Zo organiseer je een korenfestival

Begin met de datum en locatie en leg daarna direct contact met de deelnemende koren. Een korenfestival valt of staat met een strak programma, duidelijke technische afspraken en genoeg tijd tussen optredens. Verzamel repertoire, tijden en technische wensen voordat je het draaiboek afrondt. Regel vervolgens vrijwilligers, catering, podium en geluid, en stuur bezoekers uiterlijk vlak voor het festival alle route- en parkeerinformatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Koren uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Promotietekst opstellen
5
Promotiebeeld maken
6
Evenement online plaatsen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Posters verspreiden
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Korenprogramma samenstellen
2 personen
12
Optredens bevestigen
2 personen
13
Repertoire en tijden ontvangen
14
Technische wensen verzamelen
15
Reserveringen maken
16
Cateringbestelling plaatsen
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Draaiboek afronden
2 personen
19
Programma laten drukken
20
Route en parkeerinformatie sturen
21
Weersverwachting controleren
22
Laatste bezoekersinformatie sturen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Koelproducten opslaan
2 personen
25
Programma's klaarleggen
2 personen
26
Locatie controleren
2 personen
27
Sleutels en toegang regelen
2 personen
28
Leveringen aannemen
2 personen
29
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
30
Podiumdelen opbouwen
4 personen
31
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
32
Microfoons testen
2 personen
33
Verlichting ophangen
3 personen
34
Decoratie ophangen
3 personen
35
Infobalie inrichten
2 personen
36
Cateringbuffet inrichten
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Hapjes voorbereiden
3 personen
39
Artiestenontvangst inrichten
2 personen

Event

40
Koren ontvangen
3 personen
41
Koren laten inzingen
2 personen
42
Publieksentree openen
4 personen
43
Programma's uitdelen
3 personen
44
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
4 personen
45
Festival openen
46
Optredens begeleiden
3 personen
47
Artiesten wisselen
3 personen
48
Dranken serveren
4 personen
49
Hapjes serveren
4 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Buffet aanvullen
2 personen
52
Servies afruimen
3 personen
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Pauzeprogramma aankondigen
55
Koren begeleiden naar rustruimte
2 personen
56
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
57
Laatste optreden aankondigen
58
Festival afsluiten
2 personen
59
Publiek naar uitgang begeleiden
4 personen

Nazorg

60
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
61
Catering opruimen
4 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Meubilair afbreken
5 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Afval verzamelen
4 personen
66
Locatie schoonmaken
4 personen
67
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
68
Materialen inventariseren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Huurapparatuur retourneren
2 personen
71
Bedankbericht versturen
72
Foto's met koren delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrapaantal 2
Podiumrokaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Barkrukkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 2
XLR-kabelsaantal 10
Jackkabelsaantal 6
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Laptop
Presentatiescherm

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Gebaksbordjesaantal 120
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Festivalbanneraantal 2
Richtingsbordenaantal 12
Naamkaartjesaantal 80
Tafelnummersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 10
Kleefstripsaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Pennenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Afvalzakhoudersaantal 6
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag koren bij hun aanmelding meteen om repertoire, gewenste optreedduur en technische wensen. Zo voorkom je dat het programma later opnieuw moet worden opgebouwd en weet je hoeveel microfoons, statieven en monitoren nodig zijn.
Plan de optredens pas definitief nadat alle koren hun tijden hebben bevestigd. Houd ruimte voor opbouw, soundcheck en wissels; een programma zonder wisseltijd loopt al bij het eerste optreden uit.
Maak één technisch overzicht voor het mengpaneel, de luidsprekers, microfoons, DI-boxen, kabels en stroompunten. Controleer vóór de festivaldag ook kabelgoten, stekkerdozen en verlengkabels, omdat die vaak pas bij de opbouw ontbreken.
Verdeel vrijwilligers per taak en tijdsblok, niet alleen per algemene rol. Plan bijvoorbeeld aparte bezetting voor ontvangst, podiumwissels, catering en publieksbegeleiding, zodat niemand tegelijk programma’s moet uitdelen en een koor moet opvangen.
Stuur de laatste bezoekersinformatie kort voor het festival met route, parkeren en aanvangstijden. Leg programma’s klaar, bewaar koelproducten op tijd en controleer de weersverwachting voordat je buitenonderdelen of verlichting definitief inplant.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een korenfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en uitnodigingen aan koren. Open daarna de aanmeldingen en verzamel technische wensen, repertoire en beschikbare tijden voordat je promotie en het programma vastlegt.
Hoe maak je een programma voor een korenfestival?: Verzamel eerst van ieder koor het repertoire, de gewenste tijd en de technische benodigdheden. Plan daarna optredens met ruimte voor opbouw, soundcheck en wissels; bevestig het definitieve programma uiterlijk enkele weken voor het festival.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een korenfestival?: Plan minimaal 1 coördinator voor het geheel en daarnaast per gelijktijdige taak een vrijwilliger voor ontvangst, podiumbegeleiding, catering en publieksinformatie. Bij meerdere optredens achter elkaar is een aparte vrijwilliger voor de techniek en programmawissels praktisch.
Wanneer stuur je bezoekersinformatie voor een korenfestival?: Stuur de route-, parkeer- en aanvangsinformatie uiterlijk 3 tot 7 dagen vooraf. Vermeld ook eventuele wijzigingen door het weer en zorg dat programma’s op de locatie klaarliggen voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.