Zo organiseer je een landgoed open dag

Begin met een vast programma en een duidelijke bezoekersroute. Bepaal daarna hoeveel mensen tegelijk kunnen deelnemen aan rondleidingen en activiteiten, zodat wachtrijen beheersbaar blijven. Open online aanmeldingen vroeg genoeg om dieetwensen, parkeerbehoefte en aantallen te verzamelen. Controleer vóór de opbouw de stroompunten, toegangsroute en uitgang. De laatste dagen draaien vooral om bevestigen, communiceren en zorgen dat catering, bewegwijzering en materialen op tijd op het landgoed zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Bezoekersroute bepalen
2 personen
3
Openings- en sluitingstijden publiceren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Online aanmeldingen openen
6
Informatie over parkeren delen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Parkeerplaatsen reserveren
10
Stroompunten controleren
2 personen
11
Toegangs- en uitgangsroutes controleren
2 personen
12
Programma op informatieborden zetten
13
Rondleidingen inplannen
2 personen
14
Activiteiten per tijdstip plannen
2 personen
15
Leveringen bevestigen
16
Weersverwachting controleren
17
Programma opnieuw communiceren
18
Definitieve bezoekerslijst maken
19
Dieetwensen doorgeven aan catering
20
Naamkaartjes en crewpassen maken
2 personen
21
Route- en parkeerborden maken
2 personen
22
Voorraad houdbare producten kopen
2 personen
23
Verse producten kopen
2 personen
24
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
26
Terras en gazon controleren
2 personen
27
Onveilige obstakels verwijderen
2 personen
28
Toiletten controleren en vullen
2 personen
29
Koelboxen vullen
2 personen
30
Partytenten opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
34
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
35
Hapjes voorbereiden
3 personen
36
Dranken koud zetten
2 personen
37
Decoratie ophangen
3 personen
38
Verlichting plaatsen
3 personen
39
Route- en informatieborden plaatsen
2 personen
40
Rondleidingspunten markeren
2 personen
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen
42
Geluidsinstallatie testen
2 personen
43
Vrijwilligers instrueren
2 personen
44
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
45
Laatste terreinronde uitvoeren
2 personen

Event

46
Bezoekers ontvangen
4 personen
47
Bezoekers registreren
3 personen
48
Parkeerplaatsen begeleiden
3 personen
49
Rondleidingen begeleiden
4 personen
50
Activiteiten begeleiden
4 personen
51
Informatie geven bij stands
3 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Buffet en tafels bijhouden
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
58
Verlichting bij schemer inschakelen
2 personen
59
Laatste rondleiding begeleiden
2 personen
60
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
61
Inloop en terrein afsluiten
3 personen

Nazorg

62
Overgebleven eten veilig opslaan
2 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Verlichting afbouwen
3 personen
65
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
66
Tafels en stoelen afruimen
4 personen
67
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
68
Keuken en buffet schoonmaken
3 personen
69
Toiletten schoonmaken
2 personen
70
Partytenten afbouwen
4 personen
71
Terrein schoon opleveren
4 personen
72
Materialen terugbrengen
3 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Servies en glaswerk afwassen
3 personen
76
Borg- en sleutelmaterialen teruggeven
77
Bedankbericht aan bezoekers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 3
Buffettafelaantal 4
Bistrotafelaantal 8
Klaptafelaantal 10
Klapstoelaantal 100
Loungebankaantal 6
Barkrukaantal 12
Ontvangstbalie
Kledingrek

Servies

Herbruikbaar bordaantal 120
Herbruikbare komaantal 60
Herbruikbaar glasaantal 150
Koffiekopaantal 80
Theeglasaantal 60
Besteksetaantal 150
Serveerschaalaantal 20
Serveerbladaantal 8
Waterkanaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparaataantal 3
Waterkokeraantal 3
Koelboxaantal 6
IJsblokjesbakaantal 6
Luidsprekeraantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelaantal 6
Stekkerdoosaantal 6
Kabelmataantal 8
Handkaraantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnaantal 12
Bloemstukaantal 10
Tafelkleedaantal 20
Stoffen servetaantal 120
Windlichtaantal 20
Krijtbordaantal 8
Bloempotaantal 12
Naamkaartjeaantal 120

Verlichting

Ledlichtsnoeraantal 8
Ledlampaantal 12
Batterijlantaarnaantal 12
Reservebatterijaantal 24

Keuken

Snijplankaantal 6
Koksmesaantal 6
Broodmesaantal 3
Opscheplepelaantal 12
Tangaantal 8
Mengkomaantal 6
Thermoskanaantal 8
Warmhoudbakaantal 4
Koelelementaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakaantal 10
Afvalscheidingsbakaantal 4
Dweilaantal 4
Emmeraantal 4
Bezemaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenaantal 12
Microvezeldoekaantal 24
Handzeepdispenseraantal 6
Toiletborstelaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg per rondleiding en activiteit een tijdstip en maximumaantal vast. Plan daarnaast 10 tot 15 minuten tussen onderdelen voor uitloop en het verplaatsen van bezoekers.
Open de aanmeldingen minimaal 3 weken vooraf en sluit ze enkele dagen voor de open dag. Gebruik de definitieve bezoekerslijst daarna voor naamkaartjes, crewpassen, catering en parkeerplaatsen.
Communiceer parkeren minstens 2 keer: bij de uitnodiging en opnieuw in de week van het evenement. Zet route- en parkeerborden klaar en controleer op de dag zelf zowel de toegangs- als uitgangsroute.
Controleer stroompunten vóór je koffiezetapparaat, waterkoker, luidspreker en microfoon indeelt. Neem verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten mee en leg kabels zo dat bezoekers er niet over struikelen.
Maak uiterlijk de dag ervoor een weersbesluit. Zet bij regen een partytent klaar en bescherm gekoelde producten in een koelbox; controleer bij warm weer extra vaak de koeling en watervoorraad.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een landgoed open dag?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma, route en openingstijden. Open de online aanmeldingen circa 3 weken voor de open dag en bevestig het definitieve programma opnieuw in de laatste week.
Hoeveel tijd plan je tussen rondleidingen op een open dag?: Plan minimaal 10 tot 15 minuten tussen twee rondleidingen. Zo is er tijd voor uitloop, het wisselen van groepen en het terugbrengen van bezoekers naar de juiste route.
Wanneer moet je dieetwensen voor een landgoed open dag doorgeven?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 dagen vooraf. Geef het definitieve overzicht daarna direct door aan de catering en controleer de aantallen opnieuw bij de laatste bezoekerslijst.
Hoe bereid je een landgoed open dag voor op regen?: Neem uiterlijk 1 dag vooraf een besluit over de buitenactiviteiten en richt een partytent in voor ontvangst of verblijf. Controleer ook of materialen, bewegwijzering en gekoelde producten droog en beschermd naar de locatie kunnen worden gebracht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.