Cómo organizar un festival literario sin perder el control

Organizar un festival literario exige coordinar autores, sesiones, salas y público en un orden concreto. Empieza cerrando el programa y el recinto antes de anunciar nada; después confirma ponentes, abre las inscripciones y resuelve transporte, catering y sonido. Durante la última semana, prepara acreditaciones, folletos, textos de lectura y materiales para cada sala. El día del festival, una persona debe controlar los horarios mientras otra atiende la recepción y los cambios de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Registrar el programa y los autores
2 personas
2
Reservar el recinto y la distribución de la sala
2 personas
3
Confirmar autores y ponentes
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar el festival en línea
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Reservar transporte para autores
9
Reservar el catering
10
Reservar equipo técnico y micrófonos
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Imprimir folletos del programa
13
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
14
Recopilar la información del autor
15
Montar la mesa de libros
2 personas
16
Imprimir los textos de lectura
17
Imprimir carteles de ruta y de sala
18
Preparar la inscripción del público
2 personas
19
Ir a comprar para el catering
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Llevar materiales al lugar
3 personas
22
Preparar el paquete de bienvenida para autores
23
Comprobar las salas y los baños
2 personas
24
Colocar las sillas por sala
4 personas
25
Colocar las mesas de recepción
2 personas
26
Montar la mesa de libros
2 personas
27
Montar la mesa de registro
2 personas
28
Colocar los carteles de ruta
2 personas
29
Colgar la decoración
2 personas
30
Conectar la técnica
2 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Probar presentaciones
33
Configurar la iluminación en las salas de lectura
2 personas
34
Montar el punto de café y té
2 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Colocar los folletos del programa
2 personas
37
Preparar tarjetas con nombres

Evento

38
Recibir a los autores
2 personas
39
Acompañar a los ponentes a las salas
2 personas
40
Registrar a los visitantes
3 personas
41
Repartir folletos del programa
2 personas
42
Dar el discurso de apertura
43
Acompañar las conferencias
3 personas
44
Guiar las rondas de lectura
3 personas
45
Moderate los paneles de debate
3 personas
46
Recopilar preguntas del público
2 personas
47
Atender la mesa de libros
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Recoger la vajilla
2 personas
52
Comprobar las salas de vez en cuando
2 personas
53
Comunicar los cambios del programa
54
Coordinar las fotos de los autores
55
Poner música de pausa
56
Pronunciar las palabras de cierre
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
58
Despedir a los autores
2 personas
59
Cerrar libros y caja
2 personas

Seguimiento

60
Lavar la vajilla
3 personas
61
Recoger el catering
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Apagar la técnica
2 personas
65
Retirar la decoración
2 personas
66
Limpiar las salas
3 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Recoger objetos perdidos
69
Devolver los materiales
3 personas
70
Devolver la técnica prestada
2 personas
71
Guardar la catering sobrante
2 personas
72
Devolver las llaves del recinto
73
Guardar archivos de foto y video
74
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 18
Sillas para ponentescant. 12
Mesas para ponentescant. 6
Mesas para libroscant. 3
Percheroscant. 2
Taburetescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Micrófonos inalámbricoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Mesa de mezclascant. 2
Portátilcant. 2
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Luces decorativascant. 12
Atriles de iluminacióncant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12
Termoscant. 8

Cocina

Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzascant. 8

Decoración

Banderines de librocant. 20
Manteles runnerscant. 12
Atriles para libroscant. 20
Paredes para fotoscant. 2
Plantascant. 12

Registro

Formularios de registrocant. 220
Portatarjetas de nombrecant. 220
Bolígrafoscant. 40
Cajas de cajacant. 2
Pulserascant. 220
Portapapelescant. 10

Artículos de papel

Folletos del programacant. 250
Carteles de rutacant. 30
Tarjetas para ponentescant. 30
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Rotuladores fosforescentescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de publicar el festival. Deja una franja de 15 minutos entre sesiones para cambios de sala, preguntas que se alargan y el desplazamiento de los asistentes.
Confirma a cada autor y ponente al menos 14 días antes. Pide en el mismo mensaje su biografía, necesidades técnicas, preferencias de transporte y cualquier restricción alimentaria.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: micrófonos inalámbricos, altavoces, proyector, portátil, cables y regletas. Guarda las presentaciones también en una memoria USB, por si falla el ordenador del ponente.
Abre la inscripción con un formulario que pregunte por sala, horario y dieta. Cierra el recuento del catering entre 3 y 5 días antes y añade un margen del 10 % para invitados, voluntariado y cambios de última hora.
Prepara la recepción y las salas como mínimo 90 minutos antes de la primera lectura. Coloca las sillas, mesas, tarjetas con nombres, folletos, textos impresos y carteles de ruta antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival literario?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios autores y salas. Reserva el recinto y define el programa en las primeras 2 semanas; deja las confirmaciones finales y el catering para la última semana.
¿Cuándo debo confirmar a los autores de un festival literario?: Confírmalos por escrito al menos 14 días antes y vuelve a enviarles horario, dirección, duración de su intervención y contacto de producción 3 días antes. Así puedes sustituir a tiempo a quien cancele.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el equipo técnico?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes y otra comprobación de 30 minutos el mismo día. Revisa especialmente micrófonos, altavoces, proyectores, cables, regletas y las copias de seguridad en USB.
¿Cuándo cerrar el número de asistentes y el catering?: Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Compra o confirma el catering con el número final y calcula un 10 % adicional para cubrir cambios y personas de apoyo.

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