Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en una academia de arte
Una jornada de puertas abiertas de una academia de arte necesita dos recorridos bien coordinados: el de los visitantes y el de las obras, talleres y demostraciones. Empieza fijando la fecha, el programa y las salas; después abre las inscripciones y asigna responsables. En las semanas previas tendrás que confirmar profesores, monitores, catering, materiales y necesidades dietéticas. El día anterior, prueba la técnica, prepara la señalización y deja listas las obras, etiquetas y carpetas informativas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar la fecha de la jornada de puertas abiertas
- 2
Definir el programa y los horarios
2 personas
- 3
Reservar salas para actividades
- 4
Reservar profesores para las visitas guiadas
- 5
Asignar monitores del taller
- 6
Diseñar invitaciones
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar la jornada de puertas abiertas en línea
- 9
Abrir el formulario de inscripción
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Confirmar inscripciones al taller
- 13
Enviar por correo la información para visitantes
- 14
Hacer el mapa y la señalización
- 15
Recopilar lista de expositores
- 16
Inventariar las obras de arte y las etiquetas
2 personas
- 17
Planificar presentaciones y demostraciones
2 personas
- 18
Pedir el catering
- 19
Comprar materiales para el taller
2 personas
- 20
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 21
Preparar carpetas informativas
3 personas
- 22
Imprimir señales de ruta
- 23
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
- 24
Embalar y transportar las obras de arte
3 personas
- 25
Recoger la compra
2 personas
- 26
Enfriar las bebidas
2 personas
- 27
Montar la carpa y la entrada
4 personas
- 28
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 29
Montar las salas de exposición
5 personas
- 30
Colgar obras de arte
4 personas
- 31
Preparar las mesas de trabajo para los talleres
3 personas
- 32
Repartir los materiales del taller
3 personas
- 33
Montar el mostrador de información
2 personas
- 34
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 35
Dejar preparados los tarjetas de nombre y los programas
2 personas
- 36
Colgar la decoración
2 personas
- 37
Colocar la señalización
2 personas
- 38
Informar a los participantes y al personal
2 personas
Evento
- 39
Atender la mesa de registro
2 personas
- 40
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 41
Dar visitas guiadas
3 personas
- 42
Facilitar información sobre la formación
2 personas
- 43
Guiar talleres
4 personas
- 44
Coordinar las demostraciones de los artistas
3 personas
- 45
Comentar los porfolios
3 personas
- 46
Realizar presentaciones
2 personas
- 47
Servir café y té
2 personas
- 48
Servir aperitivos
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Recoger la vajilla
2 personas
- 51
Limpiar las mesas del taller entre sesiones
2 personas
- 52
Comprobar las salas de exposición
2 personas
- 53
Despedir a los últimos visitantes
2 personas
Seguimiento
- 54
Recoger las obras de arte de forma segura
4 personas
- 55
Devolver las obras de arte
3 personas
- 56
Clasificar materiales del taller
2 personas
- 57
Apagar y guardar el equipo
2 personas
- 58
Desmontar el mobiliario
4 personas
- 59
Desmontar y guardar la tienda
4 personas
- 60
Retirar la decoración
2 personas
- 61
Lavar la vajilla
3 personas
- 62
Recoger y retirar la basura
3 personas
- 63
Limpiar el lugar
4 personas
- 64
Limpiar las neveras portátiles y los materiales
2 personas
- 65
Devolver el material alquilado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Punto de informacióncant. 2
- Mesascant. 14
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de trabajocant. 10
- Papeleracant. 8
- Percheroscant. 3
- Carpa plegablecant. 2
- Paneles de presentacióncant. 18
- Pedestales de exposicióncant. 12
Equipo
- Portátilescant. 4
- Proyectorescant. 2
- Pantallas de proyeccióncant. 2
- Altavocescant. 2
- Micrófonoscant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Memorias USBcant. 4
- Destructora de papel
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de servircant. 12
- Tijerascant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharillascant. 80
- Jarrascant. 8
- Bandejascant. 8
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Cartelescant. 20
- Manteles individualescant. 14
- Tarjetas de nombrecant. 120
- Marcos de fotoscant. 20
- Pinzas de la ropacant. 100
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Paños de microfibracant. 30
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Define primero un horario con franjas concretas para visitas guiadas, talleres y demostraciones. Deja al menos 15 minutos entre actividades para los cambios de sala y evita que todos los grupos lleguen al mismo punto.
- Abre el formulario de inscripción con varias semanas de antelación y pregunta desde el principio por preferencias dietéticas. Confirma por correo la plaza del taller y envía horarios, acceso, mapa y recomendaciones antes de la jornada.
- Asigna un responsable para cada recorrido, taller y presentación. Los profesores pueden guiar las visitas, mientras los monitores supervisan las mesas de trabajo y controlan el material de cada grupo.
- No dejes el montaje de la exposición para la última hora: inventaría las obras, prepara las etiquetas y embálalas para el transporte con antelación. Comprueba también que los pedestales, paneles y zonas de paso no bloqueen las rutas.
- Haz una prueba técnica completa el día anterior con portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, cables y regletas. Prepara también el punto de información, las tarjetas de nombre, la señalización y una zona clara para el catering y los residuos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de una academia de arte?
- Empieza la planificación al menos 6 semanas antes. Reserva las salas y confirma profesores, monitores y proveedores al principio; deja las pruebas técnicas y el montaje final para los últimos 1 o 2 días.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una jornada de puertas abiertas?
- Abre el formulario entre 3 y 4 semanas antes, sobre todo si hay talleres con plazas limitadas. Envía una confirmación al cerrar cada inscripción y un correo con toda la información aproximadamente 5 días antes.
- ¿Cómo organizo los talleres durante una jornada de puertas abiertas?
- Asigna una sala, un monitor y un número máximo de participantes a cada taller. Reserva al menos 15 minutos entre turnos y prepara los materiales antes de que llegue el primer grupo para no perder tiempo en la recepción.
- ¿Qué debo comprobar el día anterior a una jornada de puertas abiertas?
- Revisa durante una prueba completa la presentación, el sonido, los proyectores y todas las conexiones eléctricas. También deben estar listas la señalización, las etiquetas de las obras, las carpetas informativas, las tarjetas de nombre y el catering encargado.
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