Organiser un festival de chœurs, étape par étape

Un festival de chœurs se prépare d’abord comme un planning partagé entre les chorales, la technique et l’accueil. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre rapidement les inscriptions afin de connaître le nombre de groupes, de chanteurs et leurs besoins. Le programme, les autorisations, l’assurance et les repas doivent être verrouillés avant la promotion finale. La dernière semaine sert surtout à imprimer, acheter, étiqueter et tester l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Inviter les chorales
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Élaborer le programme
2 personnes
5
Confirmer les prestations
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier la promotion en ligne
8
Distribuer les affiches
3 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Recruter des bénévoles
2 personnes
12
Faire les réservations
13
Vérifier les autorisations
14
Vérifier l’assurance
15
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Créer le plan
18
Concevoir les livrets du programme
19
Imprimer les livrets de programme
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
24
Récupérer les produits frais
2 personnes
25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
27
Installer les éléments de scène
4 personnes
28
Installer l’équipement sonore
3 personnes
29
Brancher les microphones
2 personnes
30
Effectuer la vérification du son
3 personnes
31
Installer les tables
4 personnes
32
Installer les chaises
4 personnes
33
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
34
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
35
Mettre les boissons au frais
2 personnes
36
Préparer le point café
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

42
Accueillir les chorales
3 personnes
43
Accompagner les chorales aux vestiaires
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
4 personnes
45
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
46
Gérer la caisse et les dons
2 personnes
47
Faire le discours d’ouverture
48
Annoncer les spectacles
49
Changer les microphones
2 personnes
50
Dégager les accès à la scène
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Maintenir le buffet propre
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
57
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
58
Prononcer le discours de clôture
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

60
Clôturer le catering
3 personnes
61
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
62
Démonter l’équipement
3 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Rassembler les déchets
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
70
Remettre les clés et le lieu
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
3 personnes
72
Ranger le stock restant
2 personnes
73
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
74
Envoyer un message de remerciement
75
Partager les photos avec les chorales
76
Verser le produit des dons
2 personnes
77
Classer les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 12
Chaisesqté 180
Chaises des vestiairesqté 30
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 10
Tables de buffetqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Ordinateur portable
Clés USBqté 3

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Passe-câblesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 20

Décoration

Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Plantes décorativesqté 10
Mur photo
Guirlandes de fanionsqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date et un lieu avant d’inviter les chorales. Demande dès le formulaire d’inscription le nombre de chanteurs, la durée de la prestation, les besoins alimentaires et le matériel technique nécessaire.
Construis le programme à partir des prestations confirmées, puis envoie une version détaillée aux chorales au moins 2 semaines avant le festival. Prévois des temps de circulation et de changement de plateau entre les groupes.
Désigne un responsable pour chaque zone : accueil, vestiaire, scène, son, buffet et bénévoles. Pour un festival d’une journée, prévois au minimum 2 personnes à l’accueil et 2 personnes pour la scène pendant les arrivées.
Teste la sonorisation avant l’ouverture : microphones sans fil, table de mixage, haut-parleurs, retours, rallonges et multiprises. Fixe les câbles avec du ruban gaffer et des passe-câbles, surtout autour de la scène et des tables du buffet.
Ne laisse pas les impressions et les achats au dernier jour. Imprime le déroulé, les livrets et les badges 3 à 5 jours avant, installe les stocks non périssables la veille et récupère les produits frais le matin du festival.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de chœurs ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour inviter les chorales, traiter les inscriptions, obtenir les autorisations et construire le programme. Garde les 7 derniers jours pour les confirmations, les impressions, les achats et les tests techniques.
Quand faut-il inviter les chorales ?: Envoie les invitations dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 8 semaines avant l’événement. Ferme les inscriptions environ 4 semaines avant afin de finaliser les prestations, les repas et la répartition des bénévoles.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de chœurs ?: Pour une journée réunissant plusieurs chorales, prévois au moins 8 à 12 bénévoles répartis entre l’accueil, le vestiaire, la scène, le buffet, l’orientation et la technique. Ajoute 2 personnes de réserve pour les pauses et les imprévus.
Quand installer la scène et la sonorisation ?: Ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public pour monter les éléments de scène, placer les pupitres et tester les microphones. Termine le test son 60 minutes avant la première prestation afin de garder du temps pour les ajustements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.