Tag der offenen Tür auf dem Anwesen organisieren

Bei einem Tag der offenen Tür auf einem Anwesen entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem eine klare Besucherführung. Lege zuerst Datum, Öffnungszeiten und die Route fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen startest. Danach folgen Führungen, Aktivitäten, Parkplätze, Catering und die Einsatzplanung. Plane die letzten Kontrollen spätestens am Vortag ein: Wetter, Strom, Lieferungen, Beschilderung und die endgültige Besucherliste werden sonst schnell zur Engstelle.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Besucherroute festlegen
2 Personen
3
Öffnungs- und Schließzeiten veröffentlichen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Online-Anmeldungen öffnen
6
Parkinformationen teilen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Parkplätze reservieren
10
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
11
Zugangs- und Ausgangswege prüfen
2 Personen
12
Programm auf Infotafeln setzen
13
Führungen planen
2 Personen
14
Aktivitäten nach Zeitfenstern planen
2 Personen
15
Lieferungen bestätigen
16
Wettervorhersage prüfen
17
Programm erneut kommunizieren
18
Endgültige Besucherliste erstellen
19
Diätwünsche an das Catering weitergeben
20
Namensschilder und Crew-Pässe erstellen
2 Personen
21
Route- und Parkschilder erstellen
2 Personen
22
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
23
Frische Produkte kaufen
2 Personen
24
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
26
Terrasse und Rasen überprüfen
2 Personen
27
Gefährliche Hindernisse entfernen
2 Personen
28
Toiletten prüfen und auffüllen
2 Personen
29
Kühlboxen füllen
2 Personen
30
Partyzelte aufbauen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Empfangstheke einrichten
2 Personen
33
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
34
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
35
Snacks vorbereiten
3 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Dekoration aufhängen
3 Personen
38
Beleuchtung anbringen
3 Personen
39
Wege- und Hinweisschilder aufstellen
2 Personen
40
Besichtigungspunkte markieren
2 Personen
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen
42
Beschallungsanlage testen
2 Personen
43
Freiwillige einweisen
2 Personen
44
Anmeldematerial bereitlegen
2 Personen
45
Letzte Geländerunde durchführen
2 Personen

Event

46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Besucher registrieren
3 Personen
48
Parkplätze betreuen
3 Personen
49
Führungen begleiten
4 Personen
50
Aktivitäten begleiten
4 Personen
51
Informationen an den Ständen geben
3 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
3 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Buffet und Tische im Blick behalten
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
58
Beleuchtung in der Dämmerung einschalten
2 Personen
59
Letzte Führung begleiten
2 Personen
60
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
61
Einlass und Gelände absperren
3 Personen

Nachbereitung

62
Übrig gebliebenes Essen sicher lagern
2 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Beleuchtung abbauen
3 Personen
65
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
66
Tische und Stühle abräumen
4 Personen
67
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
68
Küche und Buffet reinigen
3 Personen
69
Toiletten reinigen
2 Personen
70
Partyzelte abbauen
4 Personen
71
Gelände sauber übergeben
4 Personen
72
Materialien zurückbringen
3 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Restbestand einlagern
2 Personen
75
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
76
Kaution und Schlüsselmaterialien zurückgeben
77
Dankesnachricht an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

FestzeltAnz. 3
Buffet-TischAnz. 4
BistrotischAnz. 8
KlapptischAnz. 10
KlappstuhlAnz. 100
Lounge-SofaAnz. 6
BarhockerAnz. 12
Empfangstresen
Kleiderständer

Geschirr

Wiederverwendbarer TellerAnz. 120
Wiederverwendbare SchüsselAnz. 60
Wiederverwendbares GlasAnz. 150
KaffeetasseAnz. 80
TeeglasAnz. 60
BestecksetAnz. 150
ServierplatteAnz. 20
ServiertablettAnz. 8
WasserkanneAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschineAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxAnz. 6
EiswürfelbehälterAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
SteckdosenleisteAnz. 6
KabelmatteAnz. 8
HandwagenAnz. 2

Dekoration

WimpelketteAnz. 12
BlumengesteckAnz. 10
TischdeckeAnz. 20
StoffservietteAnz. 120
WindlichtAnz. 20
KreidetafelAnz. 8
BlumentopfAnz. 12
NamensschildAnz. 120

Beleuchtung

LED-LichterketteAnz. 8
LED-LampeAnz. 12
BatterielaterneAnz. 12
ErsatzbatterieAnz. 24

Küche

SchneidebrettAnz. 6
KochmesserAnz. 6
BrotmesserAnz. 3
SchöpfkelleAnz. 12
ZangeAnz. 8
MischschüsselAnz. 6
ThermoskanneAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
KühlelementAnz. 24

Reinigung

MülleimerAnz. 10
MülltrennbehälterAnz. 4
WischmoppAnz. 4
EimerAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuhAnz. 12
MikrofasertuchAnz. 24
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürsteAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Veröffentliche Öffnungs- und Schließzeiten zusammen mit der Besucherroute und den Parkinformationen. So verteilen sich Ankünfte besser, und Gäste stehen nicht vor einem verschlossenen Zugang oder am falschen Parkplatz.
Öffne die Online-Anmeldung frühzeitig und erfasse Ernährungswünsche direkt mit. Gib die aktualisierte Liste der Diätwünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung an das Catering weiter.
Plane Führungen und Aktivitäten in festen Zeitfenstern, zum Beispiel im Abstand von 30 oder 60 Minuten. Informiere Besucher nach der Anmeldung und erneut kurz vor dem Termin, damit sich nicht alle gleichzeitig an einem Punkt sammeln.
Prüfe Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Kabelmatten vor dem Aufbau. Besonders bei Festzelt, Kaffeemaschine, Lautsprecher und Beleuchtung darf die Kabelführung nicht erst am Veranstaltungstag geklärt werden.
Erstelle am Vortag die endgültige Besucherliste, Namensschilder, Crew-Pässe sowie Route- und Parkschilder. Haltbare Lebensmittel können vorher eingekauft werden; frische Produkte und gekühlte Waren kommen möglichst erst kurz vor dem Aufbau an den Veranstaltungsort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür anmelden lassen?: Öffne die Online-Anmeldung idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Schließe sie spätestens 3 Tage vorher, damit du Besucherliste, Namensschilder, Catering und Parkplätze verbindlich planen kannst.
Wie plant man Führungen bei einem Tag der offenen Tür?: Lege feste Zeitfenster von 30 bis 60 Minuten fest und begrenze die Gruppengröße passend zur Route. Plane zusätzlich mindestens 10 Minuten zwischen zwei Führungen ein, damit die vorherige Gruppe den nächsten Bereich verlassen kann.
Wann sollte man das Catering für einen Tag der offenen Tür bestellen?: Bestätige das Catering mindestens 7 Tage vorher und übermittle die Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung. Frische und gekühlte Lebensmittel sollten erst am Veranstaltungstag oder höchstens 1 Tag vorher angeliefert werden.
Was muss man am Vortag eines Tags der offenen Tür prüfen?: Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Lieferungen, Stromanschlüsse, Zugangs- und Ausgangswege sowie die Beschilderung. Erstelle außerdem die endgültige Besucherliste und bringe Materialien, Namensschilder und Crew-Pässe rechtzeitig zum Anwesen.

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