Einen Line-Dance-Abend Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Line-Dance-Abend entscheidet nicht nur die Musik, sondern vor allem der Ablauf über den Abend. Lege zuerst Termin, Saal und Tanzprogramm fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane ausreichend freie Tanzfläche ein und kläre früh, wer den Unterricht übernimmt und die Musikrechte prüft. Kurz vor dem Termin zählen dann Teilnehmerliste, Techniktest, gekühlte Getränke und ein klarer Aufbauplan.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Saal und Foyer reservieren
- 3
Musik- und Tanzprogramm erstellen
2 Personen
- 4
Tanzlehrer festlegen
- 5
Musikrechte prüfen
- 6
Einladungen erstellen
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
- 8
Anmeldungen öffnen
- 9
Werbung online stellen
- 10
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
- 11
Anmeldungen bearbeiten
- 12
Ernährungswünsche erfassen
- 13
Transportfragen ermitteln
- 14
Endgültige Teilnehmerliste erstellen
- 15
Programm an Teilnehmer senden
- 16
Lieferanten bestätigen
- 17
Wettervorhersage prüfen
- 18
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
2 Personen
- 20
Getränke kühlen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 22
Musikdateien bereitlegen
- 23
Playlists herunterladen
- 24
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
- 25
Saal öffnen
2 Personen
- 26
Fluchtwege freimachen
2 Personen
- 27
Tanzfläche kontrollieren
2 Personen
- 28
Tische aufstellen
3 Personen
- 29
Stühle aufstellen
3 Personen
- 30
Empfangstisch einrichten
2 Personen
- 31
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
- 32
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 33
Mikrofon testen
2 Personen
- 34
Beleuchtung aufhängen
2 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 36
Tanzanweisungen bereitlegen
- 37
Snacks auslegen
2 Personen
Event
- 38
Teilnehmende empfangen
3 Personen
- 39
Anwesenheit erfassen
2 Personen
- 40
Programm vorstellen
- 41
Erste Tanzanleitung geben
2 Personen
- 42
Musik während des Tanzblocks abspielen
- 43
Getränke servieren
3 Personen
- 44
Snacks servieren
2 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
- 47
Zweite Tanzanleitung geben
2 Personen
- 48
Musik während des zweiten Blocks abspielen
- 49
Pause ankündigen
- 50
Buffet auffüllen
2 Personen
- 51
Freies Tanzblock anleiten
2 Personen
- 52
Abendessen servieren
4 Personen
- 53
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
- 54
Dritte Tanzeinweisung geben
2 Personen
- 55
Während der dritten Runde Musik abspielen
- 56
Tanzfläche sichern
2 Personen
- 57
Wunschsongs bearbeiten
- 58
Letzten Tanzblock anleiten
2 Personen
- 59
Abschied ankündigen
- 60
Abreise der Besucher begleiten
3 Personen
- 61
Fundsachen sammeln
Nachbereitung
- 62
Anlage ausschalten
2 Personen
- 63
Ausrüstung abbauen
3 Personen
- 64
Dekoration entfernen
2 Personen
- 65
Buffet abräumen
3 Personen
- 66
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 68
Abfall sammeln
2 Personen
- 69
Saalboden reinigen
3 Personen
- 70
Toiletten reinigen
2 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 72
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 75
Fundsachen zurückbringen
- 76
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 8
- KlappstühleAnz. 80
- BuffetischeAnz. 3
- BarunterlagenAnz. 2
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 90
- DesserttellerAnz. 90
- WassergläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 80
- MesserAnz. 90
- GabelnAnz. 90
- LöffelAnz. 90
- ServierlöffelAnz. 12
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Kabelloses Mikrofon
- LautsprecherständerAnz. 2
- Laptop
- Ersatz-Audiokabel
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- LED-SpotsAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- CountryflaggenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 8
- BallonsAnz. 80
- Ballonpumpe
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- WarmhaltebehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- ThermoskannenAnz. 4
Reinigung
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- MikrofasertücherAnz. 12
- GummihandschuheAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Saal und Foyer mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe dabei, ob Tanzfläche, Garderobe, Buffet und Sitzplätze gleichzeitig untergebracht werden können.
- Stelle das Tanzprogramm spätestens 3 Wochen vor dem Abend fertig und verschicke es mit den wichtigsten Zeiten an die Teilnehmer. So wissen Anfänger, wann der Tanzunterricht beginnt und wann freie Tanzrunden geplant sind.
- Öffne die Anmeldung mindestens 4 Wochen vorher und schließe sie 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche, Transportfragen und die endgültige Teilnehmerzahl für Snacks und Sitzplätze.
- Teste Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Laptop und Ersatz-Audiokabel 1 bis 2 Tage vorher. Lade die Playlists herunter, statt dich am Abend auf eine Internetverbindung zu verlassen, und lege Verlängerungskabel griffbereit bereit.
- Kühle die Getränke am Vorabend und bereite Snacks am Veranstaltungstag mit zeitlichem Puffer vor. Stelle Kasse und Wechselgeld vor dem Öffnen bereit und öffne den Saal mindestens 90 Minuten vorher für Technik, Tische und Beleuchtung.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Line-Dance-Abend planen?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Saal und Tanzlehrer. Vier Wochen vor dem Termin sollten Einladungen und Anmeldung laufen, damit du Teilnehmerzahl und Verpflegung rechtzeitig planen kannst.
- Wie viel Tanzfläche braucht man für einen Line-Dance-Abend?
- Rechne grob mit 2 bis 3 Quadratmetern freier Tanzfläche pro Person, abhängig vom Tanzstil und der Gruppengröße. Plane Sitzplätze, Buffet und Technik außerhalb dieser Fläche ein, damit der Tanzbereich nicht später verkleinert werden muss.
- Wann sollte die Anmeldung für einen Line-Dance-Abend schließen?
- Schließe die Anmeldung 5 bis 7 Tage vor dem Termin. Dann kannst du die endgültige Teilnehmerliste erstellen, Ernährungswünsche weitergeben, Snacks einkaufen und das Programm verschicken.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Line-Dance-Abend?
- Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte jederzeit Wasser bereitstehen; bei einem vierstündigen Abend sind meist 4 bis 6 Getränke pro Person eine brauchbare Grundplanung.
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