Organiser une soirée de linedance sans perdre le fil

Une soirée de linedance repose sur un enchaînement précis : une salle adaptée, un programme dansé lisible et une organisation fluide à l’accueil. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les oublis les plus fréquents concernent les droits musicaux, les besoins alimentaires, les câbles de secours et la préparation technique de la salle. Ce plan vous guide jusqu’à l’ouverture des portes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver la salle et le foyer
3
Créer le programme de musique et de danse
2 personnes
4
Faire appel à un instructeur de danse
5
Vérifier les droits musicaux
6
Rédiger les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
8
Ouvrir les inscriptions
9
Publier la promotion en ligne
10
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recenser les questions de transport
14
Établir la liste définitive des participants
15
Envoyer le programme aux participants
16
Confirmer les fournisseurs
17
Vérifier les prévisions météo
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Refroidir les boissons
2 personnes
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Préparer les fichiers musicaux
23
Télécharger les playlists
24
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
25
Ouvrir la salle
2 personnes
26
Dégager les issues de secours
2 personnes
27
Contrôler la piste de danse
2 personnes
28
Installer les tables
3 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Aménager la table d'accueil
2 personnes
31
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
32
Installer le système de sonorisation
2 personnes
33
Tester le microphone
2 personnes
34
Installer l'éclairage
2 personnes
35
Suspendre la décoration
2 personnes
36
Préparer les instructions de danse
37
Disposer les amuse-bouches
2 personnes

Événement

38
Accueillir les participants
3 personnes
39
Enregistrer la présence
2 personnes
40
Présenter le programme
41
Donner la première instruction de danse
2 personnes
42
Diffuser la musique pendant le bloc de danse
43
Servir les boissons
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
47
Donner la deuxième instruction de danse
2 personnes
48
Diffuser la musique pendant le deuxième bloc
49
Annoncer la pause
50
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
51
Encadrer le bloc de danse libre
2 personnes
52
Servir le dîner
4 personnes
53
Servir les repas diététiques
2 personnes
54
Donner la troisième instruction de danse
2 personnes
55
Diffuser la musique pendant le troisième bloc
56
Sécuriser la piste de danse
2 personnes
57
Traiter les numéros demandés
58
Animer le dernier bloc de danse
2 personnes
59
Annoncer le départ
60
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
61
Rassembler les objets trouvés

Suivi

62
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
63
Démonter l'équipement
3 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Désinstaller le buffet
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Rassembler les déchets
2 personnes
69
Nettoyer le sol de la salle
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Emballer les restes
2 personnes
72
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Rapporter les objets trouvés
76
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 3
Sous-mains de barqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Micro sans fil
Pieds d'enceinteqté 2
Ordinateur portable
Câbles audio de rechange
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Glacièresqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Drapeaux de paysqté 12
Nappesqté 8
Ballonsqté 80
Pompe à ballons
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Conteneurs isothermesqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 8
Thermosqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Gants en caoutchoucqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et le foyer avant de publier quoi que ce soit, puis vérifiez que l’espace permet de danser, de placer les tables et d’installer la sonorisation. Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour l’ouverture et les réglages.
Construisez le programme de musique et de danse avant les invitations. Faites confirmer l’instructeur, préparez les fichiers musicaux et téléchargez les playlists au plus tard la veille afin de ne pas dépendre d’une connexion internet le soir même.
Ouvrez les inscriptions avec une date limite claire, puis demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et les questions de transport. Établissez la liste définitive des participants 48 heures avant l’événement et envoyez le programme à ce moment-là.
Testez la table de mixage, le micro sans fil, les enceintes, les rallonges et les câbles audio de rechange avant l’ouverture. Gardez les multiprises et les câbles hors des passages pour éviter les chutes sur la piste.
Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, en gardant une marge pour les arrivées tardives. Préparez aussi la caisse et la monnaie avant l’accueil : chercher de la monnaie pendant les inscriptions ralentit immédiatement la file.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée de linedance ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’ouverture de la salle, l’installation des tables et des chaises, les tests audio, la mise en place du buffet et l’accueil.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une soirée de linedance ?: Envoyez-les au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 5 à 7 jours avant la soirée pour pouvoir confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités de boissons.
Comment préparer la musique pour une soirée de linedance ?: Préparez le programme et les fichiers musicaux au plus tard la veille. Téléchargez les playlists sur l’ordinateur portable et gardez une copie de secours, car une connexion internet défaillante ne doit pas interrompre la danse.
Que faut-il vérifier le jour de la soirée de linedance ?: Vérifiez la météo, la liste définitive des participants, les fournisseurs, les boissons refroidies et le matériel audio avant l’ouverture. Faites un essai complet du micro et de la sonorisation au moins 30 minutes avant l’arrivée du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.