Organiser une conférence sur le leadership, étape par étape

Une conférence sur le leadership se prépare d’abord autour du programme et des intervenants, puis se déroule comme un projet logistique précis. Bloquez la date et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, afin de connaître la capacité de la salle et les contraintes techniques. Prévoyez ensuite le suivi des participants, les supports de présentation, la restauration et l’installation. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les adaptateurs vidéo et le briefing des intervenants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer les intervenants
2 personnes
4
Demander les présentations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Envoyer les confirmations d'inscription
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Envoyer les infos de parking
10
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
11
Imprimer la liste des participants
12
Imprimer le programme
13
Imprimer les feuilles de travail
14
Envoyer le briefing des intervenants
15
Commander définitivement le catering
16
Réserver la technique
17
Tester les présentations
2 personnes
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Préparer le service traiteur
4 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Vérifier les espaces
2 personnes
23
Installer les chaises
4 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer la table d'inscription
2 personnes
26
Préparer les badges nominatifs
27
Installer la scène et l’espace de prise de parole
3 personnes
28
Brancher le projecteur
2 personnes
29
Raccorder la sonorisation
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
32
Préparer l’ordinateur portable de présentation
33
Préparer les paperboards
34
Mettre en place le point café
2 personnes
35
Monter le buffet
4 personnes
36
Installer la décoration
2 personnes
37
Installer les panneaux de parcours
38
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

39
Accueillir les intervenants
2 personnes
40
Enregistrer les participants
4 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
43
Accompagner les intervenants
2 personnes
44
Diffuser les présentations
45
Gérer les micros
46
Veiller au temps par session
47
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Préparer la pause café
3 personnes
50
Ranger la pause café
2 personnes
51
Aménager les salles d’atelier
4 personnes
52
Distribuer les feuilles de travail
2 personnes
53
Réapprovisionner le matériel d’atelier
2 personnes
54
Ouvrir le buffet du dîner
3 personnes
55
Servir le buffet du dîner
5 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
58
Aménager l’espace réseau
3 personnes
59
Assurer la présentation de clôture
2 personnes
60
Servir le cocktail réseau
4 personnes
61
Ravitailler les boissons et les en-cas
3 personnes
62
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
64
Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
65
Démonter le buffet
4 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Démonter l'équipement technique
3 personnes
68
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Nettoyer le lieu
4 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Retourner le matériel loué
2 personnes
75
Trier les déchets
2 personnes
76
Remercier les participants
77
Mettre les présentations à disposition
78
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables de congrèsqté 14
Table d'inscription
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Télécommande de présentation
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Chevaletsqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Adaptateurs HDMIqté 3
Piles de rechangeqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Plateaux de serviceqté 16
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 8
Pincesqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux de directionqté 8
Bannière de bienvenue
Stylosqté 130
Blocs-notesqté 120
Brochures du programmeqté 120
Feuilles de travailqté 120
Numéros de tableqté 14

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’accueil, des pauses et de chaque intervention pour que les participants sachent à quoi s’attendre.
Demandez les présentations aux intervenants plusieurs jours avant la conférence et testez chaque fichier sur l’ordinateur prévu. Vérifiez aussi les formats vidéo, les polices et les adaptateurs HDMI.
Traitez les inscriptions au fil de l’eau, puis envoyez une confirmation avec les horaires, les informations de parking et les éventuelles consignes d’accès. Imprimez la liste finale des participants le jour précédent.
Arrêtez définitivement le nombre de repas et les besoins alimentaires avant de confirmer le catering. Prévoyez aussi le service des boissons : café, eau et verres doivent être disponibles dès l’accueil.
Ouvrez le lieu suffisamment tôt pour vérifier les espaces, installer les chaises, les tables et la table d’inscription, puis tester microphones, projecteur et son. Gardez des piles, rallonges et multiprises de rechange sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une conférence sur le leadership ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les intervenants et le programme. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les tests techniques, les supports imprimés et la commande définitive du catering.
Quand faut-il envoyer les invitations à une conférence ?: Envoyez un premier message 6 à 8 semaines avant la date, dès que le lieu et le programme sont suffisamment précis. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu environ 10 à 14 jours avant la conférence.
Quand faut-il demander les besoins alimentaires des participants ?: Posez la question au moment de l’inscription et fixez une date limite au moins 7 jours avant l’événement. Transmettez ensuite le nombre final et les restrictions au traiteur avant de confirmer la commande.
Quand tester le matériel d’une conférence ?: Testez les présentations et la sonorisation au moins 48 heures avant, puis refaites un contrôle sur place le matin même. Vérifiez notamment le projecteur, l’écran, les microphones, les câbles, les adaptateurs et les piles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.