Zo organiseer je een korenfestival zonder last-minute gedoe

Een korenfestival organiseren begint niet met de poster, maar met een haalbaar programma en bevestigde koren. Leg eerst datum, locatie en optredens vast en werk daarna naar techniek, vergunningen, vrijwilligers en catering toe. Verzamel vroeg de informatie die je later nodig hebt voor het schema, programmaboekje en de ontvangst. Op de dag zelf draait veel om duidelijke overdrachten: wie haalt de apparatuur op, wie vult de koelkasten en wie vangt elk koor op?

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
3 personen
2
Koren benaderen
2 personen
3
Optredens bevestigen
2 personen
4
Locatie reserveren
5
Vergunningen controleren
6
Uitnodigingen versturen
3 personen
7
Aanmeldingen openen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Catering reserveren
2 personen
10
Geluidsmateriaal reserveren
11
Promotie ophangen
3 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
2 personen
14
Koreninformatie verzamelen
2 personen
15
Optredenschema publiceren
16
Programmaboekjes maken
2 personen
17
Routebeschrijving versturen
18
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
19
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
20
Boodschappenlijst controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Apparatuur ophalen
2 personen
23
Programmaboekjes sorteren
2 personen
24
Koelkasten vullen
2 personen
25
Koren ontvangst bevestigen

Event

26
Locatie openen
2 personen
27
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
28
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
29
Tafels opstellen
4 personen
30
Stoelen opstellen
5 personen
31
Podium opbouwen
4 personen
32
Geluidsinstallatie plaatsen
3 personen
33
Microfoons aansluiten
2 personen
34
Geluidsproef uitvoeren
3 personen
35
Versiering ophangen
3 personen
36
Informatiebalie inrichten
2 personen
37
Cateringruimte inrichten
3 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
39
Hapjes klaarzetten
4 personen
40
Koren ontvangen
3 personen
41
Koren aanmelden
2 personen
42
Kleedruimtes aanwijzen
2 personen
43
Laatste podiumcontrole uitvoeren
2 personen
44
Publieksingang openen
3 personen
45
Programma uitdelen
3 personen
46
Bezoekers verwelkomen
4 personen
47
Eerste optredens begeleiden
3 personen
48
Pauzedranken serveren
4 personen
49
Dranken bijvullen
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Servies afruimen
3 personen
52
Optredens aankondigen
53
Koren naar podium begeleiden
2 personen
54
Microfoons wisselen
2 personen
55
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
56
Toiletten controleren
2 personen
57
Afvalbakken legen
2 personen
58
Koren voorzien van water
2 personen
59
Finale begeleiden
4 personen
60
Publiek uitgeleiden
4 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Catering afsluiten
3 personen
63
Restanten koelen
2 personen

Nazorg

64
Stoelen stapelen
4 personen
65
Tafels inklappen
3 personen
66
Podium afbreken
4 personen
67
Geluidsmateriaal inpakken
3 personen
68
Afval verzamelen
4 personen
69
Servies afwassen
4 personen
70
Cateringruimte schoonmaken
3 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Locatie vegen
3 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Apparatuur terugbrengen
2 personen
75
Meubilair retourneren
2 personen
76
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
77
Locatie opleveren
2 personen
78
Koren bedanken
2 personen
79
Foto's delen
80
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 6
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 280
Kleedkamerrekkenaantal 4
Kledinghangersaantal 80
Partytentenaantal 3
Klapbalie
Kleedkamerschermenaantal 4

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelhaspelsaantal 3
Laptop
Presentatiescherm
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2
Handmegafoon

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 300
Bordenaantal 300
Vorkenaantal 300
Messenaantal 300
Lepelsaantal 200
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4
Waterkannenaantal 10

Keuken

Snijplankenaantal 4
Kokssteekmessenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24
Thermoskannenaantal 8
Dienbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 10
Ballonnenaantal 100
Ballonpompenaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Podiumachterdoek
Naamkaartjesaantal 120
Plakbandaantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 24
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Zet datum, locatie en programma eerst vast voordat je uitnodigingen en aanmeldingen opent. Zo weten koren hoeveel tijd ze krijgen en voorkom je dat optredens later opnieuw moeten worden ingedeeld.
Benader koren vroeg en vraag meteen om contactgegevens, groepsgrootte, technische wensen en aankomsttijd. Zonder die informatie kun je het optredenschema en de geluidsopstelling niet betrouwbaar maken.
Controleer vergunningen en reserveer geluidsmateriaal ruim vóór de festivaldag. Test luidsprekers, mengpaneel en draadloze microfoons vooraf; kabelhaspels en verlengsnoeren worden bij de opbouw vaak vergeten.
Maak de vrijwilligersindeling op basis van tijdvakken, niet alleen op basis van taken. Plan aparte mensen voor ontvangst, podiumwissels, catering en publieksinformatie, zodat niemand tijdens een optreden tegelijk op twee plekken nodig is.
Sluit de communicatie af met één duidelijke deelnemersmail. Stuur routebeschrijving, aankomsttijd, optredenschema en praktische informatie uiterlijk enkele dagen vooraf; bevestig de korenontvangst daarna nog eenmaal op de festivaldag.

Veelgestelde vragen

Waar begin je met het organiseren van een korenfestival?: Begin met datum, programma en locatie. Benader daarna de koren en bevestig de optredens voordat je promotie, aanmeldingen en catering definitief maakt.
Hoe lang van tevoren moet je koren benaderen voor een festival?: Benader koren zodra datum en locatie voorlopig vaststaan, bij voorkeur enkele maanden vooraf. Vraag direct naar groepsgrootte, technische wensen en aankomsttijd, zodat je capaciteit en planning kunt controleren.
Wanneer moet je het optredenschema van een korenfestival publiceren?: Publiceer het schema nadat alle optredens zijn bevestigd en de benodigde koreninformatie binnen is. Stuur het vervolgens uiterlijk enkele dagen voor het festival mee met de routebeschrijving.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een korenfestival?: Dat hangt af van het aantal koren en de publieksomvang, maar plan per gelijktijdige functie minimaal één vrijwilliger. Reserveer daarnaast een coördinator en maak de indeling in tijdvakken, zodat pauzes en podiumwissels zijn afgedekt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.