Organiser une journée portes ouvertes dans une académie d’art

Commencez par fixer la date, le programme et les espaces avant de communiquer avec le public. Une journée portes ouvertes d’académie d’art doit permettre de circuler facilement entre expositions, visites guidées, démonstrations et ateliers. Les inscriptions vous aideront à prévoir les animateurs, le matériel et les besoins alimentaires. La plupart des problèmes apparaissent lorsque la signalétique, les tests techniques ou le transport des œuvres sont laissés à la dernière semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de la journée portes ouvertes
2
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
3
Réserver les espaces pour les activités
4
Réserver des enseignants pour les visites guidées
5
Prévoir les animateurs d'atelier
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier la journée portes ouvertes en ligne
9
Ouvrir le formulaire d’inscription
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les inscriptions aux ateliers
13
Envoyer les informations aux visiteurs par e-mail
14
Créer le plan et la signalétique
15
Rassembler la liste des exposants
16
Inventorier les œuvres et les étiquettes
2 personnes
17
Planifier les présentations et démonstrations
2 personnes
18
Commander le catering
19
Acheter le matériel d’atelier
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Composer les dossiers d’information
3 personnes
22
Imprimer les panneaux d’itinéraire
23
Tester la technique et les présentations
2 personnes
24
Emballer et transporter les œuvres
3 personnes
25
Récupérer les courses
2 personnes
26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
27
Monter la tente et l’entrée
4 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Aménager les espaces d’exposition
5 personnes
30
Accrocher les œuvres
4 personnes
31
Installer les tables de travail pour les ateliers
3 personnes
32
Répartir le matériel d’atelier
3 personnes
33
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Préparer les badges nominatifs et les livrets du programme
2 personnes
36
Suspendre la décoration
2 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Briefer les participants et le personnel
2 personnes

Événement

39
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
40
Accueillir les visiteurs
2 personnes
41
Faire des visites guidées
3 personnes
42
Fournir les informations de formation
2 personnes
43
Encadrer les ateliers
4 personnes
44
Animer des démonstrations d’artistes
3 personnes
45
Discuter des portfolios
3 personnes
46
Assurer les présentations
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Rassembler la vaisselle
2 personnes
51
Nettoyer les tables d’atelier entre-temps
2 personnes
52
Vérifier les espaces d'exposition
2 personnes
53
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

54
Rassembler les œuvres en toute sécurité
4 personnes
55
Renvoyer les œuvres d'art
3 personnes
56
Trier le matériel d’atelier
2 personnes
57
Éteindre et ranger le matériel
2 personnes
58
Démonter le mobilier
4 personnes
59
Démonter et ranger la tente
4 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
4 personnes
64
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
65
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau d’informationqté 2
Tablesqté 14
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 8
Tables de travailqté 10
Poubellesqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Tente de réceptionqté 2
Panneaux de présentationqté 18
Socles d’expositionqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4
Destructeur de documents

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Ciseauxqté 12
Planches à découperqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 80
Carafesqté 8
Plateauxqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affichesqté 20
Nappesqté 14
Badges nominatifsqté 120
Cadres photoqté 20
Pinces à lingeqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 30
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme et les horaires avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des créneaux distincts pour les visites guidées, les démonstrations et les ateliers afin d’éviter les groupes trop importants.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt et confirmez séparément la participation aux ateliers. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis envoyez les informations pratiques par e-mail au moins 7 jours avant l’événement.
Organisez les espaces selon le parcours des visiteurs : bureau d’information à l’entrée, panneaux d’exposition dans les salles et signalétique visible aux changements de direction. Vérifiez ce parcours sur place avant l’impression des panneaux.
Inventoriez chaque œuvre et chaque étiquette avant l’installation, puis emballez les œuvres par salle ou par exposition. Cette méthode limite les erreurs lors du transport et accélère la remise en place.
Testez les ordinateurs portables, projecteurs, écrans, haut-parleurs et microphones au moins 48 heures avant l’ouverture. Prévoyez aussi les rallonges et multiprises nécessaires : elles sont souvent oubliées jusqu’au moment de brancher plusieurs équipements dans une même salle.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes d’académie d’art ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord les espaces et les enseignants, puis préparez les invitations, les inscriptions, les ateliers et la logistique d’exposition.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoyez les invitations environ 6 semaines avant l’événement et relancez les inscrits 7 jours avant. Le dernier message doit préciser les horaires, l’accès, les ateliers confirmés et les éventuelles informations alimentaires.
Quand tester le matériel audiovisuel pour les présentations ?: Effectuez un premier test au moins 48 heures avant l’ouverture, puis un contrôle rapide le jour même. Vérifiez chaque ordinateur, projecteur, écran, microphone, haut-parleur, rallonge et multiprise dans la salle où ils seront utilisés.
Comment éviter les erreurs lors du transport des œuvres ?: Terminez l’inventaire et l’étiquetage avant l’emballage, idéalement 2 à 3 jours avant l’événement. Regroupez les œuvres par espace et contrôlez la liste au départ comme à l’arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.