Cómo organizar un mercado de arte sin perder el control
Un mercado de arte necesita más que una lista de expositores y varias mesas. Primero se fija la fecha y el espacio; después se confirma quién participa, cómo se distribuirán los puestos y qué necesita cada artista. Las inscripciones, los pagos y los voluntarios deben quedar cerrados antes de anunciar el programa. Este plan te ayuda a llegar al día del mercado con el montaje, la señalización, la atención al público y los imprevistos previstos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Crear un plano del mercado
2 personas
- 3
Contactar con los expositores
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Recoger preferencias dietéticas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Hacer reservas
- 8
Fijar la lista de expositores
- 9
Informar a los responsables de los stands
- 10
Reclutar voluntarios
2 personas
- 11
Asignar voluntarios
- 12
Comprobar el método de pago
- 13
Distribuir el cartel promocional
2 personas
- 14
Publicar publicaciones en redes sociales
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Volver a confirmar a los expositores
- 17
Comprobar la lista de la compra
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Reunir los materiales
2 personas
- 20
Preparar acreditaciones
- 21
Preparar los carteles de ruta
- 22
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
- 23
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 24
Clasificar las tarjetas con nombres
Evento
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Recibir las entregas
2 personas
- 27
Delimitar la zona del mercado
2 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Fijar los paños del puesto
3 personas
- 30
Colgar la iluminación
3 personas
- 31
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 32
Montar el mostrador de información
2 personas
- 33
Montar la mesa de catering
2 personas
- 34
Colocar papeleras
2 personas
- 35
Colocar señales de ruta
2 personas
- 36
Recibir a los expositores
3 personas
- 37
Asignar espacios de stand
2 personas
- 38
Repartir acreditaciones
- 39
Colocar las obras de forma segura
4 personas
- 40
Preparar café y té
2 personas
- 41
Preparar aperitivos
3 personas
- 42
Informar al equipo de apertura
3 personas
- 43
Recibir a los visitantes
4 personas
- 44
Atender el mostrador de información
2 personas
- 45
Servir el catering
3 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Reponer aperitivos
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Vigilar las obras de arte y los stands
2 personas
- 51
Comprobar la iluminación
- 52
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 53
Cerrar ventas y pagos
2 personas
- 54
Registrar la salida de los expositores
3 personas
- 55
Empaquetar las obras de arte con seguridad
4 personas
Seguimiento
- 56
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 57
Retirar la decoración
3 personas
- 58
Apagar el equipo
2 personas
- 59
Recoger la vajilla
2 personas
- 60
Lavar la vajilla
2 personas
- 61
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 62
Limpiar el lugar
4 personas
- 63
Recoger objetos perdidos
- 64
Devolver los materiales
2 personas
- 65
Limpiar neveras portátiles y cajas
2 personas
- 66
Gestionar la fianza y los pagos
- 67
Devolver los objetos perdidos
- 68
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 8
- Puestos de mercadocant. 24
- Mesascant. 8
- Sillascant. 36
- Mesas altascant. 6
- Vestuario
- Manteles para puestoscant. 24
- Mantelescant. 8
- Percheroscant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Terminales de pagocant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Altavocescant. 2
- Micrófono
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Bateríascant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Jarras para servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Carteles de mesacant. 30
- Credencialescant. 40
- Portabadgescant. 40
- Pesos de lastrecant. 32
- Ganchos adhesivoscant. 50
- Caballetes de mesacant. 30
- Bloques de presentacióncant. 24
- Bandejas de plásticocant. 20
Catering
- Punto de información
- Caja registradora
- Caja registradoracant. 2
- Portamenúscant. 4
- Filtros de cafécant. 100
- Termoscant. 6
- Bolsas para cubitos de hielocant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Soportes para bolsas de basuracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Guantes de trabajocant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de desinfectantecant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 8
- Cajas de almacenamiento con tapacant. 12
- Balanza de cocina
- Fregaderoscant. 3
- Acumuladores de fríocant. 16
Compras
- Compras
Consejos
- Empieza por el plano del mercado, no por la decoración. Define la ubicación de cada puesto, las rutas de paso, la entrada, la zona de cobro y los puntos donde harán falta cables, iluminación o altavoces.
- Cierra la lista de expositores con antelación y vuelve a confirmarla cerca de la fecha. Pide también las preferencias dietéticas y cualquier necesidad de mesa, silla, perchero o espacio de almacenamiento para evitar cambios durante el montaje.
- Asigna voluntarios a funciones concretas y trabaja con turnos horarios. Necesitarás cubrir como mínimo la apertura del recinto, la orientación de los visitantes, la ayuda a los puestos y el cierre, no solo la recepción.
- Prueba los terminales de pago, prepara la caja registradora con cambio y revisa los cables alargadores y las regletas antes de abrir. Un fallo de corriente o de conexión el primer día retrasa las ventas y suele descubrirse demasiado tarde.
- Prepara por separado las acreditaciones, las tarjetas con nombres y los carteles de ruta. Comprueba el pronóstico del tiempo antes de montar las carpas y deja las neveras portátiles, bebidas y materiales reunidos para no depender de compras de última hora.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de arte?
- Empieza al menos 6 a 8 semanas antes. Así tendrás tiempo para confirmar la ubicación, contactar con expositores, gestionar inscripciones, publicar las invitaciones y reclutar voluntarios.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los expositores?
- Haz una primera confirmación al cerrar las inscripciones y una segunda entre 3 y 7 días antes del mercado. En ese último contacto verifica asistencia, horario de llegada, necesidades del puesto y método de pago.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado de arte?
- Calcula 1 voluntario por cada 10 a 15 puestos durante la apertura y añade al menos 2 personas para montaje y cierre. Si el recinto tiene varias entradas o zonas, asigna una persona responsable a cada área.
- ¿Cuándo se prepara el montaje del mercado?
- Reúne materiales, carteles, acreditaciones y equipos el día anterior. Abre la ubicación con al menos 2 horas de margen para colocar puestos, mesas, sillas, iluminación, señalización y probar los pagos antes de recibir al público.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!