So organisierst du ein Chorfestival Schritt für Schritt

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und frage die Chöre danach schriftlich an. Für Zu- oder Absagen solltest du eine klare Frist von etwa zwei bis drei Wochen setzen, bevor du den Auftrittsplan veröffentlichst.
• Reserviere die Location und prüfe Genehmigungen frühzeitig. Kläre dabei nicht nur die Bühne, sondern auch Umkleideräume, Wege für das Publikum, Stromanschlüsse und die Platzierung von Tischen und Stühlen.
• Plane die Tontechnik mindestens zwei Wochen vor dem Festival durch: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln müssen zum Bühnenaufbau passen. Teste jedes Signal vor dem Einlass.
• Schließe die Anmeldungen einige Tage vor dem Festival und erfasse Ernährungswünsche getrennt nach Personenzahl. Bestelle das Catering erst danach und stelle Kühlschränke, Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck am Vortag bereit.
• Teile die Freiwilligen nach Zeitfenstern und Aufgaben ein: Chorankunft, Technik, Catering, Einlass und Umbauten. Schicke Wegbeschreibung, Programm und Ansprechperson spätestens drei Tage vorher an alle teilnehmenden Chöre.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Chorfestival organisieren?

Beginne etwa drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Programm, Location und Anfragen an die Chöre. Technik, Catering und Helfer sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.

Wann sollte der Auftrittsplan für ein Chorfestival veröffentlicht werden?

Veröffentliche den Auftrittsplan, sobald alle Chöre und Auftrittszeiten bestätigt sind, idealerweise sieben bis zehn Tage vor dem Festival. So können Chöre ihre Anreise und die Veranstaltungsleitung ihre Umbauten planen.

Wie viele Helfer braucht ein Chorfestival?

Plane mindestens eine zuständige Person für die Chorankunft, eine für die Technik, eine für Catering und Einlass sowie zusätzliche Helfer für Umbauten ein. Bei mehreren Chören sollten pro gleichzeitigem Aufgabenbereich mindestens zwei Personen eingeplant werden.

Wann bestellt man das Catering für ein Chorfestival?

Gib die Cateringbestellung etwa fünf bis sieben Tage vor dem Festival auf, nachdem die Anmeldungen und Ernährungswünsche abgeschlossen sind. Rechne die bestätigten Personen getrennt nach Mahlzeiten und besonderen Anforderungen zusammen.

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