Zo organiseer je een leiderschapsconferentie

Begin met het programma en de gewenste datum, en reserveer daarna een locatie die past bij plenaire sessies, gesprekken en registratie. Bevestig sprekers vroeg, zodat presentaties en technische wensen op tijd binnen zijn. Tijdens de aanmeldingen verzamel je dieetwensen, parkeerinformatie en gegevens voor naamkaartjes. De meeste problemen ontstaan vlak voor de start: presentaties werken niet, microfoons zijn niet getest of koffie en water staan nog niet klaar. Werk daarom terug vanaf de openingsdag en plan een aparte controle van ruimtes, techniek en catering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Sprekers bevestigen
2 personen
4
Presentaties opvragen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Aanmeldbevestigingen versturen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerinformatie versturen
10
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
11
Deelnemerslijst afdrukken
12
Programma afdrukken
13
Werkbladen afdrukken
14
Sprekersbriefing versturen
15
Catering definitief bestellen
16
Techniek reserveren
17
Presentaties testen
2 personen
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Dranken koelen
2 personen
20
Catering voorbereiden
4 personen
21
Locatie openen
2 personen
22
Ruimtes controleren
2 personen
23
Stoelen opstellen
4 personen
24
Tafels opstellen
3 personen
25
Registratietafel inrichten
2 personen
26
Naambadges klaarleggen
27
Podium en spreekplek klaarzetten
3 personen
28
Projector aansluiten
2 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Licht en stroom controleren
2 personen
32
Presentatielaptop klaarzetten
33
Flip-overs klaarzetten
34
Koffiepunt inrichten
2 personen
35
Buffet opbouwen
4 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Routeborden plaatsen
38
Briefing ontvangstteam geven
4 personen

Event

39
Sprekers ontvangen
2 personen
40
Deelnemers registreren
4 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
43
Sprekers begeleiden
2 personen
44
Presentaties afspelen
45
Microfoons beheren
46
Tijd per sessie bewaken
47
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
48
Dranken bijvullen
2 personen
49
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
50
Koffiepauze opruimen
2 personen
51
Workshopruimtes ombouwen
4 personen
52
Werkbladen uitdelen
2 personen
53
Workshopmateriaal aanvullen
2 personen
54
Dinerbuffet openen
3 personen
55
Dinerbuffet bedienen
5 personen
56
Buffet bijvullen
3 personen
57
Servies afruimen
3 personen
58
Netwerkruimte inrichten
3 personen
59
Afsluitende presentatie verzorgen
2 personen
60
Netwerkborrel serveren
4 personen
61
Dranken en hapjes aanvullen
3 personen
62
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Restanten veilig verpakken
3 personen
65
Buffet afbreken
4 personen
66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
67
Techniek demonteren
3 personen
68
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Decoratie verwijderen
2 personen
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
75
Restmateriaal sorteren
2 personen
76
Deelnemers bedanken
77
Presentaties beschikbaar stellen
78
Facturen controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Congrestafelsaantal 14
Registratietafel
Spreektafel
Barkrukkenaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Presentatieclicker
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Flip-oversaantal 4
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
HDMI-adaptersaantal 3
Reservebatterijenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Serveerschalenaantal 16
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveertraysaantal 8
Warmhoudbakkenaantal 8
Tangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120
Routebordenaantal 8
Welkomstbanner
Pennenaantal 130
Notitieblokkenaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Werkbladenaantal 120
Tafelnummersaantal 14

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afvalzakhoudersaantal 8
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de rol van elke spreker eerst vast. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je ze op één presentatielaptop kunt testen en ontbrekende HDMI-adapters of reservebatterijen nog kunt regelen.
Reserveer de locatie niet alleen op zaalcapaciteit. Controleer ook waar de registratietafel, spreektafel, flip-overs, kapstokken en koffiepauzes komen te staan; maak hiervoor uiterlijk 2 weken vooraf een zaalindeling.
Verstuur uitnodigingen zodra datum, locatie en programma staan. Plan een aanmelddeadline van ongeveer 10 dagen voor de conferentie, zodat je naamkaartjes, deelnemerslijst, werkbladen en catering definitief kunt maken.
Bevestig dieetwensen en parkeerinformatie niet pas op de laatste dag. Stuur parkeerinformatie samen met de aanmeldbevestiging en geef de cateraar het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf door.
Plan op de ochtend zelf minimaal 90 minuten voor openen, ruimtes controleren, stoelen en tafels opstellen en de registratietafel inrichten. Test daarna projector, scherm, microfoons, luidsprekers en clicker in de volgorde waarin ze worden gebruikt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een leiderschapsconferentie organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Bevestig sprekers in de eerste 3 weken en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor de conferentie.
Wanneer moet je sprekers voor een leiderschapsconferentie bevestigen?: Bevestig sprekers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Vraag hun presentaties en technische wensen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst op en plan minstens één gezamenlijke test.
Wanneer bestel je de catering voor een leiderschapsconferentie?: Geef een voorlopige inschatting bij de reservering en bestel definitief uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Dan zijn het deelnemersaantal, dieetwensen en het gewenste aantal koffie-, water- en lunchservies bekend.
Hoeveel tijd heb je nodig om een leiderschapsconferentie op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor het openen van de locatie en de opbouw. Reserveer extra tijd als je meerdere draadloze microfoons, een mengpaneel, flip-overs of verschillende presentatieruimtes gebruikt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.