Cómo organizar una Noche de line dance sin perder el control

Una Noche de line dance funciona mejor cuando la organización sigue un orden claro: primero se fijan la fecha y la sala, después se cierra el programa y finalmente se gestionan las inscripciones y la logística. La música y el instructor condicionan los horarios, el espacio y el equipo de sonido. También conviene confirmar pronto las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte. El día del evento, deja tiempo para abrir la sala, probar el sonido, enfriar las bebidas y preparar la recepción.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Reservar sala y foyer
3
Crear un programa de música y baile
2 personas
4
Reservar instructor de baile
5
Comprobar los derechos de música
6
Redactar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
8
Abrir inscripciones
9
Publicar la promoción en línea
10
Distribuir carteles promocionales
2 personas
11
Gestionar inscripciones
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Recopilar solicitudes de transporte
14
Crear la lista final de participantes
15
Enviar el programa a los participantes
16
Confirmar proveedores
17
Comprobar el pronóstico del tiempo
18
Comprobar la lista de la compra
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Preparar los archivos de música
23
Descargar listas de reproducción
24
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
25
Abrir la sala
2 personas
26
Despejar las vías de evacuación
2 personas
27
Comprobar la pista de baile
2 personas
28
Montar mesas
3 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Montar la mesa de recepción
2 personas
31
Montar el bufé y la barra
3 personas
32
Montar el sistema de sonido
2 personas
33
Probar el micrófono
2 personas
34
Colgar la iluminación
2 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Dejar listas las instrucciones de baile
37
Montar aperitivos
2 personas

Evento

38
Recepción de participantes
3 personas
39
Registrar la asistencia
2 personas
40
Presentar el programa
41
Dar la instrucción del primer baile
2 personas
42
Poner música durante el bloque de baile
43
Servir las bebidas
3 personas
44
Servir aperitivos
2 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Recoger la vajilla usada
2 personas
47
Dar la segunda instrucción de baile
2 personas
48
Poner música durante el segundo bloque
49
Anunciar el descanso
50
Reponer el bufé
2 personas
51
Coordinar el bloque de baile libre
2 personas
52
Servir la cena
4 personas
53
Servir comidas especiales
2 personas
54
Dar la tercera instrucción de baile
2 personas
55
Poner música durante el tercer bloque
56
Mantener segura la pista de baile
2 personas
57
Procesar las canciones solicitadas
58
Coordinar el último bloque de baile
2 personas
59
Anunciar la despedida
60
Guiar la salida de los visitantes
3 personas
61
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

62
Apagar el sistema de sonido
2 personas
63
Desmontar el equipo
3 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Recoger el buffet
3 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Recoger la basura
2 personas
69
Limpiar el suelo del salón
3 personas
70
Limpiar los baños
2 personas
71
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
72
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Devolver los objetos prestados
2 personas
75
Devolver los objetos perdidos
76
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 3
Bandejas de barcant. 2
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Platos de cenacant. 90
Platos de postrecant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 40
Tazas de cafécant. 80
Cuchilloscant. 90
Tenedorescant. 90
Cucharascant. 90
Cucharonescant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófono inalámbrico
Soportes para altavocescant. 2
Portátil
Cables de audio de repuesto
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Neveras portátilescant. 4

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4
Bateríascant. 24

Decoración

Banderas de paíscant. 12
Mantelescant. 8
Globoscant. 80
Bomba para globos
Cartel de bienvenida
Atriles para programascant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Contenedores térmicoscant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzascant. 8
Termoscant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Paños de microfibracant. 12
Guantes de gomacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el foyer antes de anunciar el evento. Reserva un margen de al menos 90 minutos antes de la llegada del público para montar mesas, sillas, buffet, percheros y decoración.
Diseña el programa de música y baile antes de publicar las invitaciones. Confirma al instructor y prepara los archivos de música y las listas de reproducción con varios días de antelación; lleva también cables de audio de repuesto.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara, idealmente entre 7 y 10 días antes de la Noche de line dance. Usa ese cierre para elaborar la lista final, recoger preferencias dietéticas y organizar las solicitudes de transporte.
Calcula la distribución de la sala según el número de participantes: deja la pista libre y coloca las mesas de buffet fuera del recorrido de baile. Comprueba que haya suficientes vasos, platos y cubiertos antes de hacer la compra.
Haz una prueba completa de sonido e iluminación el mismo día, al menos 60 minutos antes de abrir. Revisa altavoces, mesa de mezclas, micrófono inalámbrico, regletas, alargadores y baterías; prepara además la caja registradora y el cambio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Noche de line dance?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar la sala y contratar al instructor. Deja cerradas las inscripciones y las necesidades de transporte entre 7 y 10 días antes del evento.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una Noche de line dance?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya estén confirmados el lugar y el programa básico. Indica una fecha límite de inscripción de 7 a 10 días antes para poder preparar la lista final y la compra.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?: Abre la sala entre 90 y 120 minutos antes de la llegada de los participantes. Reserva al menos 60 minutos para montar el mobiliario y otros 30 minutos para probar sonido, música, iluminación y caja.
¿Qué se suele olvidar en una Noche de line dance?: Lo que más se retrasa es confirmar los derechos de música, comprobar el pronóstico y preparar una copia local de las listas de reproducción. Revisa esos tres puntos entre 3 y 5 días antes y vuelve a probar el equipo el día del evento.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.