Zo organiseer je een linedanceavond zonder gedoe

Begin minstens zes weken vooraf met de datum, zaal en dansinstructeur. Kies daarna het niveau en de opbouw van het muziek- en dansprogramma, zodat deelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Open tijdig de aanmeldingen en vraag meteen dieetwensen en vervoersvragen uit. In de laatste week draait alles om bevestigen, inkopen en techniek: controleer de muziekbestanden, speakers, microfoon en kabels voordat de eerste dansers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Zaal en foyer reserveren
3
Muziek- en dansprogramma maken
2 personen
4
Dansinstructeur vastleggen
5
Muziekrechten controleren
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
8
Aanmeldingen openen
9
Promotie online plaatsen
10
Promotieposters verspreiden
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
12
Dieetwensen verzamelen
13
Vervoersvragen inventariseren
14
Definitieve deelnemerslijst maken
15
Programma naar deelnemers sturen
16
Leveranciers bevestigen
17
Weersverwachting controleren
18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Dranken koelen
2 personen
21
Hapjes voorbereiden
3 personen
22
Muziekbestanden klaarzetten
23
Afspeellijsten downloaden
24
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
25
Zaal openen
2 personen
26
Vluchtwegen vrijmaken
2 personen
27
Dansvloer controleren
2 personen
28
Tafels opstellen
3 personen
29
Stoelen opstellen
3 personen
30
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
31
Buffet en bar inrichten
3 personen
32
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
33
Microfoon testen
2 personen
34
Verlichting ophangen
2 personen
35
Versiering ophangen
2 personen
36
Dansinstructies klaarleggen
37
Hapjes uitstallen
2 personen

Event

38
Deelnemers ontvangen
3 personen
39
Aanwezigheid registreren
2 personen
40
Programma toelichten
41
Eerste dansinstructie geven
2 personen
42
Muziek tijdens dansblok afspelen
43
Dranken serveren
3 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
47
Tweede dansinstructie geven
2 personen
48
Muziek tijdens tweede blok afspelen
49
Pauze aankondigen
50
Buffet aanvullen
2 personen
51
Vrij dansblok begeleiden
2 personen
52
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
53
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
54
Derde dansinstructie geven
2 personen
55
Muziek tijdens derde blok afspelen
56
Dansvloer veilig houden
2 personen
57
Verzoeknummers verwerken
58
Laatste dansblok begeleiden
2 personen
59
Afscheid aankondigen
60
Vertrek van bezoekers begeleiden
3 personen
61
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

62
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
63
Apparatuur afbreken
3 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Buffet leegruimen
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Afval verzamelen
2 personen
69
Zaalvloer schoonmaken
3 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Overgebleven eten verpakken
2 personen
72
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Geleende spullen retourneren
2 personen
75
Gevonden voorwerpen terugbrengen
76
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Buffettafelsaantal 3
Barbladenaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 90
Vorkenaantal 90
Lepelsaantal 90
Opscheplepelsaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoon
Speakerstatievenaantal 2
Laptop
Reserve-audiokabels
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Koelboxenaantal 4

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 6
Ledspotsaantal 4
Batterijenaantal 24

Decoratie

Countryvlaggenaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonpomp
Welkomstbord
Programmastandaardsaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudcontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertraysaantal 6
Tangenaantal 8
Thermoskannenaantal 4

Schoonmaak

Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Microvezeldoekenaantal 12
Rubberen handschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de dansvloer vóór je tafels en stoelen neerzet. Houd een ruime, obstakelvrije zone vrij en plaats buffettafels, barbladen en afvalbakken aan de rand, zodat niemand tijdens een dans tegen meubilair loopt.
Leg het programma uiterlijk een week vooraf bij de deelnemers. Vermeld de aanvang, pauzes, het niveau van de lessen en het moment waarop de foyer of het buffet beschikbaar is.
Test de geluidsinstallatie minstens één dag eerder met dezelfde laptop, afspeellijsten, mengpaneel, actieve speakers en draadloze microfoon. Neem reserve-audiokabels, stekkerdozen en verlengkabels mee; een ontbrekende kabel houdt de hele avond op.
Koel dranken enkele uren vóór de opening en zet waterglazen klaar naast de bar. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en maak wisselgeld gereed voordat de kassa opengaat.
Controleer de definitieve deelnemerslijst op de dag zelf en wijs één persoon aan voor ontvangst. Diegene kan aanmeldingen afvinken, dieetwensen doorgeven en vervoersvragen opvangen terwijl de instructeur zich op de dansvloer voorbereidt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een linedanceavond organiseren?: Leg datum, zaal en dansinstructeur minimaal zes weken vooraf vast. Open de aanmeldingen uiterlijk vier weken voor de avond, zodat je tijd hebt om dieetwensen, vervoer en het programma te verwerken.
Hoe deel je een linedanceavond in?: Plan bijvoorbeeld twee of drie dansblokken van 45 tot 60 minuten, met pauzes van 15 tot 20 minuten. Reserveer daarnaast tijd voor ontvangst, uitleg, hapjes en het afsluiten van de avond.
Hoeveel drank heb je nodig voor een linedanceavond?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en vul daarna aan op basis van de verwachte duur. Zet water apart en koel de dranken minstens enkele uren vóór de zaal opengaat.
Wanneer test je de muziek en geluidsinstallatie?: Test laptop, afspeellijsten, mengpaneel, speakers en microfoon uiterlijk één dag vooraf. Controleer op de avond zelf nogmaals het geluid voordat de eerste deelnemers binnenkomen en leg reservekabels klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.