Cómo organizar un festival de coros sin perder el control

Un festival de coros se organiza en fases: primero cierras la fecha y el lugar, después confirmas los grupos y construyes el programa. Las inscripciones, las necesidades técnicas y las preferencias dietéticas deben quedar registradas antes de hacer reservas o compras. En las últimas semanas, el trabajo se concentra en la promoción, los voluntarios, los permisos y los materiales impresos. El día anterior se prepara lo que no se estropea y se deja por escrito el orden de montaje.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Invitar coros
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Crear la distribución del programa
2 personas
5
Confirmar las actuaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar la promoción en línea
8
Distribuir carteles
3 personas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reclutar voluntarios
2 personas
12
Hacer reservas
13
Comprobar permisos
14
Comprobar el seguro
15
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
16
Imprimir el plan de trabajo
17
Hacer el plano
18
Diseñar los programas
19
Imprimir los folletos del programa
2 personas
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
24
Recoger productos frescos
2 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
27
Colocar las piezas del escenario
4 personas
28
Montar el equipo de sonido
3 personas
29
Conectar los micrófonos
2 personas
30
Realizar la prueba de sonido
3 personas
31
Montar mesas
4 personas
32
Colocar las sillas
4 personas
33
Montar el mostrador de recepción
2 personas
34
Montar el buffet de catering
3 personas
35
Enfriar las bebidas
2 personas
36
Preparar el rincón del café
2 personas
37
Preparar aperitivos
4 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Colgar señalizadores
2 personas
40
Comprobar los baños
41
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

42
Recibir a los coros
3 personas
43
Guiar al coro a los vestuarios
2 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
45
Repartir los programas
2 personas
46
Gestionar la caja y las donaciones
2 personas
47
Dar el discurso de apertura
48
Anunciar las actuaciones
49
Cambiar micrófonos
2 personas
50
Mantener libres los accesos al escenario
2 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Mantener limpio el buffet
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños periódicamente
57
Coordinar la última actuación
2 personas
58
Preparar el discurso de clausura
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar catering
3 personas
61
Apagar el equipo de sonido
2 personas
62
Desmontar el equipo
3 personas
63
Retirar la decoración
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Recoger mesas y sillas
4 personas
66
Recoger la basura
3 personas
67
Limpiar el lugar
4 personas
68
Recoger objetos perdidos
69
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
70
Entregar las llaves y el local
2 personas
71
Devolver el material alquilado
3 personas
72
Guardar el stock restante
2 personas
73
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
74
Enviar mensaje de agradecimiento
75
Compartir fotos con los grupos
76
Transferir los ingresos de donaciones
2 personas
77
Archivar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escaleras del escenariocant. 2
Mesascant. 12
Sillascant. 180
Sillas del vestuariocant. 30
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10
Mesas de buffetcant. 4

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4
Atriles de músicacant. 12
Portátil
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Focos LED de obracant. 4
Guirnaldas de lucescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 3
Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Plantas decorativascant. 10
Photowall
Guirnaldascant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el lugar y los coros invitados. Abre el formulario de inscripción solo cuando puedas indicar horarios, condiciones de participación y una fecha límite concreta.
Cierra el programa antes de imprimir folletos o preparar acreditaciones. Deja al menos 7 días para confirmar actuaciones, corregir cambios y comunicar el orden definitivo a cada coro.
Recoge las necesidades técnicas en el mismo formulario de inscripción. Pide información sobre micrófonos, atriles, conexiones y tiempos de montaje para que la mesa de mezclas, los altavoces y los cables no se asignen a última hora.
Asigna voluntarios por turnos y funciones, no solo por número total. Para un festival de varias actuaciones, cubre como mínimo la recepción, los vestuarios, el escenario, el buffet y una persona responsable de incidencias.
Haz una comprobación final 24 horas antes: permisos, seguro, compras, productos frescos, plano y plan de trabajo. En el montaje, coloca primero escenario, sillas y sonido; después iluminación, acreditaciones, programas y buffet.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de coros?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar y confirma los coros al principio; deja las dos últimas semanas para cerrar el programa, imprimir materiales, reunir voluntarios y revisar permisos y seguro.
¿Cuándo se debe cerrar el programa de un festival de coros?: Procura cerrarlo al menos 7 días antes del evento. Así puedes confirmar cada actuación, diseñar e imprimir los folletos y preparar el plan de trabajo sin depender de cambios de última hora.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de coros?: Calcula una persona por cada función crítica y añade una reserva: recepción, vestuarios, escenario, buffet y coordinación. En la práctica, empieza con 6 a 8 voluntarios para un festival pequeño y ajusta según el número de coros y asistentes.
¿Cuándo hay que preparar la comida y las bebidas?: Compra las provisiones no perecederas entre 2 y 3 días antes y recoge los productos frescos el mismo día o como máximo la víspera. Las preferencias dietéticas deben estar registradas antes de hacer las reservas y la compra.

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