Literaturfestival organisieren: So klappt die Vorbereitung
Ein Literaturfestival steht und fällt mit einem belastbaren Ablauf: Erst Programm und Räume festlegen, dann Autorinnen, Autoren und Sprecher bestätigen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Transport, Catering und Technik. Plane nicht nur Lesungen, sondern auch Saalwechsel, Büchertisch, Empfang und die Betreuung der Gäste ein. Am Veranstaltungstag entscheidet eine klare Zuständigkeit pro Raum, ob Mikrofone, Texte, Namensschilder und Sitzplätze rechtzeitig bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Programm und Autoren festlegen
2 Personen
- 2
Location und Raumaufteilung reservieren
2 Personen
- 3
Autoren und Sprecher bestätigen
2 Personen
- 4
Einladungen verschicken
2 Personen
- 5
Festival online veröffentlichen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Autorentransport reservieren
- 9
Catering reservieren
- 10
Technik und Mikrofone reservieren
- 11
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 12
Programmhefte drucken lassen
- 13
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 14
Autoreninformationen sammeln
- 15
Büchertisch zusammenstellen
2 Personen
- 16
Vorlesetexte ausdrucken
- 17
Routen- und Saalschilder drucken
- 18
Publikumsregistrierung vorbereiten
2 Personen
- 19
Catering-Einkäufe erledigen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 22
Autor:innen-Willkommenspaket bereitlegen
- 23
Räume und Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 24
Stühle pro Saal aufstellen
4 Personen
- 25
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 26
Büchertisch einrichten
2 Personen
- 27
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 28
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 29
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 30
Technik anschließen
2 Personen
- 31
Mikrofone testen
2 Personen
- 32
Präsentationen testen
- 33
Licht in den Lesebereichen einstellen
2 Personen
- 34
Kaffee- und Teestation aufbauen
2 Personen
- 35
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 36
Programmhefte auslegen
2 Personen
- 37
Namensschilder bereitlegen
Event
- 38
Autoren empfangen
2 Personen
- 39
Redner zu den Räumen begleiten
2 Personen
- 40
Besucher registrieren
3 Personen
- 41
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 42
Eröffnungsrede halten
- 43
Vorträge betreuen
3 Personen
- 44
Vorleserunden begleiten
3 Personen
- 45
Podiumsgespräche moderieren
3 Personen
- 46
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 47
Büchertisch betreuen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 49
Snacks servieren
2 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Geschirr sammeln
2 Personen
- 52
Räume zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 53
Programmänderungen kommunizieren
- 54
Autorenfotos betreuen
- 55
Pausenmusik abspielen
- 56
Abschlusswort halten
- 57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 58
Autoren verabschieden
2 Personen
- 59
Bücher und Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 61
Catering aufräumen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln
3 Personen
- 63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 64
Technik ausschalten
2 Personen
- 65
Dekoration entfernen
2 Personen
- 66
Räume reinigen
3 Personen
- 67
Toiletten reinigen
2 Personen
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 70
Geliehene Technik zurückgeben
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 72
Locationschlüssel zurückgeben
- 73
Foto- und Videodateien speichern
- 74
Dankesnachrichten versenden
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 180
- KlappischeAnz. 18
- RednerstühleAnz. 12
- RednerpulteAnz. 6
- BüchertischeAnz. 3
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 8
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 4
- FunkmikrofoneAnz. 6
- MikrofonständerAnz. 6
- MischpultAnz. 2
- LaptopAnz. 2
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- USB-SticksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 8
- StimmungsleuchtenAnz. 12
- LichtständerAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 220
- BestecksetsAnz. 220
- ServiertablettsAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 8
Küche
- WasserkocherAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 3
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
Dekoration
- BücherfähnchenAnz. 20
- TischläuferAnz. 12
- BuchständerAnz. 20
- FotowändeAnz. 2
- PflanzenAnz. 12
Registrierung
- RegistrierungsformulareAnz. 220
- NamensschildhalterAnz. 220
- StifteAnz. 40
- KassenboxenAnz. 2
- ArmbänderAnz. 220
- KlemmbretterAnz. 10
Papierwaren
- ProgrammhefteAnz. 250
- WegweiserAnz. 30
- SprecherkartenAnz. 30
- KlebebandAnz. 8
- SchereAnz. 6
- MarkerAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane pro Lesung zusätzlich 15 Minuten für Fragen, Wechsel und technische Übergaben ein, damit sich der Zeitplan nicht schon beim ersten Saalwechsel verschiebt.
- Bestätige Autorinnen, Autoren und Sprecher frühzeitig schriftlich und sammle ihre Informationen an einer Stelle. Transport, Ankunftszeit, Vorlesetexte und besondere Anforderungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Festival geklärt sein.
- Teste die Technik in jedem Saal mit genau den Mikrofonen, Lautsprechern, Laptops und Projektoren, die später verwendet werden. Plane den vollständigen Test mindestens 2 Stunden vor Beginn und halte Verlängerungskabel sowie Kabelkanäle bereit.
- Bearbeite Anmeldungen laufend und erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering. Eine abschließende Teilnehmerzahl sollte 5 bis 7 Tage vorher an Küche und Empfang gehen; Getränke müssen vor dem Einlass gekühlt sein.
- Teile Helferinnen und Helfer konkreten Bereichen zu: Empfang, Saalbetreuung, Büchertisch und Autorenbegleitung. Lege Programmhefte, Namensschilder, Vorlesetexte sowie Routen- und Saalschilder am Vortag aus, statt sie am Morgen zu suchen.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Literaturfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Programm, Veranstaltungsort und den ersten Autorenanfragen. Technik, Catering, Transport und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viel Zeit sollte man pro Lesung einplanen?
- Rechne für eine Lesung meist 45 bis 60 Minuten und zusätzlich 15 Minuten für Fragen, Applaus und den Wechsel. Bei mehreren Sälen verhindert ein Puffer von mindestens 15 Minuten Verspätungen im gesamten Programm.
- Wann sollte das Catering für ein Literaturfestival bestellt werden?
- Hole die Bestellung spätestens 3 bis 4 Wochen vorher ein und melde die endgültige Personenzahl 5 bis 7 Tage vor dem Festival. Ernährungswünsche solltest du bis zu diesem Stichtag gesammelt an den Caterer weitergeben.
- Was muss am Tag des Literaturfestivals zuerst kontrolliert werden?
- Kontrolliere mindestens 2 Stunden vor dem Einlass Räume, Toiletten, Sitzplätze, Empfang und Technik. Danach werden Getränke gekühlt, Materialien verteilt und die Autoren-Willkommenspakete sowie die Vorlesetexte an die zuständigen Personen übergeben.
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