Organiser un festival littéraire, étape par étape

Un festival littéraire se construit d’abord autour d’un programme réaliste, puis autour des besoins des auteurs et du public. Commencez par fixer les rencontres, les intervenants et la capacité de chaque salle avant d’ouvrir les inscriptions. La technique, les transports, le catering et l’accueil doivent être confirmés plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, prévoyez un fil conducteur précis pour installer les espaces, orienter les visiteurs et éviter les retards entre les sessions.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le programme et les auteurs
2 personnes
2
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Confirmer les auteurs et les intervenants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Publier le festival en ligne
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Réserver le transport des auteurs
9
Réserver le catering
10
Réserver la technique et les microphones
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Faire imprimer les programmes
13
Créer des badges nominatifs
2 personnes
14
Rassembler les informations sur les auteurs
15
Composer la table des livres
2 personnes
16
Imprimer les textes de lecture
17
Imprimer les panneaux d’itinéraire et de salle
18
Préparer l’accueil du public
2 personnes
19
Faire les courses du catering
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
22
Préparer le kit d’accueil des auteurs
23
Contrôler les salles et les toilettes
2 personnes
24
Installer les chaises par salle
4 personnes
25
Installer des tables d'accueil
2 personnes
26
Installer la table des livres
2 personnes
27
Installer la table d'inscription
2 personnes
28
Installer les panneaux d'orientation
2 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Brancher la technique
2 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Tester les présentations
33
Régler l’éclairage des espaces de lecture
2 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Déposer les brochures du programme
2 personnes
37
Préparer les badges nominatifs

Événement

38
Accueillir les auteurs
2 personnes
39
Accompagner les intervenants vers les salles
2 personnes
40
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les programmes
2 personnes
42
Faire le discours d’ouverture
43
Animer les conférences
3 personnes
44
Animer les sessions de lecture
3 personnes
45
Animer les tables rondes
3 personnes
46
Recueillir les questions du public
2 personnes
47
Tenir la table de livres
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Rassembler la vaisselle
2 personnes
52
Vérifier les salles en cours de journée
2 personnes
53
Communiquer les changements de programme
54
Encadrer les photos des auteurs
55
Diffuser la musique de pause
56
Préparer le mot de clôture
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
58
Faire leurs adieux aux auteurs
2 personnes
59
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes

Suivi

60
Faire la vaisselle
3 personnes
61
Ranger le service traiteur
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Éteindre la technique
2 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Nettoyer les salles
3 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Rapporter le matériel
3 personnes
70
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Restituer les clés du lieu
73
Enregistrer les fichiers photo et vidéo
74
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 18
Chaises des intervenantsqté 12
Tables des intervenantsqté 6
Tables à livresqté 3
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Microphones sans filqté 6
Pieds de microqté 6
Table de mixageqté 2
Ordinateur portableqté 2
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Clés USBqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 12
Pied d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Thermosqté 8

Cuisine

Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Bacs de rangementqté 12
Pincesqté 8

Décoration

Marque-pagesqté 20
Chemins de tableqté 12
Présentoirs à livresqté 20
Murs photoqté 2
Plantesqté 12

Inscription

Formulaires d’inscriptionqté 220
Porte-nomsqté 220
Stylosqté 40
Caissesqté 2
Braceletsqté 220
Presse-papiersqté 10

Papeterie

Brochures du programmeqté 250
Panneaux d’orientationqté 30
Cartes des intervenantsqté 30
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Marqueursqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le programme avant de communiquer : prévoyez les horaires d’arrivée, les temps de pause et au moins 15 minutes entre deux rencontres pour changer de salle ou réinstaller les micros.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le récapitulatif au catering au plus tard 7 jours avant le festival. Gardez une marge pour les régimes signalés après la réservation.
Testez chaque microphone, projecteur, rallonge et multiprise dans la salle concernée la veille. Un test de 30 minutes par salle permet de repérer les câbles trop courts et les prises indisponibles.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du public : badges, programmes imprimés, signalétique et liste des inscriptions doivent être regroupés sur une table identifiable au moins 1 heure avant l’ouverture.
Réservez un référent par salle et donnez-lui le déroulé, les textes de lecture et les coordonnées des intervenants. Une personne dédiée peut gérer les retards, les changements de salle et les besoins techniques sans interrompre la rencontre.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival littéraire ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date, surtout pour confirmer les auteurs, réserver le lieu et organiser les transports. Finalisez le programme et les besoins techniques au moins 4 semaines avant l’ouverture des inscriptions.
Quand confirmer les auteurs d’un festival littéraire ?: Obtenez une confirmation écrite au moins 8 semaines avant le festival. Demandez ensuite leurs horaires d’arrivée, besoins alimentaires, besoins techniques et textes à imprimer au plus tard 3 semaines avant l’événement.
Combien de temps prévoir entre deux rencontres littéraires ?: Prévoyez au minimum 15 minutes entre deux sessions dans la même salle et 20 à 30 minutes si le public doit changer de salle. Ajoutez davantage de temps lorsqu’il faut déplacer des chaises, une table ou du matériel de projection.
Quand installer la technique et les salles ?: Installez les chaises, tables, microphones, projecteurs et câbles la veille lorsque le lieu le permet. Le jour du festival, gardez au moins 2 heures avant l’accueil du public pour contrôler les salles, les toilettes et le fonctionnement de chaque équipement.

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