Tag der offenen Tür einer Kunstakademie organisieren
Bei einem Tag der offenen Tür an einer Kunstakademie müssen Besucher gleichzeitig Orientierung, Einblicke in die Arbeit und konkrete Gesprächsmöglichkeiten bekommen. Beginne deshalb mit Programm und Zeiten, reserviere danach Räume und verantwortliche Personen und öffne erst dann die Anmeldung. In den letzten Tagen entscheidet sich, ob Führungen, Workshops, Präsentationen und Technik wirklich ineinandergreifen. Besonders oft fehlen klare Wegweiser, bestätigte Workshopplätze und getestete Präsentationen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Tag der offenen Tür bestätigen
- 2
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
- 3
Räume für Aktivitäten reservieren
- 4
Lehrkräfte für Führungen reservieren
- 5
Workshopleiter festlegen
- 6
Einladungen gestalten
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Tag der offenen Tür online veröffentlichen
- 9
Anmeldeformular öffnen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Workshop-Anmeldungen bestätigen
- 13
Besucherinformationen per E-Mail versenden
- 14
Lageplan und Beschilderung erstellen
- 15
Ausstellerliste zusammenstellen
- 16
Kunstwerke und Beschriftungen inventarisieren
2 Personen
- 17
Präsentationen und Vorführungen planen
2 Personen
- 18
Catering bestellen
- 19
Workshopmaterialien beschaffen
2 Personen
- 20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 21
Infomappen zusammenstellen
3 Personen
- 22
Wegweiser ausdrucken
- 23
Technik und Präsentationen testen
2 Personen
- 24
Kunstwerke verpacken und transportieren
3 Personen
- 25
Einkäufe abholen
2 Personen
- 26
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 27
Zelt und Eingang aufbauen
4 Personen
- 28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Ausstellungsräume einrichten
5 Personen
- 30
Kunstwerke aufhängen
4 Personen
- 31
Werkbänke für Workshops aufstellen
3 Personen
- 32
Workshopmaterialien verteilen
3 Personen
- 33
Infostand einrichten
2 Personen
- 34
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 35
Namensschilder und Programmhefte bereitlegen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 38
Teilnehmer und Mitarbeiter briefen
2 Personen
Event
- 39
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
- 40
Besucher begrüßen
2 Personen
- 41
Führungen geben
3 Personen
- 42
Schulungsinformationen bereitstellen
2 Personen
- 43
Workshops betreuen
4 Personen
- 44
Künstlerdemos durchführen
3 Personen
- 45
Portfolios besprechen
3 Personen
- 46
Präsentationen halten
2 Personen
- 47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 48
Snacks servieren
2 Personen
- 49
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Geschirr sammeln
2 Personen
- 51
Workshop-Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
- 52
Ausstellungsräume kontrollieren
2 Personen
- 53
Die letzten Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 54
Kunstwerke sicher einsammeln
4 Personen
- 55
Kunstwerke zurückgeben
3 Personen
- 56
Workshopmaterialien sortieren
2 Personen
- 57
Geräte ausschalten und verstauen
2 Personen
- 58
Möbel abbauen
4 Personen
- 59
Zelt abbauen und verstauen
4 Personen
- 60
Dekoration entfernen
2 Personen
- 61
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 62
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
- 63
Location reinigen
4 Personen
- 64
Kühlboxen und Material reinigen
2 Personen
- 65
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationsstandAnz. 2
- TischeAnz. 14
- StühleAnz. 80
- BarhockerAnz. 8
- ArbeitstischeAnz. 10
- AbfallbehälterAnz. 8
- KleiderständerAnz. 3
- FestzeltAnz. 2
- PräsentationspaneeleAnz. 18
- AusstellungssockelAnz. 12
Ausstattung
- LaptopsAnz. 4
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- USB-SticksAnz. 4
- Aktenvernichter
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 12
- ScherenAnz. 12
- SchneidebretterAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- TeelöffelAnz. 80
- KaraffenAnz. 8
- TablettsAnz. 8
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- PosterAnz. 20
- TischdeckenAnz. 14
- NamensschilderAnz. 120
- BilderrahmenAnz. 20
- WäscheklammernAnz. 100
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 30
- HandschuheAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Programm zuerst als Zeitraster fest: Plane Führungen und Vorführungen mit festen Startzeiten und reserviere Räume, Lehrkräfte sowie Workshopleiter mindestens 4 Wochen vorher.
- Öffne die Anmeldung erst, wenn Workshopplätze, Ernährungswünsche und die wichtigsten Besucherinformationen geklärt sind. Verschicke Bestätigungen spätestens 7 Tage vor dem Termin.
- Bereite die Orientierung auf dem Gelände doppelt vor: Erstelle einen Lageplan und drucke Wegweiser für Eingang, Informationsstand, Workshops und Ausstellungen mindestens 3 Tage vorher aus.
- Teste jede Präsentation mit dem vorgesehenen Laptop, Projektor, Lautsprecher und Mikrofon. Das sollte spätestens am Vortag geschehen, inklusive Verlängerungskabeln und USB-Sticks.
- Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Kunstwerke, Beschriftungen und Präsentationsflächen zuerst sichern, anschließend Infomappen und Namensschilder auslegen und Catering sowie Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn bereitstellen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür an einer Kunstakademie planen?
- Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Programm und Raumreservierungen. Einladungen und die Online-Anmeldung sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin bereitstehen.
- Wann sollte man die Workshops für den Tag der offenen Tür bestätigen?
- Bestätige Workshopplätze möglichst 7 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt Zeit, Absagen nachzubesetzen und den Teilnehmenden Uhrzeit, Raum und benötigte Informationen zu schicken.
- Was muss man am Vortag eines Tags der offenen Tür testen?
- Teste am Vortag alle Präsentationen, Projektoren, Lautsprecher, Mikrofone und Verlängerungskabel in den vorgesehenen Räumen. Kontrolliere außerdem Beschriftungen, Lageplan, Wegweiser und die Vollständigkeit der Infomappen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor dem Tag der offenen Tür?
- Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Möbel, Informationsstand, Ausstellungselemente, Workshopmaterialien und Catering ein. Für empfindliche Kunstwerke und umfangreiche Präsentationstechnik solltest du zusätzliche Aufbauzeit einrechnen.
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