Cómo organizar un festival de coros sin perder el control
Un festival de coros necesita mucho más que reunir varias agrupaciones y reservar un escenario. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después organiza las inscripciones, los horarios, las necesidades técnicas y la atención al público en ese orden. La mayoría de los problemas aparecen cuando el repertorio llega tarde, faltan datos sobre las actuaciones o se deja el montaje de sonido para el último día. Este plan te ayuda a trabajar con plazos concretos y a llegar al festival con cada equipo y cada persona asignados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Invitar coros
2 personas
- 3
Abrir el formulario de inscripción
- 4
Redactar texto promocional
- 5
Crear imagen promocional
- 6
Publicar el evento online
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Distribuir carteles
3 personas
- 9
Gestionar inscripciones
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Preparar el programa del coro
2 personas
- 12
Confirmar las actuaciones
2 personas
- 13
Recibir el repertorio y los horarios
- 14
Recopilar necesidades técnicas
- 15
Hacer reservas
- 16
Realizar el pedido de catering
- 17
Asignar voluntarios
2 personas
- 18
Cerrar el plan de trabajo
2 personas
- 19
Imprimir el programa
- 20
Enviar información de ruta y aparcamiento
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Enviar la última información a los visitantes
- 23
Hacer la compra
3 personas
- 24
Guardar los productos refrigerados
2 personas
- 25
Preparar los programas
2 personas
- 26
Comprobar el lugar
2 personas
- 27
Gestionar llaves y acceso
2 personas
- 28
Recibir las entregas
2 personas
- 29
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 30
Montar las partes del escenario
4 personas
- 31
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 32
Probar los micrófonos
2 personas
- 33
Colgar la iluminación
3 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Montar el mostrador de información
2 personas
- 36
Montar el buffet de catering
3 personas
- 37
Enfriar las bebidas
2 personas
- 38
Preparar aperitivos
3 personas
- 39
Montar la recepción de artistas
2 personas
Evento
- 40
Recibir a los coros
3 personas
- 41
Hacer vocalizar a los coros
2 personas
- 42
Abrir la entrada del público
4 personas
- 43
Repartir programas
3 personas
- 44
Guiar al público a sus asientos
4 personas
- 45
Abrir el festival
- 46
Coordinar las actuaciones
3 personas
- 47
Alternar artistas
3 personas
- 48
Servir las bebidas
4 personas
- 49
Servir aperitivos
4 personas
- 50
Rellenar las bebidas
2 personas
- 51
Reponer el bufé
2 personas
- 52
Recoger la vajilla
3 personas
- 53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 54
Anunciar el programa del descanso
- 55
Guiar al coro a la sala de descanso
2 personas
- 56
Responder preguntas del público
2 personas
- 57
Anunciar la última actuación
- 58
Cerrar el festival
2 personas
- 59
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Seguimiento
- 60
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 61
Recoger el catering
4 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Desmontar el mobiliario
5 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Recoger la basura
4 personas
- 66
Limpiar el lugar
4 personas
- 67
Recoger objetos perdidos
2 personas
- 68
Inventariar materiales
2 personas
- 69
Devolver el material prestado
2 personas
- 70
Devolver el equipo alquilado
2 personas
- 71
Enviar mensaje de agradecimiento
- 72
Compartir fotos con los grupos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escalera del escenariocant. 2
- Falda de escenariocant. 2
- Mesascant. 12
- Sillascant. 180
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 4
- Postes separadorescant. 12
- Mantelescant. 12
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 2
- Cables XLRcant. 10
- Cables jackcant. 6
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
- Canaletas para cablescant. 12
- Portátil
- Pantalla de presentación
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 6
- Iluminación ambientalcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Linternascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 220
- Copas de vinocant. 80
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 180
- Platos de postrecant. 120
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharascant. 180
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Cuencoscant. 20
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Banner del festivalcant. 2
- Señales direccionalescant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Números de mesacant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Guirnaldascant. 10
- Tiras adhesivascant. 4
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Bolígrafoscant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
- Cuboscant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de abrir las inscripciones. Intenta tener confirmados el escenario, las sillas, las mesas y el acceso al recinto al menos 10 o 12 semanas antes del festival.
- Pide a cada coro el repertorio, la duración de la actuación y sus necesidades técnicas en el formulario de inscripción. Recopila esos datos entre 6 y 8 semanas antes para poder ordenar el programa y preparar micrófonos, monitores y conexiones.
- No esperes a la última semana para contratar el catering. Confirma las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y realiza el pedido definitivo entre 7 y 10 días antes; así podrás calcular comida, vasos, copas, tazas y platos sin comprar a ciegas.
- Asigna voluntarios por funciones, no solo por turno. Para un festival con varios coros, deja responsables distintos para recepción, escenario, catering, orientación del público y cambios de micrófonos, y cierra el plan de trabajo como mínimo 5 días antes.
- Envía la información de ruta, aparcamiento y horarios en dos momentos: una primera versión 10 días antes y la última información 48 horas antes. Comprueba también la previsión meteorológica y prepara linternas y canaletas si parte del recorrido o del montaje queda en el exterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?
- Empieza entre 10 y 12 semanas antes, sobre todo si participan varios coros y necesitas reservar espacio, escenario, sonido y catering. Deja las confirmaciones finales y la compra para los últimos 7 a 10 días.
- ¿Cuándo se debe cerrar el programa de un festival de coros?
- Recoge repertorio, duración y necesidades técnicas entre 6 y 8 semanas antes. Procura cerrar el orden de las actuaciones al menos 3 semanas antes para imprimir el programa y comunicar los horarios.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de coros?
- Como punto de partida, asigna una persona para recepción, una para coordinar el escenario, una para catering y una para atender al público por cada turno. Añade al menos 2 personas de apoyo durante el montaje y los cambios entre actuaciones.
- ¿Cuándo se envía la información final a los coros y visitantes?
- Envía la ruta, el aparcamiento y los horarios 10 días antes, y una actualización final 48 horas antes. Incluye cualquier cambio de acceso, previsión meteorológica, hora de llegada y necesidades técnicas pendientes.
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