Ein Chorfestival Schritt für Schritt organisieren

Ein Chorfestival gelingt, wenn du zuerst Termin, Ort und Teilnahme der Chöre festlegst und danach den Ablauf verbindlich planst. Öffne früh ein Anmeldeformular, sammle Auftrittsdauer, technische Anforderungen und Ernährungswünsche zentral. Viele organisatorische Probleme entstehen, weil Helfer, Genehmigungen oder die Bühnen- und Tontechnik zu spät geklärt werden. Arbeite deshalb mit festen Fristen und prüfe in der letzten Woche nicht nur das Programm, sondern auch Beschilderung, Namensschilder, Verpflegung und den Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Chöre einladen
2 Personen
3
Anmeldeformular öffnen
4
Programmablauf erstellen
2 Personen
5
Auftritte bestätigen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Werbung online stellen
8
Poster verteilen
3 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
12
Reservierungen vornehmen
13
Genehmigungen prüfen
14
Versicherung prüfen
15
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Lageplan erstellen
18
Programmhefte gestalten
19
Programmhefte drucken
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
24
Frische Produkte abholen
2 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
27
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
28
Tonanlage aufstellen
3 Personen
29
Mikrofone anschließen
2 Personen
30
Soundcheck durchführen
3 Personen
31
Tische aufstellen
4 Personen
32
Stühle aufstellen
4 Personen
33
Empfangstheke einrichten
2 Personen
34
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
35
Getränke kalt stellen
2 Personen
36
Kaffeestation vorbereiten
2 Personen
37
Snacks vorbereiten
4 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Wegweiser aufhängen
2 Personen
40
Toiletten kontrollieren
41
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

42
Chöre empfangen
3 Personen
43
Chöre zu den Umkleiden begleiten
2 Personen
44
Besucher begrüßen
4 Personen
45
Programmhefte verteilen
2 Personen
46
Kasse und Spenden verwalten
2 Personen
47
Eröffnungsrede halten
48
Auftritte ankündigen
49
Mikrofone wechseln
2 Personen
50
Bühnenzugänge freihalten
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
52
Snacks servieren
3 Personen
53
Getränke nachfüllen
2 Personen
54
Buffet sauber halten
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten zwischendurch kontrollieren
57
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
58
Schlusswort halten
59
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Catering abschließen
3 Personen
61
Tonanlage ausschalten
2 Personen
62
Geräte abbauen
3 Personen
63
Dekoration entfernen
3 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Abfall sammeln
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Fundsachen sammeln
69
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
70
Schlüssel und Location übergeben
2 Personen
71
Mietmaterial zurückgeben
3 Personen
72
Restbestand einlagern
2 Personen
73
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
74
Dankesnachricht versenden
75
Fotos mit Chören teilen
76
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
77
Rechnungen und Belege archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 8
BühnentreppenAnz. 2
TischeAnz. 12
StühleAnz. 180
UmkleidestühleAnz. 30
KleiderständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 10
BuffetischeAnz. 4

Ausstattung

LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4
NotenpulteAnz. 12
Laptop
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 4
LichterkettenAnz. 6
KabelmattenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
BrotmesserAnz. 3
ScherenAnz. 4
MessbecherAnz. 3
KühlelementeAnz. 20

Dekoration

BallonsAnz. 150
BallonbandAnz. 3
TischdeckenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
Dekorative PflanzenAnz. 10
Fotowand
WimpelkettenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Termin und Ort zuerst und verschicke die Einladungen erst, wenn Auftrittszeiten, Anmeldefrist und Ansprechpartner feststehen. Plane für Rückfragen der Chöre mindestens 2 bis 3 Wochen ein.
Erstelle den Programmablauf, sobald die Anmeldungen vorliegen. Reserviere pro Chor neben der Auftrittszeit zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Einlass, Aufstellung und Wechsel auf der Bühne.
Frage technische Anforderungen mit dem Anmeldeformular ab: Anzahl der Mikrofone, Notenpulte, Monitorspeaker und benötigte Anschlüsse. Fasse die Angaben spätestens 14 Tage vor dem Festival für die Technik zusammen.
Rekrutiere Helfer nicht erst am Veranstaltungstag. Für Einlass, Garderoben, Bühne, Buffet und Abbau brauchst du je nach Größe mindestens 1 verantwortliche Person pro Bereich und einen gemeinsamen Einsatzplan.
Erledige Druck und Einkauf in zwei Durchgängen: Programmhefte, Drehbuch, Lageplan und Namensschilder spätestens 3 bis 5 Tage vorher; frische Produkte erst am Vortag oder Veranstaltungstag. Prüfe außerdem Kabel, Mikrofone, Becher und Serviergeschirr vor dem Öffnen der Location.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Chorfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Ort und Einladungen. Für Anmeldungen, Programmplanung, Genehmigungen und Technik bleiben dann mehrere Wochen Puffer.
Wie viel Zeit braucht die Programmplanung für ein Chorfestival?: Plane den Ablauf spätestens 4 Wochen vor dem Festival vorläufig und bestätige ihn 14 Tage vorher endgültig. Rechne pro Chor zusätzlich 10 bis 15 Minuten für Wechsel und Aufstellung ein.
Wie viele Helfer braucht man für ein Chorfestival?: Besetze Einlass, Bühne, Garderobe, Buffet und Abbau jeweils mit mindestens einer verantwortlichen Person. Bei mehreren Chören sollten für Einlass und Bühnenwechsel zusätzlich 2 bis 4 flexible Helfer eingeplant werden.
Wann sollte die Technik für ein Chorfestival geprüft werden?: Sammle die technischen Anforderungen bis spätestens 14 Tage vorher und teste Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Monitorspeaker und Kabel am Vortag. So bleiben mindestens einige Stunden für Ersatz oder Umplanung.

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