So organisierst du einen Kunstmarkt

Ein Kunstmarkt steht und fällt mit einem klaren Standplan, verbindlichen Zusagen und einem Aufbau, der nicht erst am Veranstaltungstag beginnt. Lege zuerst Datum und Ort fest, bevor du Aussteller ansprichst. Danach bearbeitest du Anmeldungen, planst Flächen und Wege und teilst Helfer für Einlass, Kasse und Abbau ein. Besonders oft fehlen Wechselgeld, Verlängerungskabel, Beschilderung oder ein Plan für schlechtes Wetter.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Marktplan erstellen
2 Personen
3
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Reservierungen vornehmen
8
Liste der Standbetreiber festlegen
9
Standbetreiber informieren
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
12
Zahlungsweise prüfen
13
Werbeplakat verteilen
2 Personen
14
Beiträge in sozialen Medien veröffentlichen
15
Wettervorhersage prüfen
16
Standhalter erneut befestigen
17
Einkaufsliste prüfen
18
Einkaufen gehen
2 Personen
19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
21
Wegweiser vorbereiten
22
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
23
Kühlboxen füllen
2 Personen
24
Namenskarten sortieren

Event

25
Location öffnen
2 Personen
26
Lieferungen annehmen
2 Personen
27
Marktgelände absperren
2 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Standtücher befestigen
3 Personen
30
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
31
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
32
Informationsstand einrichten
2 Personen
33
Cateringtisch einrichten
2 Personen
34
Mülleimer aufstellen
2 Personen
35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
36
Aussteller empfangen
3 Personen
37
Standplätze zuweisen
2 Personen
38
Namensschilder verteilen
39
Kunstwerke sicher platzieren
4 Personen
40
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Eröffnungsteam einweisen
3 Personen
43
Besucher empfangen
4 Personen
44
Infostand besetzen
2 Personen
45
Catering ausgeben
3 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Snacks nachfüllen
2 Personen
48
Mülleimer leeren
2 Personen
49
Toiletten kontrollieren
50
Kunstwerke und Stände bewachen
2 Personen
51
Beleuchtung kontrollieren
52
Letzte Besucher informieren
2 Personen
53
Verkauf und Zahlungen abschließen
2 Personen
54
Standbetreiber auschecken
3 Personen
55
Kunstwerke sicher verpacken
4 Personen

Nachbereitung

56
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
57
Dekoration entfernen
3 Personen
58
Geräte ausschalten
2 Personen
59
Geschirr sammeln
2 Personen
60
Geschirr abwaschen
2 Personen
61
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Fundsachen sammeln
64
Materialien zurückbringen
2 Personen
65
Kühlboxen und Kisten reinigen
2 Personen
66
Kaution und Zahlungen abwickeln
67
Fundsachen zurückbringen
68
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 24
TischeAnz. 8
StühleAnz. 36
StehtischeAnz. 6
Umkleideraum
StandtücherAnz. 24
TischdeckenAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterienAnz. 24

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
AusgießkannenAnz. 8
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
TischschilderAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
BadgehalterAnz. 40
BallastgewichteAnz. 32
KlebehakenAnz. 50
TischaufstellerAnz. 30
PräsentationsblöckeAnz. 24
KunststoffbehälterAnz. 20

Catering

Informationsstand
Kasse
GeldkassetteAnz. 2
MenükartenhalterAnz. 4
KaffeefilterAnz. 100
ThermoskannenAnz. 6
EiswürfelbeutelAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
MüllbeutelhalterAnz. 10
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4
DesinfektionsspenderAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
Aufbewahrungsboxen mit DeckelAnz. 12
Küchenwaage
SpülbeckenAnz. 3
KühlelementeAnz. 16

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort, bevor du Einladungen verschickst. Für jeden Stand solltest du ungefähr 2 bis 3 Meter Fläche einplanen und im Marktplan zusätzlich breite Wege für Besucher vorsehen.
Hole die Zusagen der Standbetreiber frühzeitig ein und setze eine feste Anmeldefrist, etwa 4 Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und besondere Anforderungen an Strom oder Mobiliar.
Teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher in Schichten ein. Plane mindestens eine Person für die Kasse, eine für Fragen der Aussteller und zusätzliche Unterstützung für Aufbau und Abbau ein.
Bereite Namensschilder, Wegweiser und Tischschilder am Vortag vor. Kasse, Wechselgeld, Kartenterminals und Verlängerungskabel werden sonst häufig erst beim Öffnen der Location vermisst.
Prüfe die Wettervorhersage 2 bis 3 Tage vorher und sichere Partyzelte sowie Marktstände. Fülle Kühlboxen erst kurz vor Beginn und kontrolliere Beleuchtung, Lautsprecher und Mikrofon nach dem Aufbau.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kunstmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Suche nach Standbetreibern. Die endgültige Liste der Aussteller sollte etwa 4 Wochen vor dem Markt feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für einen Kunstmarkt?: Für einen kleinen Kunstmarkt mit bis zu 20 Ständen solltest du mindestens 4 Helfer einteilen: zwei für Aufbau und Abbau, eine Person für die Kasse und eine für Ausstellerfragen. Bei größeren Märkten kommt pro 10 weitere Stände ungefähr eine zusätzliche Person hinzu.
Was muss man bei einem Kunstmarkt für schlechtes Wetter vorbereiten?: Plane Partyzelte oder andere überdachte Bereiche und sichere sie vor dem Öffnen. Prüfe die Wettervorhersage 2 bis 3 Tage vorher und lege fest, wer Stände, Tische und Beschilderung bei Wind erneut befestigt.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Kunstmarkt?: Lege pro Verkaufsstand eine kleine Wechselgeldreserve fest und kläre mindestens 7 Tage vorher, ob bar, per Kartenterminal oder beides bezahlt wird. Für die zentrale Kasse solltest du zusätzlich genügend kleine Scheine und Münzen für die ersten 2 bis 3 Stunden bereithalten.

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