Organiser un festival de chœurs, étape par étape

Un festival de chœurs se prépare d’abord comme une succession de confirmations : date, programme, chorales, lieu et autorisations. Ensuite, vous pouvez ouvrir les inscriptions, organiser les bénévoles et réserver la restauration et la sonorisation. Les oublis arrivent souvent à la fin, quand les besoins alimentaires, les informations d’accès ou l’accueil des chorales ne sont pas encore réglés. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre et à garder une vision claire jusqu’au jour du festival.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
3 personnes
2
Contacter les chorales
2 personnes
3
Confirmer les prestations
2 personnes
4
Réserver le lieu
5
Vérifier les autorisations
6
Envoyer les invitations
3 personnes
7
Ouvrir les inscriptions
8
Recruter des bénévoles
2 personnes
9
Réserver le catering
2 personnes
10
Réserver le matériel de sonorisation
11
Afficher la promotion
3 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
14
Rassembler les informations sur les chorales
2 personnes
15
Publier le programme des spectacles
16
Réaliser les livrets du programme
2 personnes
17
Envoyer les indications d'accès
18
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
19
Passer la commande traiteur
2 personnes
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Récupérer l'équipement
2 personnes
23
Classer les programmes
2 personnes
24
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
25
Confirmer l’accueil des chorales

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
28
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
5 personnes
31
Monter la scène
4 personnes
32
Installer le système de sonorisation
3 personnes
33
Brancher les microphones
2 personnes
34
Effectuer le test sonore
3 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Installer le comptoir d'information
2 personnes
37
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
38
Préparer le café et le thé
3 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Accueillir les chorales
3 personnes
41
Inscrire les chorales
2 personnes
42
Indiquer les vestiaires
2 personnes
43
Effectuer le contrôle final de la scène
2 personnes
44
Ouvrir l'entrée du public
3 personnes
45
Distribuer le programme
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Encadrer les premières prestations
3 personnes
48
Servir les boissons de pause
4 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
52
Annoncer les spectacles
53
Accompagner les chorales jusqu’à la scène
2 personnes
54
Changer les microphones
2 personnes
55
Répondre aux questions du public
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Prévoir de l’eau pour les chorales
2 personnes
59
Encadrer la finale
4 personnes
60
Accompagner le public à la sortie
4 personnes
61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Clôturer le catering
3 personnes
63
Réfrigérer les restes
2 personnes

Suivi

64
Empiler les chaises
4 personnes
65
Replier les tables
3 personnes
66
Démonter la scène
4 personnes
67
Emballer le matériel audio
3 personnes
68
Rassembler les déchets
4 personnes
69
Faire la vaisselle
4 personnes
70
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Balayer le lieu
3 personnes
73
Rassembler les objets trouvés
74
Rapporter le matériel
2 personnes
75
Restituer le mobilier
2 personnes
76
Ranger les courses restantes
2 personnes
77
Remettre le lieu en état
2 personnes
78
Remercier les chorales
2 personnes
79
Partager les photos
80
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 280
Portants de logeqté 4
Cintresqté 80
Tentes de réceptionqté 3
Stand pliant
Paravents de vestiaireqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Ordinateur portable
Écran de présentation
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Mégaphone à main

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 300
Assiettesqté 300
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 300
Cuillèresqté 200
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4
Carafes d’eauqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’office de chefqté 4
Couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 8
Plateauxqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Ballonsqté 100
Pompes à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Fond de scène
Badges nominatifsqté 120
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueurs craieqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 24
Poubellesqté 10
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par verrouiller la date, le programme et le lieu avant de contacter largement les chorales. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les confirmations et vérifier les autorisations nécessaires.
Demandez aux chorales, dès leur inscription, le nombre de participants, la durée de leur prestation et leurs besoins techniques. Regroupez ces informations avant de publier le programme définitif et de réaliser les livrets.
Traitez la sonorisation comme un sujet séparé de la réservation de la salle : confirmez les haut-parleurs, la table de mixage, les microphones et les pieds de micro au moins 2 semaines avant l’événement.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par fonctions, notamment accueil, loges, scène, restauration et orientation du public. Envoyez leurs consignes avec les indications d’accès au plus tard 5 jours avant le festival.
Passez la commande traiteur seulement après avoir recueilli les besoins alimentaires et le nombre final de participants. Vérifiez ensuite les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts, puis remplissez les réfrigérateurs avant l’arrivée des chorales.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les chorales, réserver le lieu et la sonorisation, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
Quand faut-il confirmer les chorales pour un festival ?: Demandez une confirmation écrite au moins 6 semaines avant la date. Rassemblez à ce moment le nom du chœur, le nombre de participants, la durée de la prestation et les besoins techniques ou alimentaires.
Quand réserver la sonorisation d’un festival de chœurs ?: Réservez-la dès que le lieu et le programme sont confirmés, puis validez le matériel au plus tard 2 semaines avant. Vérifiez notamment les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, table de mixage, rallonges et multiprises.
Quand envoyer les informations pratiques aux chorales et au public ?: Envoyez les indications d’accès aux chorales et aux bénévoles environ 5 jours avant l’événement. Publiez le programme définitif dès que toutes les prestations sont confirmées, puis préparez les livrets avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.