Organiser une journée portes ouvertes du domaine

Une journée portes ouvertes du domaine se prépare d’abord comme un parcours visiteur, pas comme un simple accueil. Commencez par fixer la date, les horaires et le programme, puis définissez le chemin entre parking, accueil, visites et activités. Les inscriptions servent ensuite à dimensionner les créneaux, le stationnement et les besoins alimentaires. La dernière semaine doit être réservée aux confirmations, à la signalétique et à l’acheminement du matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
3
Publier les horaires d'ouverture et de fermeture
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir les inscriptions en ligne
6
Partager les informations de stationnement
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver des places de parking
10
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
11
Vérifier les itinéraires d'entrée et de sortie
2 personnes
12
Mettre le programme sur les panneaux d’information
13
Planifier les visites guidées
2 personnes
14
Planifier les activités par créneau horaire
2 personnes
15
Confirmer les livraisons
16
Vérifier les prévisions météo
17
Rappeler le programme
18
Établir la liste définitive des visiteurs
19
Transmettre les besoins alimentaires au traiteur
20
Créer les badges nominatifs et les passes d’équipe
2 personnes
21
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
22
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
23
Acheter des produits frais
2 personnes
24
Stocker les courses au frais
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Vérifier la terrasse et la pelouse
2 personnes
27
Retirer les obstacles dangereux
2 personnes
28
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
29
Remplir les glacières
2 personnes
30
Monter les tentes de réception
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
33
Monter le buffet traiteur
3 personnes
34
Installer le point café et thé
2 personnes
35
Préparer les en-cas
3 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Installer la décoration
3 personnes
38
Installer l’éclairage
3 personnes
39
Installer les panneaux d’itinéraire et d’information
2 personnes
40
Marquer les points de visite
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
42
Tester le système de sonorisation
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
2 personnes
44
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
45
Effectuer le dernier tour du site
2 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
48
Encadrer les places de parking
3 personnes
49
Accompagner les visites guidées
4 personnes
50
Encadrer les activités
4 personnes
51
Donner des informations aux stands
3 personnes
52
Servir le café et le thé
2 personnes
53
Servir des amuse-bouches
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Gérer le buffet et les tables
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
58
Allumer l’éclairage au crépuscule
2 personnes
59
Accompagner la dernière visite guidée
2 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
61
Fermer l'accueil et le site
3 personnes

Suivi

62
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Démonter l’éclairage
3 personnes
65
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
66
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
67
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
68
Nettoyer la cuisine et le buffet
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Démonter les tentes de réception
4 personnes
71
Rendre le terrain propre
4 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Laver la vaisselle et la verrerie
3 personnes
76
Restituer les consignes de caution et les clés
77
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Table de buffetqté 4
Table de bistrotqté 8
Table plianteqté 10
Chaise plianteqté 100
Canapé loungeqté 6
Tabouret de barqté 12
Accueil
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 120
Bol réutilisableqté 60
Verre réutilisableqté 150
Tasse à caféqté 80
Verre à théqté 60
Set de couvertsqté 150
Plat de serviceqté 20
Plateau de serviceqté 8
Carafe d’eauqté 12

Équipement

Machine à caféqté 3
Bouilloireqté 3
Glacièreqté 6
Bac à glaçonsqté 6
Haut-parleurqté 2
Microphoneqté 2
Rallonge électriqueqté 6
Multipriseqté 6
Tapis de câbleqté 8
Chariot à mainqté 2

Décoration

Guirlande de fanionsqté 12
Composition floraleqté 10
Nappeqté 20
Serviette en tissuqté 120
Photophoreqté 20
Tableau à craieqté 8
Pot de fleursqté 12
Badge nominatifqté 120

Éclairage

Guirlande lumineuse LEDqté 8
Lampe LEDqté 12
Lanterne à pilesqté 12
Batterie de secoursqté 24

Cuisine

Planche à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Couteau à painqté 3
Cuillère de serviceqté 12
Pinceqté 8
Saladierqté 6
Thermosqté 8
Bac de maintien au chaudqté 4
Accumulateur de froidqté 24

Nettoyage

Poubelleqté 10
Poubelle de triqté 4
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gant de nettoyageqté 12
Chiffon microfibreqté 24
Distributeur de savon pour les mainsqté 6
Brosse de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires d’ouverture et de fermeture avant d’envoyer les invitations. Précisez aussi la durée des visites guidées et le nombre de personnes accepté par créneau pour éviter une file dès l’accueil.
Dessinez le parcours avant de créer les panneaux : arrivée, parking, accueil, dégustation ou repas, activités, sortie. Vérifiez séparément les itinéraires d’entrée et de sortie au moins 7 jours avant l’ouverture.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir une liste définitive des visiteurs. Transmettez les besoins alimentaires au traiteur au minimum 3 jours avant, et prévoyez une solution distincte pour les produits frais et les produits longue conservation.
Réservez les places de parking et publiez les indications avec les horaires d’ouverture. Le jour J, installez l’accueil, les badges, les passes d’équipe et les panneaux avant l’arrivée du premier groupe.
Contrôlez la météo et les livraisons 48 heures avant. Acheminer les tables, chaises, tente, vaisselle réutilisable, machine à café et matériel audio la veille laisse du temps pour tester les prises, rallonges et microphones.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée portes ouvertes du domaine ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date pour fixer le programme, ouvrir les inscriptions et organiser les visites. Gardez les 7 derniers jours pour la liste finale, la signalétique, la météo et les livraisons.
Quand fermer les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement si vous prévoyez un accueil avec repas ou besoins alimentaires. Vous aurez ainsi le temps de transmettre les quantités définitives au traiteur et de répartir les visiteurs par créneau.
Combien de personnes prévoir par visite guidée ?: Définissez un nombre maximal par créneau selon la capacité des espaces et la durée de la visite. Prévoyez généralement des groupes séparés dès que l’effectif dépasse 15 à 20 personnes, afin de garder un parcours fluide.
Quand installer la signalétique et le matériel ?: Installez les panneaux de stationnement, d’itinéraire et d’information la veille, puis vérifiez-les le matin même. Le matériel électrique, le microphone et les haut-parleurs doivent être testés au moins 2 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.