Organiser un marché de l’art, étape par étape
Un marché de l’art se prépare d’abord autour de la date, du lieu et du nombre d’exposants. Commencez par dessiner le plan des stands avant de confirmer les inscriptions : cela permet de vérifier les circulations, les besoins électriques et les espaces de repos. Prévoyez ensuite la communication, les bénévoles et les paiements, puis rassemblez le matériel au moins la veille. Les oublis les plus fréquents concernent la monnaie, les rallonges, les badges et la météo.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
- 2
Créer le plan du marché
2 personnes
- 3
Contacter les exposants
2 personnes
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Faire les réservations
- 8
Établir la liste des exposants
- 9
Informer les exposants
- 10
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 11
Répartir les bénévoles
- 12
Vérifier le mode de paiement
- 13
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
- 14
Publier des messages sur les réseaux sociaux
- 15
Vérifier les prévisions météo
- 16
Relancer les exposants
- 17
Vérifier la liste des courses
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Rassembler le matériel
2 personnes
- 20
Préparer les badges nominatifs
- 21
Préparer les panneaux d’itinéraire
- 22
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 23
Remplir les glacières
2 personnes
- 24
Trier les badges nominatifs
Événement
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Recevoir les livraisons
2 personnes
- 27
Balisage de la zone du marché
2 personnes
- 28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 29
Fixer les tentures de stand
3 personnes
- 30
Installer l'éclairage
3 personnes
- 31
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 33
Installer la table traiteur
2 personnes
- 34
Installer les poubelles
2 personnes
- 35
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
- 36
Accueillir les exposants
3 personnes
- 37
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 38
Distribuer les badges nominatifs
- 39
Installer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
- 40
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 41
Préparer les en-cas
3 personnes
- 42
Briefer l’équipe d’ouverture
3 personnes
- 43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 44
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
- 45
Servir le service traiteur
3 personnes
- 46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 47
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 48
Vider les poubelles
2 personnes
- 49
Vérifier les toilettes
- 50
Surveiller les œuvres et les stands
2 personnes
- 51
Vérifier l'éclairage
- 52
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 53
Clôturer les ventes et les paiements
2 personnes
- 54
Faire le check-out des exposants
3 personnes
- 55
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
4 personnes
Suivi
- 56
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 57
Retirer la décoration
3 personnes
- 58
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 59
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 60
Faire la vaisselle
2 personnes
- 61
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
- 62
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 63
Rassembler les objets trouvés
- 64
Rapporter le matériel
2 personnes
- 65
Nettoyer les glacières et les caisses
2 personnes
- 66
Gérer la caution et les paiements
- 67
Rendre les objets trouvés
- 68
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 8
- Stands de marchéqté 24
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 36
- Tables hautesqté 6
- Loge
- Draps de standqté 24
- Nappesqté 8
- Portants à vêtementsqté 4
- Caisses de rangementqté 12
Équipement
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Pilesqté 24
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Pichets de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Pancartes de tableqté 30
- Badges nominatifsqté 40
- Porte-badgesqté 40
- Poids de ballastqté 32
- Crochets adhésifsqté 50
- Présentoirs de tableqté 30
- Blocs de présentationqté 24
- Bacs en plastiqueqté 20
Catering
- Bureau d’information
- Caisse
- Caisseqté 2
- Porte-menusqté 4
- Filtres à caféqté 100
- Thermosqté 6
- Sacs à glaçonsqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Supports de sacs poubelleqté 10
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balais à mainqté 4
- Gants de travailqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Pompes désinfectantesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 8
- Bacs de stockage avec couvercleqté 12
- Balance de cuisine
- Bacs à vaisselleqté 3
- Pains de glaceqté 16
Courses
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le lieu avant de contacter les artistes, puis fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le marché. Vous saurez ainsi combien de stands, tables et chaises prévoir.
- Dessinez le plan du marché dès que les premiers exposants sont confirmés. Réservez les emplacements nécessitant une prise pour les terminaux de paiement, les machines à café ou l’éclairage, et gardez des passages suffisamment larges.
- Demandez les besoins alimentaires et techniques dans le formulaire d’inscription. Relancez les exposants qui n’ont pas répondu 7 jours avant l’événement afin d’éviter les changements de dernière minute.
- Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis : installation, accueil, caisse, orientation et fermeture. Préparez les badges nominatifs et les panneaux d’itinéraire la veille, pas à l’ouverture du lieu.
- Vérifiez la météo 48 heures avant, notamment si les tentes de réception sont nécessaires. Préparez séparément la caisse, la monnaie, les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises et les piles pour pouvoir les contrôler rapidement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les inscriptions et la liste des exposants devraient être finalisées environ 3 semaines avant, puis le matériel et les bénévoles confirmés au plus tard 7 jours avant.
- Quand contacter les exposants pour un marché de l’art ?
- Contactez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, soit généralement 6 à 8 semaines avant le marché. Envoyez une relance 7 jours avant pour vérifier leur présence, leurs besoins et leur heure d’arrivée.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et l’orientation, 1 personne pour la caisse ou les paiements, et 2 à 4 personnes pour l’installation et le rangement. Pour un marché plus grand, répartissez-les par créneaux de 2 à 3 heures.
- Quand préparer le matériel du marché de l’art ?
- Rassemblez les tables, stands, chaises, tentes, rallonges, éclairages et éléments de signalétique la veille. Contrôlez la caisse, la monnaie, les terminaux de paiement, les badges et les piles avant l’ouverture du lieu.
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