Zo organiseer je een kunstacademie open dag

Begin met de datum, het programma en de beschikbare ruimtes. Deel daarna de open dag op in bezoekersstromen: ontvangst, rondleidingen, workshops, demonstraties en exposities. Reserveer docenten en workshopbegeleiders vroeg, want zij bepalen hoeveel bezoekers je tegelijk kunt ontvangen. Regel vervolgens inschrijvingen, bezoekersinformatie, materialen, catering en techniek. Plan in de laatste week een volledige controle van de plattegrond, kunstwerken, labels, presentaties en bewegwijzering.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Open dagdatum bevestigen
2
Programma en tijden vastleggen
2 personen
3
Ruimtes voor activiteiten reserveren
4
Docenten voor rondleidingen reserveren
5
Workshopbegeleiders vastleggen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Open dag online publiceren
9
Aanmeldformulier openen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Workshopinschrijvingen bevestigen
13
Bezoekersinformatie mailen
14
Plattegrond en bewegwijzering maken
15
Exposantenlijst verzamelen
16
Kunstwerken en labels inventariseren
2 personen
17
Presentaties en demonstraties plannen
2 personen
18
Catering bestellen
19
Workshopmaterialen inkopen
2 personen
20
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
21
Infomappen samenstellen
3 personen
22
Routeborden afdrukken
23
Techniek en presentaties testen
2 personen
24
Kunstwerken verpakken en vervoeren
3 personen
25
Boodschappen ophalen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Tent en entree opbouwen
4 personen
28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
29
Expositieruimtes inrichten
5 personen
30
Kunstwerken ophangen
4 personen
31
Werktafels voor workshops klaarzetten
3 personen
32
Workshopmaterialen verdelen
3 personen
33
Infobalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
35
Naamkaartjes en programmaboekjes klaarleggen
2 personen
36
Versiering ophangen
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Deelnemers en medewerkers briefen
2 personen

Event

39
Registratiebalie bemannen
2 personen
40
Bezoekers verwelkomen
2 personen
41
Rondleidingen geven
3 personen
42
Opleidingsinformatie verstrekken
2 personen
43
Workshops begeleiden
4 personen
44
Kunstenaarsdemonstraties verzorgen
3 personen
45
Portfolio’s bespreken
3 personen
46
Presentaties verzorgen
2 personen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Servies verzamelen
2 personen
51
Workshoptafels tussentijds schoonmaken
2 personen
52
Expositieruimtes controleren
2 personen
53
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

54
Kunstwerken veilig verzamelen
4 personen
55
Kunstwerken retourneren
3 personen
56
Workshopmaterialen sorteren
2 personen
57
Apparatuur uitschakelen en opbergen
2 personen
58
Meubilair afbreken
4 personen
59
Tent afbreken en opbergen
4 personen
60
Decoratie verwijderen
2 personen
61
Servies afwassen
3 personen
62
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
63
Locatie schoonmaken
4 personen
64
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
65
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebalieaantal 2
Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 8
Werktafelsaantal 10
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 3
Partytentaantal 2
Presentatiepanelenaantal 18
Expositiesokkelsaantal 12

Apparatuur

Laptopsaantal 4
Projectorenaantal 2
Projectieschermenaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
USB-sticksaantal 4
Papierversnipperaar

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Scharenaantal 12
Snijplankenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Theelepelsaantal 80
Schenkkanenaantal 8
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Postersaantal 20
Tafelkleedjesaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Fotolijstenaantal 20
Wasknijpersaantal 100

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Microvezeldoekenaantal 30
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma minimaal 8 weken vooraf vast. Noteer per onderdeel de starttijd, duur, ruimte en maximale groepsgrootte; zo voorkom je dat rondleidingen en workshops elkaar overlappen.
Open het aanmeldformulier zodra de datum, tijden en workshops bekend zijn. Bevestig workshopinschrijvingen uiterlijk 7 dagen vooraf en vraag dieetwensen meteen mee uit.
Maak één plattegrond waarop informatiebalie, workshops, exposities, toiletten en nooduitgangen staan. Druk routeborden en labels uiterlijk 2 dagen vooraf af en controleer ze op locatie.
Test projectoren, laptops, speakers en microfoons minimaal 48 uur vooraf in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Leg verlengsnoeren, stekkerdozen en USB-sticks per presentatie klaar, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.
Tel catering, bekers, kopjes, borden en bestek op basis van het verwachte bezoekersaantal plus ongeveer 10 procent reserve. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koelboxen vooraf op een vaste plek en wijs één persoon aan voor bijvullen en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een kunstacademie open dag organiseren?: Start ongeveer 8 tot 12 weken vooraf met de datum, ruimtes, het programma en de begeleiders. Reserveer catering en bestel workshopmaterialen uiterlijk 3 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor bevestigingen en controles.
Hoe deel je een kunstacademie open dag in?: Werk met een vaste ontvangst bij de informatiebalie, gevolgd door rondleidingen, workshops, demonstraties en vrije expositieruimte. Plan rondleidingen bijvoorbeeld elk uur en houd per workshop een aparte groepsgrootte aan, zodat bezoekers niet door elkaar lopen.
Wanneer moet je bezoekersinformatie voor een open dag versturen?: Stuur de praktische e-mail 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, route, plattegrond, workshopinschrijving, parkeerinformatie en wat bezoekers kunnen verwachten.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een open dag?: Test alle presentaties en apparatuur 48 uur vooraf en nogmaals 30 minuten voor opening. Controleer per ruimte de stroomaansluiting, verlengsnoeren, stekkerdozen, microfoons en reservekopieën op USB-sticks.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.