Zo organiseer je een korenfestival zonder losse eindjes

Begin met de datum, locatie en deelnemende koren; pas daarna kun je optredens, techniek en vrijwilligers goed op elkaar afstemmen. Verzamel vroeg de gewenste optreedtijden en dieetwensen, zodat het programma en de catering niet op het laatste moment veranderen. Controleer vergunningen en verzekering voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk in de laatste week met één deelnemerslijst, plattegrond en draaiboek waarin entree, podiumwissels, techniek en EHBO samenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Deelnemende koren benaderen
2 personen
3
Optredens en tijden verzamelen
4
Reservering locatie bevestigen
5
Vergunningen controleren
6
Verzekering controleren
7
Programma samenstellen
2 personen
8
Optredenstijden bevestigen
9
Uitnodigingen opstellen
10
Uitnodigingen versturen
11
Aanmeldformulier openen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Aanmeldingen verwerken
14
Dieetwensen verzamelen
15
Catering reserveren
16
Techniek reserveren
17
EHBO-vrijwilligers inplannen
18
Presentator vastleggen
19
Plattegrond maken
20
Podiumindeling bepalen
2 personen
21
Route en entree bepalen
22
Draaiboek uitwerken
2 personen
23
Programma publiceren
24
Laatste deelnemerslijst maken
25
Naambadges voorbereiden
2 personen
26
Presentaties verzamelen
27
Techniek en stroomplan maken
2 personen
28
Boodschappenlijst controleren
29
Voorraad servies controleren
30
Boodschappen doen
2 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
3 personen
33
Materialen verzamelen
2 personen
34
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
35
Podiumdelen plaatsen
4 personen
36
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
37
Microfoons aansluiten
2 personen
38
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
39
Stroompunten beveiligen
2 personen
40
Decoratie ophangen
3 personen
41
Infobalie inrichten
2 personen
42
Cateringbuffet inrichten
3 personen
43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
44
Programma's klaarleggen
2 personen

Event

45
Koren ontvangen
3 personen
46
Koren naar kleedruimtes begeleiden
2 personen
47
Koren aanmelden
2 personen
48
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
49
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
50
Publieksentree openen
3 personen
51
Bezoekers verwelkomen
4 personen
52
Programma's uitdelen
2 personen
53
Opening aankondigen
54
Koren naar podium begeleiden
2 personen
55
Optredens technisch begeleiden
3 personen
56
Optredens presenteren
57
Koffie en thee serveren
2 personen
58
Hapjes serveren
3 personen
59
Dranken bijvullen
2 personen
60
Buffet schoon en gevuld houden
2 personen
61
Kleedruimtes controleren
62
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
63
Toiletten tussentijds controleren
64
Afval tussentijds afvoeren
2 personen
65
Slotoptreden aankondigen
66
Afsluiting aankondigen
67
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

69
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
70
Servies verzamelen
3 personen
71
Buffet afbouwen
3 personen
72
Decoratie verwijderen
3 personen
73
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
74
Podiumdelen afbouwen
4 personen
75
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
76
Servies afwassen
3 personen
77
Locatie schoonmaken
4 personen
78
Kleedruimtes schoonmaken
2 personen
79
Toiletten schoonmaken
2 personen
80
Materialen droog opslaan
2 personen
81
Apparatuur veilig inpakken
3 personen
82
Huurmaterialen controleren
2 personen
83
Huurmaterialen retourneren
2 personen
84
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
85
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
86
Deelnemende koren bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 6
Kledingrekkenaantal 6
Kapstokkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Zangmicrofoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 2
Audiokabelsaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Laptopsaantal 2
Presentatiescherm

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
LED-werklampenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 150
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 150
Serveerlepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 20
Karaffenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Snijplankenaantal 4

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 12
Podiumachterdoek
Pijlenbordenaantal 12
Naambadgesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Programmastandaardsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Bezemsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handgelhoudersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 4
Toiletborstelsaantal 4
Wasmandenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de optreedtijden niet alleen mondeling vast: vraag elk koor om het aantal zangers, de gewenste opstelling en eventuele technische wensen schriftelijk te bevestigen. Zo voorkom je dat podiumindeling en microfoons op de festivaldag niet passen.
Plan de techniek rond de grootste bezetting. Test speakers, mengpaneel, zangmicrofoons, DI-boxen, kabels en stroom vooraf samen; leg kabelmatten klaar op looproutes en houd verlengkabels en stekkerdozen buiten het publiek.
Maak de route vanaf entree tot podium zichtbaar op een plattegrond. Gebruik afzetpalen en duidelijke doorgangen, en reserveer aparte plekken voor kapstokken, kledingrekken, catering, EHBO en wachtende koren.
Sluit aanmeldingen niet pas op de festivaldag. Verwerk namen, dieetwensen en vrijwilligersdiensten uiterlijk in de laatste deelnemerslijst en maak naambadges vooraf, zodat registratie bij binnenkomst geen opstopping veroorzaakt.
Plan opbouw en soundcheck vóór de eerste bezoekers binnenkomen. Controleer podiumdelen, trappen, stoelen, verlichting en presentatiescherm in dezelfde ronde als het draaiboek, zodat ontbrekende spullen nog tijdig kunnen worden geregeld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een korenfestival organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, locatie en deelnemende koren. Regel vergunningen, verzekering, techniek en catering zodra de locatie en omvang bekend zijn; plan de laatste deelnemerslijst en het draaiboek in de laatste week.
Hoeveel tijd moet je tussen optredens van koren plannen?: Reken minimaal 10 tot 15 minuten voor wisselen, opstellen en een korte soundcheck, afhankelijk van de podiumindeling. Zet deze wisseltijd meteen in het programma en bevestig de tijden opnieuw voordat je het programma publiceert.
Wanneer moet je de techniek voor een korenfestival regelen?: Reserveer speakers, mengpaneel, microfoons, statieven, kabels en verlichting zodra het aantal koren en de podiumopstelling vaststaan. Plan de volledige test uiterlijk op de dag vóór het festival of ruim vóór de eerste bezoekers op de festivaldag.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een korenfestival?: Verdeel minimaal aparte verantwoordelijken voor entree, podiumbegeleiding, techniek, catering en EHBO; bij meerdere parallelle taken zijn extra mensen nodig. Maak per vrijwilliger een dienst met begin- en eindtijd en neem alle namen op in het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.