Zo organiseer je een korenfestival zonder gaten in het programma

Begin een korenfestival niet met posters, maar met de datum, locatie en beschikbare techniek. Daarna leg je het aantal koren, de optreedtijden en de publieksstroom vast. Verzamel vroeg de technische wensen, dieetwensen en vrijwilligers, want die bepalen hoeveel voorbereiding nodig is. Plan vervolgens promotie, programmaboekjes, catering en de opbouw in één draaiboek. Zo voorkom je dat een koor op de dag zelf geen kleedkamer, microfoon of duidelijke aanvangstijd heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
2
Koren uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldformulier openen
4
Programma-indeling maken
2 personen
5
Optredens bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Promotie online plaatsen
8
Posters verspreiden
3 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Reserveringen maken
13
Vergunningen controleren
14
Verzekering controleren
15
Technische wensen verzamelen
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Plattegrond maken
18
Programmaboekjes ontwerpen
19
Programmaboekjes drukken
2 personen
20
Naambadges voorbereiden
2 personen
21
Boodschappenlijst controleren
2 personen
22
Boodschappen doen
3 personen
23
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
24
Verse producten ophalen
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Laad- en loszone afzetten
2 personen
27
Podiumdelen plaatsen
4 personen
28
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
29
Microfoons aansluiten
2 personen
30
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
31
Tafels opstellen
4 personen
32
Stoelen plaatsen
4 personen
33
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
34
Cateringbuffet inrichten
3 personen
35
Dranken koud zetten
2 personen
36
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
37
Hapjes voorbereiden
4 personen
38
Versiering ophangen
3 personen
39
Wegwijzers ophangen
2 personen
40
Toiletten controleren
41
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

42
Koren ontvangen
3 personen
43
Koren naar kleedruimtes begeleiden
2 personen
44
Bezoekers verwelkomen
4 personen
45
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
46
Kassa en donaties beheren
2 personen
47
Openingswoord verzorgen
48
Optredens aankondigen
49
Microfoons wisselen
2 personen
50
Podiumgangen vrijhouden
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet schoonhouden
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Toiletten tussentijds controleren
57
Laatste optreden begeleiden
2 personen
58
Slotwoord verzorgen
59
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

60
Catering afsluiten
3 personen
61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
62
Apparatuur demonteren
3 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
66
Afval verzamelen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Contant geld veilig opbergen
2 personen
70
Sleutels en locatie opleveren
2 personen
71
Huurmaterialen retourneren
3 personen
72
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
73
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
74
Bedankbericht versturen
75
Foto's met koren delen
76
Donatieopbrengst overmaken
2 personen
77
Facturen en bonnetjes archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Kleedkamerstoelenaantal 30
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10
Buffettafelsaantal 4

Apparatuur

Speakersaantal 4
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4
Muzieklessenaarsaantal 12
Laptop
USB-sticksaantal 3

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 6
Kabelmattenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmessenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Scharenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Koelelementenaantal 20

Decoratie

Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 3
Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Decoratieve plantenaantal 10
Fotowand
Vlaggenlijnenaantal 8

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de programma-indeling vast zodra de optredens zijn bevestigd. Noteer per koor de opbouwtijd, soundcheck, optreedduur en wisseltijd; plan minimaal één korte buffer tussen twee optredens.
Vraag technische wensen tegelijk met de aanmelding uit. Laat elk koor aangeven hoeveel microfoons, muzieklessenaars en monitorluidsprekers nodig zijn, zodat je het mengpaneel en de bekabeling vooraf kunt testen.
Controleer vergunningen en verzekering voordat je promotie start. Reken daarnaast op extra voorbereiding voor kabelmatten, gaffer tape en verlengkabels; die worden bij een eerste inventarisatie vaak vergeten.
Wijs vrijwilligers vaste rollen toe: ontvangst, backstage, techniek, catering en publieksbegeleiding. Maak naambadges en een plattegrond, zodat iemand die 30 minuten voor aanvang binnenkomt direct weet waar hij moet zijn.
Splits de boodschappen in houdbare voorraad en verse producten. Zet herbruikbare bekers, koffie- en serviesgoed vooraf klaar en haal verse producten pas op de afgesproken dag op, zodat ze niet onnodig lang staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een korenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en uitnodigingen aan koren. Open het aanmeldformulier uiterlijk 3 maanden voor het festival, zodat je genoeg tijd hebt voor de programma-indeling en promotie.
Wanneer moet het programma van een korenfestival klaar zijn?: Maak een eerste indeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en bevestig het programma uiterlijk 4 weken vooraf. Stuur daarna de definitieve optreedtijden, technische afspraken en informatie over kleedkamers naar alle koren.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een korenfestival?: Plan minimaal 1 vrijwilliger per vaste taak: ontvangst, backstage, techniek, catering en publieksbegeleiding. Voor een festival met meerdere optredens is een basisbezetting van 6 tot 8 mensen praktischer, zodat pauzes en wissels kunnen worden opgevangen.
Wanneer test je de techniek voor een korenfestival?: Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons en monitorluidsprekers uiterlijk 1 dag vooraf. Doe op de festivaldag nog een volledige controle vóór de eerste soundcheck en leg reservekabels, stekkerdozen en USB-sticks klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.