Cómo organizar una conferencia de liderazgo sin perder el control

Una conferencia de liderazgo necesita una secuencia clara: primero se fijan la fecha, el programa y el lugar; después se cierran ponentes, asistentes y proveedores. El trabajo más delicado llega antes del día del evento, cuando hay que probar las presentaciones, recoger las necesidades dietéticas y confirmar la técnica. Reserva tiempo para preparar el registro, las acreditaciones y las hojas de trabajo. El día anterior, deja listas las bebidas, los materiales y cualquier adaptación necesaria para los ponentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Confirmar ponentes
2 personas
4
Solicitar presentaciones
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Enviar confirmaciones de inscripción
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Enviar la información de aparcamiento
10
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
11
Imprimir la lista de participantes
12
Imprimir el programa
13
Imprimir hojas de trabajo
14
Enviar briefing a los ponentes
15
Encargar definitivamente el catering
16
Reservar técnica
17
Probar presentaciones
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Preparar el catering
4 personas
21
Abrir la ubicación
2 personas
22
Comprobar los espacios
2 personas
23
Colocar las sillas
4 personas
24
Montar mesas
3 personas
25
Montar la mesa de registro
2 personas
26
Colocar las acreditaciones
27
Preparar el escenario y el atril
3 personas
28
Conectar el proyector
2 personas
29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
30
Probar los micrófonos
2 personas
31
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
32
Preparar el portátil de presentación
33
Preparar los rotafolios
34
Montar el punto de café
2 personas
35
Montar el buffet
4 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Colocar señales de ruta
38
Dar briefing al equipo de recepción
4 personas

Evento

39
Recibir a los ponentes
2 personas
40
Registrar a los participantes
4 personas
41
Servir café y té
3 personas
42
Presentar la apertura
2 personas
43
Coordinar a los ponentes
2 personas
44
Reproducir presentaciones
45
Gestionar micrófonos
46
Controlar el tiempo por sesión
47
Recoger preguntas del público
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Preparar la pausa para el café
3 personas
50
Recoger la pausa del café
2 personas
51
Adaptar las salas de talleres
4 personas
52
Repartir las hojas de trabajo
2 personas
53
Reponer el material del taller
2 personas
54
Abrir el bufé de la cena
3 personas
55
Servir el bufé de la cena
5 personas
56
Reponer el bufé
3 personas
57
Recoger la vajilla
3 personas
58
Montar la sala de networking
3 personas
59
Presentar la ponencia de cierre
2 personas
60
Servir el cóctel de networking
4 personas
61
Reponer bebidas y aperitivos
3 personas
62
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

63
Recoger objetos perdidos
2 personas
64
Empaquetar los restos de forma segura
3 personas
65
Desmontar el bufé
4 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Desmontar la técnica
3 personas
68
Retirar sillas y mesas
4 personas
69
Recoger la basura
3 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Limpiar el lugar
4 personas
72
Retirar la decoración
2 personas
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Clasificar el material sobrante
2 personas
76
Agradecer a los participantes
77
Poner las presentaciones a disposición
78
Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesas para congresocant. 14
Mesa de registro
Mesa de oradores
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Clicker de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Pizarras de hojascant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Adaptadores HDMIcant. 3
Baterías de repuestocant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 16
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Bandejas para mantener calientecant. 8
Pinzascant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 14
Arreglos floralescant. 8
Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Señales de rutacant. 8
Banner de bienvenida
Bolígrafoscant. 130
Bloc de notascant. 120
Folletos del programacant. 120
Tableros de trabajocant. 120
Números de mesacant. 14

Limpieza

Papeleracant. 8
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Reserva al menos 8 semanas para confirmar ponentes, preparar contenidos y abrir las inscripciones sin cambios constantes.
Pide las presentaciones y el briefing a los ponentes con 7 días de antelación. Prueba cada archivo en el portátil de presentación y comprueba el proyector, el adaptador HDMI, los micrófonos y el clicker.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Encarga entonces el catering definitivo y prepara una lista de participantes actualizada para la mesa de registro.
Calcula la llegada de los asistentes: abre el registro 30 minutos antes del inicio y coloca las tarjetas de nombre, el programa y las hojas de trabajo en ese orden. Imprime una copia adicional de la lista por cada persona que atienda el registro.
Llega al lugar al menos 2 horas antes. Comprueba los espacios, coloca sillas y mesas, monta la mesa de oradores y deja conectados sonido y presentación; enfría las bebidas y prepara café antes de que lleguen los primeros asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de liderazgo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar ponentes, enviar invitaciones y resolver cambios de programa sin trabajar a última hora.
¿Cuándo hay que confirmar a los ponentes?: Procura confirmar a los ponentes al menos 6 semanas antes. Pídeles la presentación y sus necesidades técnicas 7 días antes de la conferencia para poder probar los archivos y preparar el briefing.
¿Cuándo se debe cerrar el catering de una conferencia?: Cierra el número definitivo y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Así puedes encargar las cantidades correctas y preparar opciones específicas sin depender de las inscripciones de última hora.
¿A qué hora hay que llegar al lugar de la conferencia?: Llega 2 horas antes del inicio si hay que montar sillas, mesas, registro, proyección y sonido. Abre la mesa de registro 30 minutos antes para evitar una cola justo al comienzo.

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