Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una finca

Una jornada de puertas abiertas en una finca funciona mejor cuando el visitante sabe qué ocurrirá desde que llega hasta que se marcha. Empieza por fijar la fecha, los horarios y el recorrido, y después organiza las inscripciones, el aparcamiento y las visitas guiadas. La comida, la electricidad y la señalización suelen causar problemas si se dejan para la última semana. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y a preparar la finca para distintos grupos y horarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Definir la ruta de visitantes
2 personas
3
Publicar los horarios de apertura y cierre
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Abrir inscripciones online
6
Compartir información sobre aparcamiento
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Reservar plazas de aparcamiento
10
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
11
Comprobar rutas de acceso y salida
2 personas
12
Poner el programa en los paneles informativos
13
Programar visitas guiadas
2 personas
14
Planificar actividades por horario
2 personas
15
Confirmar entregas
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Volver a comunicar el programa
18
Elaborar la lista definitiva de asistentes
19
Comunicar las necesidades dietéticas a catering
20
Hacer tarjetas identificativas y pases de equipo
2 personas
21
Crear señales de ruta y aparcamiento
2 personas
22
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
23
Comprar productos frescos
2 personas
24
Guardar los productos refrigerados
2 personas
25
Llevar materiales al lugar
3 personas
26
Comprobar la terraza y el césped
2 personas
27
Retirar los obstáculos peligrosos
2 personas
28
Revisar y rellenar los baños
2 personas
29
Llenar las neveras portátiles
2 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar el mostrador de recepción
2 personas
33
Montar el bufé de catering
3 personas
34
Montar el punto de café y té
2 personas
35
Preparar aperitivos
3 personas
36
Enfriar las bebidas
2 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Instalar la iluminación
3 personas
39
Colocar señales de ruta e información
2 personas
40
Marcar puntos del recorrido
2 personas
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
42
Probar el sistema de sonido
2 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas
44
Preparar el material de registro
2 personas
45
Realizar la última ronda del recinto
2 personas

Evento

46
Recibir a los visitantes
4 personas
47
Registrar a los visitantes
3 personas
48
Guiar los aparcamientos
3 personas
49
Guiar visitas
4 personas
50
Coordinar actividades
4 personas
51
Dar información en los puestos
3 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Mantener el buffet y las mesas
2 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
57
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
58
Encender las luces al atardecer
2 personas
59
Guiar la última visita
2 personas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
61
Apertura y cierre del recinto
3 personas

Seguimiento

62
Guardar de forma segura la comida sobrante
2 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Desmontar la iluminación
3 personas
65
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
66
Recoger las mesas y sillas
4 personas
67
Retirar los residuos por separado
3 personas
68
Limpiar la cocina y el bufé
3 personas
69
Limpiar los baños
2 personas
70
Desmontar las carpas de fiesta
4 personas
71
Dejar el recinto limpio
4 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Guardar el stock restante
2 personas
75
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
76
Devolver el material de depósito y llaves
77
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Mesa del bufécant. 4
Mesa de bistrócant. 8
Mesa plegablecant. 10
Silla plegablecant. 100
Sofá loungecant. 6
Taburete de barcant. 12
Mostrador de recepción
Perchero

Vajilla

Plato reutilizablecant. 120
Cuenco reutilizablecant. 60
Vaso reutilizablecant. 150
Taza de cafécant. 80
Vaso de técant. 60
Juego de cubiertoscant. 150
Fuente para servircant. 20
Bandeja para servircant. 8
Jarra de aguacant. 12

Equipo

Cafeteracant. 3
Hervidor de aguacant. 3
Nevera portátilcant. 6
Balde para cubitos de hielocant. 6
Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Cable alargadorcant. 6
Regletacant. 6
Alfombra para cableadocant. 8
Carretilla de manocant. 2

Decoración

Guirnalda de banderinescant. 12
Arreglo floralcant. 10
Mantelcant. 20
Servilleta de telacant. 120
Farolcant. 20
Pizarracant. 8
Macetacant. 12
Tarjeta de nombrecant. 120

Iluminación

Guirnalda de luces LEDcant. 8
Lámpara LEDcant. 12
Farol de bateríacant. 12
Batería de repuestocant. 24

Cocina

Tabla de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Cuchillo para pancant. 3
Cuchara de servircant. 12
Pinzacant. 8
Bol para mezclarcant. 6
Termocant. 8
Bandeja de mantenimiento en calientecant. 4
Elemento refrigerantecant. 24

Limpieza

Papeleracant. 10
Contenedor de separación de residuoscant. 4
Fregonacant. 4
Cubocant. 4
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guante de limpiezacant. 12
Paño de microfibracant. 24
Dispensador de jabón de manoscant. 6
Escobilla de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Define un recorrido completo antes de publicar las invitaciones: incluye llegada, recepción, visitas, actividades, aseos, zona de comida y salida. Así podrás calcular tiempos y colocar señales donde realmente hagan falta.
Publica los horarios de apertura y cierre junto con la duración de cada visita guiada. Deja al menos 15 minutos entre grupos para evitar que se acumulen personas en la recepción o en los caminos estrechos.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes. Con esa lista definitiva podrás informar al catering, preparar identificaciones y saber cuántas plazas de aparcamiento debes reservar.
Comprueba una semana antes los puntos de electricidad, las rutas de entrada y salida y la previsión meteorológica. Una carpa, cables alargadores, regletas y protección para el cableado deben estar previstos antes de llevar el material a la finca.
Recomunica el programa 24 o 48 horas antes con la dirección, el aparcamiento, la hora de llegada recomendada y cualquier cambio por el tiempo. Es uno de los avisos que más reduce llamadas y llegadas fuera de horario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, el programa, el recorrido y las inscripciones. Reserva la última semana para confirmar proveedores, revisar accesos y cerrar la lista de asistentes.
¿Cuánto debe durar una visita guiada en una finca?: Programa normalmente entre 45 y 60 minutos por grupo, según el tamaño de la finca y el número de paradas. Añade 15 minutos entre turnos para recibir al siguiente grupo sin cruces ni esperas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes de la jornada. Ese margen permite comunicar las necesidades dietéticas al catering, preparar las acreditaciones y reservar el aparcamiento.
¿Qué hacer si llueve el día de puertas abiertas?: Define un plan alternativo al menos 3 días antes: qué actividades pasan a una zona cubierta, dónde se coloca la carpa y qué partes del recorrido se cancelan. Revisa la previsión 24 horas antes y comunica cualquier cambio antes de la llegada.

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