Organiser un festival de chœurs, étape par étape

Un festival de chœurs se prépare d’abord avec un calendrier partagé entre les chorales, l’équipe technique et les bénévoles. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre rapidement les inscriptions pour connaître le nombre de groupes, leurs horaires et leurs besoins. Le programme ne peut être finalisé qu’après réception de ces informations. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, le stationnement, le matériel de scène, les repas et la circulation du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Inviter les chorales
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Rédiger le texte promotionnel
5
Créer l’image promotionnelle
6
Publier l’événement en ligne
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Distribuer les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Composer le programme des chorales
2 personnes
12
Confirmer les prestations
2 personnes
13
Recevoir le programme et les horaires
14
Recueillir les besoins techniques
15
Faire les réservations
16
Passer la commande traiteur
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Finaliser le déroulé
2 personnes
19
Faire imprimer le programme
20
Envoyer l’itinéraire et les informations de stationnement
21
Vérifier les prévisions météo
22
Envoyer les dernières informations aux visiteurs
23
Faire les courses
3 personnes
24
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
25
Préparer les programmes
2 personnes
26
Vérifier le lieu
2 personnes
27
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
28
Recevoir les livraisons
2 personnes
29
Installer les tables et les chaises
5 personnes
30
Monter les éléments de scène
4 personnes
31
Raccorder la sonorisation
3 personnes
32
Tester les microphones
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Installer la décoration
3 personnes
35
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Aménager l’accueil des artistes
2 personnes

Événement

40
Accueillir les chorales
3 personnes
41
Faire répéter les choristes
2 personnes
42
Ouvrir l'entrée du public
4 personnes
43
Distribuer les programmes
3 personnes
44
Guider le public vers les places assises
4 personnes
45
Ouvrir le festival
46
Accompagner les spectacles
3 personnes
47
Changer d’artistes
3 personnes
48
Servir les boissons
4 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
52
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Annoncer le programme de la pause
55
Accompagner les chorales vers l’espace de repos
2 personnes
56
Répondre aux questions du public
2 personnes
57
Annoncer le dernier numéro
58
Clôturer le festival
2 personnes
59
Accompagner le public vers la sortie
4 personnes

Suivi

60
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
61
Ranger le service traiteur
4 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Démonter le mobilier
5 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Rassembler les déchets
4 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner le matériel loué
2 personnes
71
Envoyer un message de remerciement
72
Partager les photos avec les chorales

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escalier de podiumqté 2
Jupe de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Nappesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 2
Câbles XLRqté 10
Câbles jackqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Écran de présentation

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Éclairage d’ambianceqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à pâtisserieqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannière du festivalqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 10
Bandes adhésivesqté 4
Marqueursqté 12
Stylosqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Confirme la date, le lieu et les contraintes d’accueil avant d’inviter les chorales. Demande dès le départ le nombre de chanteurs, la durée de la prestation et l’heure d’arrivée souhaitée.
Ouvre le formulaire d’inscription au moins 6 à 8 semaines avant le festival. Demande les besoins alimentaires, les coordonnées d’un responsable et les besoins techniques de chaque groupe.
Compose le programme uniquement après avoir reçu les horaires et les contraintes de chaque chorale. Garde une marge de 10 à 15 minutes entre deux passages pour les changements de micros et les déplacements.
Prépare la technique sur un plan de scène précis : microphones sans fil, pieds de micro, retours, câbles XLR, boîtiers DI et prises doivent être testés avant l’arrivée des chorales. Repère aussi les rallonges et multiprises pour éviter les câbles dans les zones de passage.
Répartis les bénévoles avant de finaliser le déroulé : accueil, vestiaire, orientation, scène, restauration et rangement nécessitent des responsables identifiés. Envoie l’itinéraire, les informations de stationnement et les dernières consignes aux visiteurs 48 heures avant l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’inviter les chorales, de traiter les inscriptions, de composer le programme et de réserver la technique et le traiteur.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des chorales ?: Ouvre le formulaire 6 à 8 semaines avant le festival et fixe une date limite environ 3 semaines avant. Tu auras ainsi le temps de relancer les groupes et de finaliser les horaires.
Quand confirmer le programme du festival de chœurs ?: Finalise-le 10 à 14 jours avant l’événement, après avoir reçu les horaires, les prestations et les besoins techniques. Envoie ensuite la version confirmée aux chorales et aux bénévoles.
Quand envoyer les dernières informations aux visiteurs ?: Envoie l’itinéraire, le stationnement, les horaires et les éventuelles consignes 48 heures avant le festival. Vérifie la météo au même moment pour adapter les indications d’accueil si nécessaire.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.