Zo organiseer je een kunstmarkt zonder last-minute stress

Begin een kunstmarkt niet met decoratie, maar met de datum, locatie en beschikbare ruimte. Daarna leg je vast hoeveel standhouders passen, hoe de kramen komen te staan en wie welke taak uitvoert. Benader makers vroeg, verwerk aanmeldingen centraal en geef iedereen tijdig dezelfde praktische informatie. In de laatste week controleer je het weer, betalingen, stroom, materialen en routebordjes. Zo voorkom je dat de opbouw vastloopt door ontbrekende kabels, onduidelijke standplaatsen of te weinig wisselgeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2
Plattegrond van de markt maken
2 personen
3
Standhouders benaderen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Reserveringen maken
8
Standhouderslijst vastleggen
9
Standhouders informeren
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Vrijwilligers indelen
12
Betalingswijze controleren
13
Promotieposter verspreiden
2 personen
14
Sociale media berichten plaatsen
15
Weersverwachting controleren
16
Standhouders opnieuw bevestigen
17
Boodschappenlijst controleren
18
Boodschappen doen
2 personen
19
Materialen verzamelen
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
21
Routebordjes voorbereiden
22
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
23
Koelboxen vullen
2 personen
24
Naamkaartjes sorteren

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Leveringen aannemen
2 personen
27
Marktgebied afzetten
2 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Kraamdoeken bevestigen
3 personen
30
Verlichting ophangen
3 personen
31
Stroompunten controleren
2 personen
32
Informatiebalie inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
2 personen
34
Prullenbakken plaatsen
2 personen
35
Routebordjes plaatsen
2 personen
36
Standhouders ontvangen
3 personen
37
Standplaatsen aanwijzen
2 personen
38
Naambadges uitdelen
39
Kunstwerken veilig plaatsen
4 personen
40
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Openingsteam briefen
3 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Informatiebalie bemannen
2 personen
45
Catering serveren
3 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Hapjes bijvullen
2 personen
48
Afvalbakken legen
2 personen
49
Toiletten controleren
50
Kunstwerken en stands bewaken
2 personen
51
Verlichting controleren
52
Laatste bezoekers informeren
2 personen
53
Verkoop en betalingen afsluiten
2 personen
54
Standhouders uitchecken
3 personen
55
Kunstwerken veilig inpakken
4 personen

Nazorg

56
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
57
Decoratie verwijderen
3 personen
58
Apparatuur uitschakelen
2 personen
59
Servies verzamelen
2 personen
60
Servies afwassen
2 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
64
Materialen terugbrengen
2 personen
65
Koelboxen en kratten reinigen
2 personen
66
Borg en betalingen afhandelen
67
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
68
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Marktkramenaantal 24
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Statafelsaantal 6
Kleedruimte
Kraamdoekenaantal 24
Tafelkledenaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Luidsprekersaantal 2
Microfoon

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lampenaantal 12
Batterijenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Schenk kannenaantal 8
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Tafelbordjesaantal 30
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40
Ballastgewichtenaantal 32
Kleefhaakjesaantal 50
Tafelezelsaantal 30
Presentatieblokkenaantal 24
Kunststof bakkenaantal 20

Catering

Informatiebalie
Kassa
Geldkistaantal 2
Menuhoudersaantal 4
Koffiefiltersaantal 100
Thermoskannenaantal 6
IJsblokzakkenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 4
Werkhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Opslagbakken met dekselaantal 12
Keukenweegschaal
Afwasbakkenaantal 3
Koelelementenaantal 16

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je standhouders definitief bevestigt. Reserveer per marktkraam ruimte voor bezoekers, een stoel en eventueel een kledingrek of opbergkrat; zet ook de route naar de ingang, toiletten en kleedruimte op de kaart.
Bevestig standhouders opnieuw in de laatste week en stuur per persoon de standplaats, aankomsttijd, laad- en losafspraken en betalingswijze. Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit als je koffie, drinken of eten verzorgt.
Regel stroom en verlichting niet pas op de opbouwdag. Tel per zone de stekkerdozen, verlengkabels, LED-lampen en batterijen en controleer vooraf of betaalterminals kunnen werken op de geplande verbinding.
Maak de vrijwilligersindeling in blokken van 2 tot 3 uur. Plan minimaal één aanspreekpunt voor de opbouw, één persoon bij de ingang en iemand die tijdens de markt vragen van standhouders en bezoekers opvangt.
Doe de laatste materiaalcontrole 2 dagen voor de kunstmarkt. Leg naambadges, naamkaartjes, tafelbordjes, routebordjes, kassa en wisselgeld apart klaar; vul koelboxen en verzamel koffiezetapparaten, waterkokers en servies pas nadat de aantallen zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Plan de promotie uiterlijk 4 weken voor de markt en bevestig alle deelnemers opnieuw in de laatste week.
Hoeveel ruimte heb je nodig per standhouder op een kunstmarkt?: Reken niet alleen de maat van een marktkraam, maar ook op loopruimte voor bezoekers en ruimte voor een stoel, kledingrek of krat. Houd praktisch minimaal 2 meter diepte per standhouder aan en maak de definitieve indeling op schaal.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een kunstmarkt?: Plan minimaal 1 coördinator, 1 persoon bij de ingang en 1 aanspreekpunt voor standhouders per 30 tot 40 deelnemers. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat dezelfde mensen niet de hele dag verantwoordelijk blijven.
Wanneer moet je het weer controleren voor een kunstmarkt buiten?: Controleer de weersverwachting 7 dagen vooraf en opnieuw 48 uur voor de start. Neem bij kans op regen of wind tijdig een besluit over partytenten, kraamdoeken, verlichting en het beschermen van kunstwerken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.