Eine Führungskonferenz strukturiert organisieren
Bei einer Führungskonferenz entscheidet die Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Legen Sie zuerst Termin, Programm und Veranstaltungsort fest, danach folgen Referenten, Einladungen und Teilnehmerverwaltung. Technik, Präsentationen, Catering und Raumaufbau brauchen eigene Prüfpunkte, weil kleine Versäumnisse hier direkt den Ablauf stören. Planen Sie außerdem feste Fristen für Anmeldungen, Ernährungswünsche und Unterlagen ein.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Referenten bestätigen
2 Personen
- 4
Präsentationen anfordern
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Anmeldebestätigungen versenden
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Parkinformationen versenden
- 10
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 11
Teilnehmerliste ausdrucken
- 12
Programm drucken
- 13
Arbeitsblätter ausdrucken
- 14
Sprecherbriefing versenden
- 15
Catering verbindlich bestellen
- 16
Technik reservieren
- 17
Präsentationen testen
2 Personen
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Catering vorbereiten
4 Personen
- 21
Location öffnen
2 Personen
- 22
Räume kontrollieren
2 Personen
- 23
Stühle aufstellen
4 Personen
- 24
Tische aufstellen
3 Personen
- 25
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
- 26
Namensschilder bereitlegen
- 27
Bühne und Rednerplatz vorbereiten
3 Personen
- 28
Projektor anschließen
2 Personen
- 29
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 30
Mikrofone testen
2 Personen
- 31
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 32
Präsentationslaptop bereitstellen
- 33
Flipcharts aufstellen
- 34
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 35
Buffet aufbauen
4 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Wegweiser aufstellen
- 38
Briefing für das Empfangsteam geben
4 Personen
Event
- 39
Referenten empfangen
2 Personen
- 40
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 42
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 43
Redner betreuen
2 Personen
- 44
Präsentationen abspielen
- 45
Mikrofone verwalten
- 46
Zeit pro Sitzung überwachen
- 47
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
- 48
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 49
Kaffeepause vorbereiten
3 Personen
- 50
Kaffeepause aufräumen
2 Personen
- 51
Workshopräume umbauen
4 Personen
- 52
Arbeitsblätter verteilen
2 Personen
- 53
Workshopmaterial auffüllen
2 Personen
- 54
Abendbuffet eröffnen
3 Personen
- 55
Dinnerbuffet bedienen
5 Personen
- 56
Buffet nachfüllen
3 Personen
- 57
Geschirr abräumen
3 Personen
- 58
Netzwerkraum einrichten
3 Personen
- 59
Abschlusspräsentation halten
2 Personen
- 60
Netzwerk-Getränke servieren
4 Personen
- 61
Getränke und Snacks auffüllen
3 Personen
- 62
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 64
Reste sicher verpacken
3 Personen
- 65
Buffet abbauen
4 Personen
- 66
Geräte ausschalten
2 Personen
- 67
Technik abbauen
3 Personen
- 68
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 69
Abfall sammeln
3 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Location reinigen
4 Personen
- 72
Dekoration entfernen
2 Personen
- 73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 74
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
- 75
Restmaterial sortieren
2 Personen
- 76
Teilnehmer verabschieden
- 77
Präsentationen bereitstellen
- 78
Rechnungen prüfen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 110
- KongresstischeAnz. 14
- Registrierungstisch
- Rednertisch
- BarhockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- Präsentationslaptop
- Präsentationsklicker
- FunkmikrofoneAnz. 3
- Mikrofonständer
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FlipchartsAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- HDMI-AdapterAnz. 3
- ErsatzbatterienAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 120
- TellerAnz. 140
- BestecksetsAnz. 140
- ServierschalenAnz. 16
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EisbehälterAnz. 3
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- WarmhaltebehälterAnz. 8
- ZangenAnz. 8
Dekoration
- TischläuferAnz. 14
- BlumenarrangementsAnz. 8
- NamensschilderAnz. 120
- BadgehalterAnz. 120
- WegweiserAnz. 8
- Willkommensbanner
- StifteAnz. 130
- NotizblöckeAnz. 120
- ProgrammhefteAnz. 120
- ArbeitsblätterAnz. 120
- TischnummernAnz. 14
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 8
- MüllbeutelhalterAnz. 8
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Fordern Sie Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Konferenz an und testen Sie jede Datei anschließend auf dem Präsentationslaptop. Legen Sie für HDMI-Adapter, Ersatzbatterien und Präsentationsklicker einen festen Reserveplatz bereit.
- Versenden Sie Anmeldebestätigungen mit Parkinformationen spätestens 5 Tage vor Beginn. Erfassen Sie Ernährungswünsche nicht nur in einer E-Mail-Liste, sondern geben Sie sie gesammelt an das Catering weiter.
- Bestellen Sie das Catering verbindlich, sobald die Anmeldefrist endet, und rechnen Sie pro Person mindestens mit einer vollständigen Mahlzeit sowie Getränken für den gesamten Konferenztag. Stellen Sie Wasser bereits vor dem Einlass auf die Tische.
- Drucken Sie Teilnehmerliste, Namensschilder, Programm und Arbeitsblätter mindestens 1 Werktag vorher. Drucken Sie bei den Namensschildern 5 bis 10 Prozent zusätzliche Exemplare für kurzfristige Änderungen.
- Öffnen Sie die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Kontrollieren Sie zuerst Projektor, Leinwand, Mikrofone, Lautsprecher und Stromversorgung, bevor Sie Stühle, Tische und den Registrierungstisch aufbauen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Führungskonferenz organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Location. Referenten sollten spätestens 6 Wochen vor der Konferenz bestätigt sein, damit Einladungen und Anmeldungen rechtzeitig starten können.
- Wann müssen die Präsentationen für eine Führungskonferenz vorliegen?
- Fordern Sie die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Termin an. Testen Sie sie innerhalb von 2 Tagen auf dem vorgesehenen Laptop und klären Sie fehlende Schriften, Videos oder Adapter sofort mit dem Referenten.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Führungskonferenz?
- Planen Sie pro Person für den ersten Konferenztag etwa 1,5 bis 2 Liter alkoholfreie Getränke, einschließlich Wasser und Kaffee. Für einen Empfang oder ein Abendessen kommen zusätzlich ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person hinzu.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Führungskonferenz?
- Planen Sie für einen Raum mit Registrierung, Sitzplätzen, Catering und Präsentationstechnik mindestens 90 Minuten ein. Bei mehreren Räumen oder umfangreicher Tontechnik sind 2 bis 3 Stunden realistischer.
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