering, techniek en auteursvervoer zodra de datum en het programma grotendeels vaststaan; drukwerk volgt pas nadat namen en tijden definitief zijn.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een literatuurfestival?: Gebruik het verwachte aantal bezoekers per zaal als basis en tel per zaal enkele extra stoelen voor late inschrijvingen. Maak de zaalindeling uiterlijk een week vooraf, zodat je weet hoeveel stoelen, sprekerstafels en publieksbegeleiders nodig zijn.
Wanneer regel je techniek voor een literatuurfestival?: Reserveer microfoons, speakers, mengpaneel en projectoren minstens 4 weken vooraf. Test alle apparatuur op de locatie tijdens de opbouw en plan daarvoor minimaal 60 minuten vóór de eerste sessie.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een literatuurfestival?: Plan minimaal één vrijwilliger voor publieksregistratie en ontvangst, plus één begeleider per gelijktijdig gebruikte zaal. Wijs de vrijwilligers uiterlijk een week vooraf hun post, route en overdrachtsmoment toe.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.