Cómo organizar un festival de coros sin perder el control

Organizar un festival de coros exige coordinar actuaciones, sonido, camerinos, voluntariado y catering en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha, el programa y el lugar; después confirma los coros y tramita los permisos. En las semanas siguientes tendrás que gestionar inscripciones, indicaciones, dietas y promoción. La última semana se centra en el montaje, los programas de mano, el equipo técnico y la recepción de cada coro.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
3 personas
2
Contactar a los coros
2 personas
3
Confirmar las actuaciones
2 personas
4
Reservar el lugar
5
Comprobar permisos
6
Enviar invitaciones
3 personas
7
Abrir inscripciones
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Reservar el catering
2 personas
10
Reservar equipo de sonido
11
Colocar la promoción
3 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
14
Recopilar información sobre los coros
2 personas
15
Publicar el programa de actuaciones
16
Hacer los folletos del programa
2 personas
17
Enviar indicaciones
18
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
19
Realizar el pedido de catering
2 personas
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Hacer la compra
3 personas
22
Recoger el equipo
2 personas
23
Clasificar los programas de mano
2 personas
24
Llenar los refrigeradores
2 personas
25
Confirmar la recepción de coros

Evento

26
Abrir la ubicación
2 personas
27
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
28
Despejar el espacio del escenario
3 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colocar las sillas
5 personas
31
Montar el escenario
4 personas
32
Instalar el sistema de sonido
3 personas
33
Conectar los micrófonos
2 personas
34
Realizar prueba de sonido
3 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Montar el mostrador de información
2 personas
37
Montar el espacio de catering
3 personas
38
Preparar café y té
3 personas
39
Preparar los aperitivos
4 personas
40
Recibir a los coros
3 personas
41
Inscribir a los coros
2 personas
42
Asignar vestuarios
2 personas
43
Realizar la última revisión del escenario
2 personas
44
Abrir la entrada para el público
3 personas
45
Repartir el programa
3 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
47
Coordinar las primeras actuaciones
3 personas
48
Servir bebidas del descanso
4 personas
49
Rellenar las bebidas
3 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Recoger la vajilla
3 personas
52
Anunciar las actuaciones
53
Guiar a los coros hasta el escenario
2 personas
54
Cambiar micrófonos
2 personas
55
Responder preguntas del público
2 personas
56
Comprobar los baños
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Proveer de agua a los coros
2 personas
59
Coordinar la final
4 personas
60
Despedir al público
4 personas
61
Apagar el equipo de sonido
2 personas
62
Cerrar catering
3 personas
63
Refrigerar los sobrantes
2 personas

Seguimiento

64
Apilar las sillas
4 personas
65
Plegar las mesas
3 personas
66
Desmontar el escenario
4 personas
67
Empaquetar el material de sonido
3 personas
68
Recoger la basura
4 personas
69
Lavar la vajilla
4 personas
70
Limpiar la zona de catering
3 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Barrer el recinto
3 personas
73
Recoger objetos perdidos
74
Devolver el equipo
2 personas
75
Devolver el mobiliario
2 personas
76
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
77
Entregar la ubicación
2 personas
78
Agradecer a los coros
2 personas
79
Compartir fotos
80
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Mesascant. 12
Sillascant. 280
Percheros para camerinoscant. 4
Perchascant. 80
Carpas de fiestacant. 3
Mostrador plegable
Biombos para vestuarioscant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas DIcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 3
Portátil
Pantalla de presentación
Walkie-talkiescant. 6
Estaciones de cargacant. 2
Megáfono de mano

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 300
Platoscant. 300
Tenedorescant. 300
Cuchilloscant. 300
Cucharascant. 200
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4
Jarras de aguacant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Termoscant. 8
Bandejascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Bombas para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Telón de fondo del escenario
Tarjetas de nombrecant. 120
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Pizarrascant. 4
Rotuladores de tizacant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 24
Papeleracant. 10
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Reserva también el equipo de sonido con varias semanas de margen: necesitas altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y soportes compatibles con el espacio.
Confirma por escrito cada actuación y recopila la información de los coros con antelación. Pide nombres, número de participantes, necesidades técnicas y hora prevista de llegada para preparar camerinos, percheros y la recepción.
No dejes los permisos ni las indicaciones para el último momento. Envíalos al menos 7 días antes e incluye acceso, aparcamiento, horario de llegada, escenario y contacto del día del festival.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer el pedido. Comprueba también vasos, platos, cubiertos, bandejas y tazas de café; suelen faltar justo cuando empieza el servicio.
Haz una prueba técnica y un recorrido completo el día anterior o, como mínimo, 3 horas antes de abrir. Comprueba cables alargadores, regletas, enrollacables, walkie-talkies, estaciones de carga, refrigeradores y la distribución de voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, confirmar los coros, reservar el lugar y el sonido, comprobar permisos y abrir las inscripciones sin improvisar.
¿Cuándo se deben confirmar las actuaciones de los coros?: Procura confirmarlas por escrito al menos 6 semanas antes. Así puedes publicar el programa, preparar los folletos y ajustar el escenario, los micrófonos y los horarios de llegada.
¿Cuándo hay que cerrar el catering del festival?: Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Haz entonces el pedido definitivo y añade una pequeña reserva para imprevistos, sin comprar cantidades a ciegas.
¿Cuánto antes hay que llegar para montar un festival de coros?: Reserva al menos 3 horas para montar y probar el sonido, colocar escenario, sillas, mesas y camerinos, llenar los refrigeradores y clasificar los programas de mano. Si el lugar requiere carga y descarga complicada, añade una hora.

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