Ein Chorfestival Schritt für Schritt organisieren
Ein Chorfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Chöre, Helfer und Publikum. Beginne mindestens drei Monate vorher mit Datum, Ort und Einladungen, damit Anmeldungen, Repertoire und technische Anforderungen rechtzeitig vorliegen. Danach folgen Programm, Catering, Raumaufteilung und Einsatzplan. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, Wetter, Anreiseinformationen und einen vollständigen Technikcheck.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Chöre einladen
2 Personen
- 3
Anmeldeformular öffnen
- 4
Werbetext erstellen
- 5
Werbebild erstellen
- 6
Veranstaltung online stellen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Poster verteilen
3 Personen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Chorprogramm zusammenstellen
2 Personen
- 12
Auftritte bestätigen
2 Personen
- 13
Repertoire und Zeiten erhalten
- 14
Technische Anforderungen sammeln
- 15
Reservierungen vornehmen
- 16
Cateringbestellung aufgeben
- 17
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 18
Ablaufplan abschließen
2 Personen
- 19
Programm drucken lassen
- 20
Route und Parkinformationen senden
- 21
Wettervorhersage prüfen
- 22
Letzte Besucherinformationen senden
- 23
Einkaufen gehen
3 Personen
- 24
Kühlprodukte einlagern
2 Personen
- 25
Programme bereitlegen
2 Personen
- 26
Ort überprüfen
2 Personen
- 27
Schlüssel und Zugang organisieren
2 Personen
- 28
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 29
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
- 30
Bühnenelemente aufbauen
4 Personen
- 31
Musikanlage anschließen
3 Personen
- 32
Mikrofone testen
2 Personen
- 33
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 34
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 35
Infostand einrichten
2 Personen
- 36
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 39
Künstlerempfang einrichten
2 Personen
Event
- 40
Chöre empfangen
3 Personen
- 41
Chöre einsingen lassen
2 Personen
- 42
Publikumseingang öffnen
4 Personen
- 43
Programme ausgeben
3 Personen
- 44
Publikum zu den Sitzplätzen begleiten
4 Personen
- 45
Festival eröffnen
- 46
Auftritte betreuen
3 Personen
- 47
Künstler wechseln
3 Personen
- 48
Getränke servieren
4 Personen
- 49
Snacks servieren
4 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Buffet auffüllen
2 Personen
- 52
Geschirr abräumen
3 Personen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Pausenprogramm ankündigen
- 55
Chöre in den Ruheraum begleiten
2 Personen
- 56
Publikumsfragen beantworten
2 Personen
- 57
Letzten Auftritt ankündigen
- 58
Festival abschließen
2 Personen
- 59
Publikum zum Ausgang begleiten
4 Personen
Nachbereitung
- 60
Tonanlage ausschalten
2 Personen
- 61
Catering aufräumen
4 Personen
- 62
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 63
Möbel abbauen
5 Personen
- 64
Dekoration entfernen
3 Personen
- 65
Abfall sammeln
4 Personen
- 66
Location reinigen
4 Personen
- 67
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 68
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Leihgeräte zurückgeben
2 Personen
- 71
Dankesnachricht versenden
- 72
Fotos mit Chören teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppeAnz. 2
- BühnenrockAnz. 2
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 180
- BarhockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 12
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 10
- JackkabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 10
- VerlängerungskabelAnz. 8
- KabelkanäleAnz. 12
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
Beleuchtung
- LED-BühnenlichterAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 8
- LichtstativeAnz. 4
- TaschenlampenAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 220
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- TortenplattenAnz. 120
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 8
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- SchälchenAnz. 20
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
- KühlelementeAnz. 24
Dekoration
- FestivalbannerAnz. 2
- WegweiserAnz. 12
- NamensschilderAnz. 80
- TischnummernAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- WimpelkettenAnz. 10
- KlebestreifenAnz. 4
- MarkerAnz. 12
- StifteAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 4
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Datum und Ort fest, bevor du Chöre einlädst. Öffne das Anmeldeformular anschließend für mindestens 4 Wochen und frage dabei direkt Repertoire, Auftrittsdauer, Gruppengröße und Ernährungswünsche ab.
- Schließe das Chorprogramm spätestens 3 Wochen vor dem Festival ab. Plane zwischen den Auftritten mindestens 10 Minuten Wechselzeit ein und verschicke den Ablauf mit Auftrittszeiten, Route und Parkhinweisen.
- Sammle technische Anforderungen nicht erst am Veranstaltungstag. Fordere spätestens 4 Wochen vorher Angaben zu Mikrofonen, DI-Boxen, Monitoren und Anschlüssen an und prüfe Mischpult, Lautsprecher, XLR-Kabel sowie Verlängerungskabel gemeinsam.
- Teile die Freiwilligen auf konkrete Zeitfenster ein: Aufbau, Einlass, Backstage, Catering, Technik und Abbau. Für ein Festival mit mehreren Chören sollte pro Bereich mindestens eine verantwortliche Person benannt sein.
- Sende die letzten Besucherinformationen 3 bis 5 Tage vorher. Lege Programme, wiederverwendbare Becher, Geschirr und Wegweiser am Vorabend bereit; Kühlprodukte kommen erst nach dem Einkauf in den Kühlschrank.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?
- Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen. Für Anmeldungen solltest du etwa 4 Wochen einplanen, damit Programm, Technik und Catering nicht unter Zeitdruck entstehen.
- Wann sollte das Programm für ein Chorfestival fertig sein?
- Schließe das Programm spätestens 3 Wochen vor dem Festival ab. So bleiben genug Tage, um Auftrittszeiten zu bestätigen, Änderungen einzuarbeiten und das Programm drucken zu lassen.
- Wie viele Helfer braucht man für ein Chorfestival?
- Plane mindestens eine verantwortliche Person für Aufbau, Einlass, Backstage, Catering, Technik und Abbau ein. Bei mehreren gleichzeitig ankommenden Chören brauchst du zusätzlich Helfer für Wegweisung und Parkinformationen.
- Wann verschickt man die letzten Informationen an Besucher?
- Schicke Anreise, Parkmöglichkeiten, Einlasszeiten und Programm 3 bis 5 Tage vor dem Festival. Prüfe am Vortag noch einmal die Wettervorhersage und sende nur bei Änderungen eine kurze Aktualisierung.
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